Energiegenossenschaftsabend organisieren: So gelingt die Planung
Ein Energiegenossenschaftsabend braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und einen Vortrag. Lege zuerst Termin, Ort und Programm fest, bestätige die Referenten und öffne danach die Anmeldung. Plane Technik, Unterlagen und Verpflegung anhand der erwarteten Teilnehmerzahl. Häufig werden Ernährungswünsche, Präsentationen oder passende Kabel erst kurz vor Beginn geklärt. Mit einem festen Ablauf bleiben am Veranstaltungstag Empfang, Vortrag und Fragerunde übersichtlich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm festlegen
2 Personen
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Werbung online stellen
- 8
Nachbarschaftsorganisationen ansprechen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Besucherfragen beantworten
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Präsentationen sammeln
- 14
Handouts vorbereiten
2 Personen
- 15
Lageplan erstellen
- 16
Freiwillige einteilen
- 17
Anmeldungen bestätigen
- 18
Erinnerung senden
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Präsentationsmaterial drucken
- 22
Namensschilder erstellen
2 Personen
Event
- 23
Programm aufhängen
2 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Raum lüften
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 29
Technik aufbauen
2 Personen
- 30
Präsentationen laden
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Beleuchtung einrichten
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Snacks auslegen
2 Personen
- 35
Infotische einrichten
3 Personen
- 36
Namensschilder bereitlegen
- 37
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Besucher registrieren
3 Personen
- 40
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 41
Eröffnung präsentieren
- 42
Programm vorstellen
- 43
Erste Präsentation begleiten
2 Personen
- 44
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 45
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Zweite Präsentation begleiten
2 Personen
- 48
Workshop-Tische betreuen
6 Personen
- 49
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
- 50
Ergebnisse sammeln
3 Personen
- 51
Buffet vorbereiten
4 Personen
- 52
Buffet servieren
4 Personen
- 53
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Netzwerkgespräche moderieren
3 Personen
- 56
Aktionspunkte notieren
2 Personen
- 57
Abschluss präsentieren
- 58
Folgetermine sammeln
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 62
Abfall trennen
2 Personen
- 63
Technik abbauen
2 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Raum reinigen
3 Personen
- 67
Materialien prüfen
2 Personen
- 68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 69
Teilnehmermail versenden
- 70
Präsentationen nachbestellen
- 71
Fundsachen bearbeiten
- 72
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- StehtischeAnz. 6
- Empfangstresen
- HockerAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- FlipchartsAnz. 6
- WhiteboardAnz. 2
- LaserpointerAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- SchälchenAnz. 12
- KüchentücherAnz. 8
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 90
- NamensschilderAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
- PosterAnz. 12
- PflanzenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Büro
- AnmeldelistenAnz. 6
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
- ArbeitsblätterAnz. 100
- KlebezettelAnz. 20
- MarkerAnz. 24
- PapierklebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum früh und prüfe vorab, ob Bestuhlung, Stehtische und ein Empfangstresen für deine erwartete Teilnehmerzahl passen. Kläre außerdem, wann du aufschließen kannst und ob Lüften vor Beginn möglich ist.
- Schließe die Referentenbestätigung ab, bevor du Einladungen verschickst. Fordere Präsentationen und Handouts spätestens 7 Tage vorher an, damit du Dateien prüfen und Unterlagen drucken kannst.
- Öffne das Anmeldeformular zusammen mit der Einladung und frage dort direkt nach Ernährungswünschen. Schicke angemeldeten Gästen 2 bis 3 Tage vor dem Abend eine Erinnerung mit Uhrzeit, Lageplan und Anreisehinweisen.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein Ersatzkabel und passende Verlängerungskabel werden besonders häufig vergessen.
- Teile die Helferrollen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung ein: Empfang, Technik, Verpflegung und Raumabschluss. Stelle Namensschilder, Programm und Handouts vor dem Einlass bereit und plane für Kaffee, Wasser und Snacks einen eigenen Ausgabepunkt ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Energiegenossenschaftsabend planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Termin und Programm. Referenten, Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 4 Wochen vor dem Abend feststehen.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Energiegenossenschaftsabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und lasse die Anmeldung mindestens 2 bis 3 Wochen geöffnet. Eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin reduziert vergessene Zusagen.
- Wie viel Technik braucht man für einen Energiegenossenschaftsabend?
- Für einen Vortrag solltest du mindestens Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher einplanen. Teste die gesamte Verbindung 24 Stunden vorher und halte mindestens ein Ersatzkabel bereit.
- Wann bereitet man Handouts und Namensschilder vor?
- Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin und drucke Handouts sowie Namensschilder 1 bis 2 Tage vorher. So kannst du Teilnehmeränderungen noch berücksichtigen und fehlende Unterlagen nachdrucken.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!