Wie organisiert man einen Entertainmentkongress?

Ein Entertainmentkongress steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan, bestätigten Referenten und funktionierender Technik. Beginne etwa sechs Monate vorher mit Programm, Location und Budget; danach folgen Anmeldung, Einladungen und die operative Vorbereitung. Besonders häufig werden Präsentationen, Transfers und technische Anschlüsse zu spät geklärt. Plane deshalb spätestens zwei Wochen vor dem Kongress ein vollständiges Sprecherbriefing und einen Techniktest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Referenten bestätigen
2 Personen
3
Moderation festlegen
4
Panelmitglieder festlegen
2 Personen
5
Location und Räume reservieren
2 Personen
6
Catering reservieren
2 Personen
7
Technischen Support buchen
2 Personen
8
Fotograf buchen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
12
Presseeinladungen versenden
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Hotelzimmer für Sprecher buchen
16
Transport für Redner organisieren
17
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
18
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
19
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
20
Namensschilder drucken
2 Personen
21
Teilnehmerliste ausdrucken
22
Ablaufplan ausdrucken
23
Sprecherbriefing versenden
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
28
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
29
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
30
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
31
Leinwand und Projektor aufstellen
3 Personen
32
Musikanlage anschließen
3 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
35
Beleuchtung einrichten
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Catering bereitstellen
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Namensschilder auslegen
2 Personen
40
Technisches Briefing abhalten
4 Personen
41
Referenten empfangen
3 Personen
42
Sprecherraum einrichten
2 Personen
43
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

44
Teilnehmende empfangen
5 Personen
45
Namensschilder verteilen
3 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
4 Personen
47
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
48
Keynote technisch betreuen
2 Personen
49
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
50
Kaffeepause servieren
5 Personen
51
Getränke nachfüllen
3 Personen
52
Podiumsdiskussion moderieren
3 Personen
53
Panelmikrofone bedienen
2 Personen
54
Breakout-Sessions eröffnen
4 Personen
55
Breakout-Sessions unterstützen
6 Personen
56
Netzwerkempfang vorbereiten
5 Personen
57
Snacks servieren
5 Personen
58
Getränke nachfüllen
3 Personen
59
Abendprogramm ankündigen
2 Personen
60
Unterhaltungsprogramm betreuen
3 Personen
61
Licht und Ton bedienen
2 Personen
62
Abendbuffet eröffnen
5 Personen
63
Abendbuffet auffüllen
4 Personen
64
Dessert servieren
4 Personen
65
Schlusswort moderieren
2 Personen
66
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

67
Fundsachen sammeln
2 Personen
68
Müll einsammeln
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
4 Personen
70
Catering-Reste verpacken
3 Personen
71
Geräte ausschalten
2 Personen
72
Technik abbauen
3 Personen
73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Räume reinigen
4 Personen
76
Toiletten kontrollieren
2 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Fotos an Teilnehmer senden
80
Dankesnachricht versenden
81
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 180
TischeAnz. 24
Hohe StehtischeAnz. 12
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 6
USB-C-AdapterAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
Fotokamera
StativAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten für SnacksAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 12
ServierplattenAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
RegistrierungsbadgesAnz. 200
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 40
NotizblöckeAnz. 180
ProgrammflyerAnz. 200
PapiertütenAnz. 200

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
WegweiserAnz. 12
TischdeckensetsAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 200
PfeilaufkleberAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Fixiere zuerst Programm, Moderation und Panelbesetzung und bestätige alle Referenten schriftlich. So kannst du Einladungen und Anmeldeformular mindestens acht bis zehn Wochen vor dem Termin veröffentlichen.
Reserviere Räume, Catering und technischen Support, sobald das Programm steht – idealerweise fünf bis sechs Monate vorher. Kläre dabei Bühne, Rednertisch, Sitzplätze, Stehtische und den Platz für Garderobenständer.
Fordere Präsentationen spätestens 14 Tage vor dem Kongress an und prüfe jede Datei auf Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter. Lege zusätzlich eine Ersatzlösung bereit, falls ein Gerät oder Anschluss ausfällt.
Erfasse Ernährungswünsche bis sieben Tage vor der Veranstaltung und gib die endgültige Teilnehmerzahl an das Catering weiter. Für Empfang und Pausen solltest du Gläser, Wasser und die geplante Bestuhlung anhand der Anmeldungen kontrollieren.
Schicke den Referenten fünf bis sieben Tage vorher ein Briefing mit Ankunftszeit, Raum, Ablauf und Kontaktperson. Bringe Namensschilder, Teilnehmerliste, Ablaufplan und Material am Vortag zum Veranstaltungsort, statt sie erst am Kongresstag zu sortieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Entertainmentkongress planen?: Beginne etwa sechs Monate vorher mit Programm, Location, Catering und Technik. Acht bis zehn Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung und Einladungen online sein.
Wann sollte man Referenten für einen Kongress bestätigen?: Bestätige Referenten möglichst vier bis sechs Monate vor dem Kongress schriftlich. Präsentationen und technische Angaben solltest du spätestens 14 Tage vorher vollständig einsammeln.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Kongress?: Plane mindestens zwei Stunden für einen vollständigen Technikcheck ein, idealerweise am Vortag. Teste dabei Beamer, Leinwand, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Präsentationsklicker und alle benötigten Adapter.
Bis wann muss das Catering für einen Kongress final bestellt werden?: Melde die erwartete Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher an das Catering. Eine vorläufige Zahl kann früher weitergegeben und fünf bis sieben Tage vor Beginn aktualisiert werden.

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