Organiser un congrès du divertissement, étape par étape

Un congrès du divertissement se prépare d’abord autour du programme, des intervenants et des espaces nécessaires à chaque séquence. Commencez par fixer le déroulé, puis confirmez les personnes, le lieu, le traiteur et l’assistance technique avant d’ouvrir les inscriptions. Les présentations, les besoins alimentaires, les transports et les chambres d’hôtel doivent être suivis dans un même tableau. La dernière semaine sert surtout à vérifier les fichiers, les badges, le matériel et les consignes transmises à chaque intervenant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
2 personnes
3
Définir le maître de cérémonie
4
Confirmer les membres du jury
2 personnes
5
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
6
Réserver le catering
2 personnes
7
Réserver l’assistance technique
2 personnes
8
Réserver le photographe
9
Publier le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
12
Envoyer les invitations presse
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Réserver des chambres d’hôtel pour les intervenants
16
Organiser le transport des intervenants
17
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
18
Recevoir les présentations
2 personnes
19
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
20
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer la liste des participants
22
Imprimer le déroulé
23
Envoyer le briefing des intervenants
24
Faire les courses
3 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
29
Installer les chaises et les tables
5 personnes
30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
31
Installer l’écran et le projecteur
3 personnes
32
Raccorder la sonorisation
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Préparer les présentations
2 personnes
35
Régler l’éclairage
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
40
Tenir le briefing technique
4 personnes
41
Accueillir les intervenants
3 personnes
42
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
43
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
5 personnes
45
Distribuer les badges
3 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
4 personnes
47
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
48
Assistance technique pour la keynote
2 personnes
49
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
50
Servir la pause-café
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Animer la table ronde
3 personnes
53
Utiliser les microphones de pupitre
2 personnes
54
Ouvrir les sessions en petits groupes
4 personnes
55
Soutenir les sessions en petits groupes
6 personnes
56
Installer le cocktail de réseautage
5 personnes
57
Servir les amuse-bouches
5 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Annoncer le programme du soir
2 personnes
60
Accompagner le programme de divertissement
3 personnes
61
Gérer la lumière et le son
2 personnes
62
Ouvrir le buffet du dîner
5 personnes
63
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
64
Servir le dessert
4 personnes
65
Animer le mot de clôture
2 personnes
66
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
68
Collecter les déchets
4 personnes
69
Faire la vaisselle
4 personnes
70
Conditionner les restes du catering
3 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Démonter l'équipement technique
3 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Nettoyer les salles
4 personnes
76
Vérifier les toilettes
2 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Envoyer les photos aux participants
80
Envoyer un message de remerciement
81
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tablesqté 24
Tables hautesqté 12
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 180

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs USB-Cqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Appareil photo
Trépiedqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service pour snacksqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs à buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Inscription

Porte-nomsqté 180
Lanyardsqté 180
Badges d'inscriptionqté 200
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 180
Flyers du programmeqté 200
Sacs en papierqté 200

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Sets de nappesqté 24
Compositions floralesqté 10
Étiquettes nominativesqté 200
Autocollants flèchesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les salles, les pauses et le nom du maître de cérémonie. Toute modification tardive se répercute sur les présentations, la signalétique et l’impression du déroulé.
Confirmez les intervenants, les membres du jury et leurs contraintes au moins 4 semaines avant le congrès. Demandez aussitôt les informations biographiques, les besoins alimentaires, le transport et, si nécessaire, la réservation d’une chambre.
Ouvrez les inscriptions seulement quand la capacité des salles et le format du catering sont établis. Prévoyez un suivi hebdomadaire des inscrits et relancez les personnes qui n’ont pas renseigné leurs besoins alimentaires.
Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Vérifiez les adaptateurs USB-C, les câbles HDMI, le cliqueur, les microphones et les rallonges plutôt que le matin même.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, liste des participants, déroulé imprimé, talkies-walkies et acheminement du matériel. Comptez une vérification technique complète avant l’arrivée du public, notamment pour le vidéoprojecteur, les écrans, le son et l’éclairage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès du divertissement ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Le lieu, les salles, les intervenants et le programme doivent être sécurisés avant de lancer les invitations et la promotion.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez une première invitation 8 à 10 semaines avant le congrès, puis une relance environ 3 semaines avant. Gardez la dernière semaine pour les confirmations et les informations pratiques.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant l’événement. Faites un test technique dans les 48 heures qui suivent leur réception afin de corriger les problèmes de format, de son ou de connexion.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer et tester la projection, le son, l’éclairage et les micros. Ajoutez du temps si plusieurs salles ou plusieurs configurations de scène sont utilisées.

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