Einkaufsliste für eine Entertainment-Preisverleihung

Bei einer Entertainment-Preisverleihung brauchst du mehr als Trophäen und ein Buffet. Plane Geschirr und Gläser für den Empfang, das Essen und den späteren Kaffee getrennt ein. Für Präsentationen, Videoeinspieler und Moderation müssen Laptop, Bildschirm, Mikrofone und Kabel zusammenpassen. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Ersatzkabel, Servierbesteck und ausreichend gekühlte Getränke.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
Runde EsstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
Rednerpult
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
WassergläserAnz. 140
WeingläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 130
Abendbesteck-SetsAnz. 130
ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

DigitalkamerasAnz. 2
LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Projektor
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

Rückwand
Roter Teppich
BallonbögenAnz. 2
TischdekorationenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
SpeisekartenAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 130
GewinnerumschlägeAnz. 15
TrophäenAnz. 15
StifteAnz. 30
StimmkartenAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 10 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 10 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 kilogram
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Wraps - 160 Stück
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gurken - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Oliven - 2 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 50 Stück
- Mandarinen - 50 Stück
- Gemischter Salat - 8 Kilogramm
- Pastasalat - 8 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 6 Kilogramm
- Vegetarische Quiche - 8 Stück
- Mini-Hähnchenspieße - 160 Stück
- Falafelbällchen - 160 Stück
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico-Dressing - 2 Flaschen
- Brötchen - 130 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Petit Fours - 140 Stück
- Schokolade - 4 Kilogramm
- Kaffeesahne - 4 Packungen
- Servietten - 500 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Müllsäcke - 3 Rollen

Tipps

Rechne bei einem Stehempfang mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens 3 Stunden vor dem Einlass.
Plane pro angemeldeter Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller und ein Abendbesteck-Set ein. Bei Gläsern brauchst du mindestens ein Wasserglas und ein Weinglas pro Gast; ohne Spülmöglichkeit sind 20 Prozent Reserve sinnvoll.
Teste Präsentationsbildschirm, Projektor, HDMI-Kabel und Laptop gemeinsam spätestens am Vortag. Lege ein zusätzliches HDMI-Kabel und mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit, damit ein einzelner Kabeldefekt das Programm nicht stoppt.
Bestelle Trophäen nicht erst nach der finalen Gästeliste. Prüfe Lieferung, Namen und Anzahl mindestens 7 Tage vor der Preisverleihung, damit fehlerhafte oder fehlende Auszeichnungen noch ersetzt werden können.
Für die Bühne reichen Lautsprecher allein nicht aus: Plane Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult sowie Bühnen- und LED-Beleuchtung als zusammenhängendes Setup. Baue die Technik mindestens 2 Stunden vor Beginn auf und teste jeden Videoeinspieler.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Entertainment-Preisverleihung?: Du brauchst Auszeichnungen, Präsentationstechnik, Mikrofone, Lautsprecher, Bühnenbeleuchtung, Mobiliar, Geschirr und Getränke. Für die Technik solltest du mindestens 2 Stunden Aufbauzeit und für die Trophäen mindestens 7 Tage Liefer- und Prüfvorlauf einplanen.
Wie viele Gläser brauche ich pro Gast bei einer Preisverleihung?: Plane pro Person mindestens ein Wasserglas und ein Weinglas ein. Ohne laufende Spülmöglichkeit solltest du 20 Prozent Reserve einrechnen, bei 50 Gästen also jeweils 60 Gläser.
Wann sollte ich die Trophäen für eine Preisverleihung bestellen?: Bestelle die Trophäen mindestens 7 Tage vor dem Termin und prüfe sie direkt nach der Lieferung. So bleibt Zeit, Namen, Anzahl und mögliche Transportschäden zu korrigieren.
Wie viel Zeit brauche ich für die Technik bei einer Preisverleihung?: Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Funktionstest ein. Präsentationen und Videoeinspieler sollten spätestens am Vortag auf dem Laptop geöffnet und mit Bildschirm, Projektor, Ton und Mikrofonen getestet werden.

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