Comment organiser une soirée de l’énergie coopérative

Pour organiser cette soirée, commencez par fixer le lieu et le programme avant de lancer les invitations. Confirmez ensuite les intervenants, ouvrez les inscriptions et donnez aux associations de quartier un délai précis pour relayer l’événement. La préparation se joue surtout dans les derniers jours : besoins alimentaires, badges, présentations et test technique doivent être bouclés avant l’arrivée du public. Prévoyez enfin une équipe d’accueil et un déroulé minute par minute pour éviter les retards au démarrage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier la promotion en ligne
8
Contacter les associations de quartier
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répondre aux questions des visiteurs
12
Tester la technique
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Préparer les supports de présentation
2 personnes
15
Créer le plan
16
Répartir les bénévoles
17
Confirmer les inscriptions
18
Envoyer un rappel
19
Faire les courses
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Imprimer le matériel de présentation
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes

Événement

23
Afficher le programme
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Aérer la salle
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer la technique
2 personnes
30
Charger les présentations
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Régler l’éclairage
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
35
Aménager les tables d’information
3 personnes
36
Préparer les badges nominatifs
37
Briefer les bénévoles
2 personnes
38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
41
Présenter l’ouverture
42
Présenter le programme
43
Encadrer la première présentation
2 personnes
44
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
45
Servir la pause-café
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Animer la deuxième présentation
2 personnes
48
Encadrer les tables d'atelier
6 personnes
49
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
50
Rassembler les résultats
3 personnes
51
Mettre le buffet en place
4 personnes
52
Servir le buffet
4 personnes
53
Marquer les repas diététiques
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Animer les échanges de réseautage
3 personnes
56
Noter les points d’action
2 personnes
57
Présenter la clôture
58
Recueillir les rendez-vous de suivi
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Trier les déchets
2 personnes
63
Démonter la technique
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer l’espace
3 personnes
67
Vérifier le matériel
2 personnes
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Envoyer l’e-mail aux participants
70
Commander des présentations supplémentaires
71
Gérer les objets trouvés
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Accueil
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Chevaletsqté 6
Tableau blancqté 2
Pointeur laserqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Torchons de cuisineqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 90
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Affichesqté 12
Plantesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Bureau

Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Feuilles de travailqté 100
Post-itqté 20
Marqueursqté 24
Ruban de papierqté 6
Ciseauxqté 6
Presse-papiersqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de communiquer la date, puis vérifiez sa capacité, les tables, les chaises et l’espace nécessaire pour l’écran de projection. Gardez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour aérer la salle et installer l’accueil.
Définissez le programme avant de rédiger les invitations. Indiquez les horaires de début, les temps de parole et le moment consacré aux échanges afin que les intervenants sachent exactement combien de temps préparer.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est confirmé et demandez les besoins alimentaires. Relancez les personnes inscrites 48 heures avant la soirée avec l’adresse, l’horaire et les informations pratiques.
Testez la technique au plus tard la veille : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs. Faites passer chaque présentation sur place plutôt que de vous fier à un test rapide le jour même.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : badges nominatifs, programme affiché et liste des inscriptions. Répartissez les bénévoles sur l’accueil, la technique, le service des en-cas et le rangement, avec une personne clairement chargée de suivre l’horaire.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de l’énergie coopérative ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la soirée, dès que le lieu, le programme et les intervenants sont confirmés. Prévoyez un rappel 48 heures avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’ouverture au public. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, la préparation de l’accueil, l’affichage du programme et le test du matériel technique.
Quand confirmer les inscriptions ?: Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation au plus tard 5 jours avant la soirée. Vérifiez à ce moment les besoins alimentaires et les éventuelles questions des visiteurs.
Que tester la veille de l’événement ?: Testez pendant 30 à 45 minutes l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les microphones et les haut-parleurs avec les présentations définitives. Préparez aussi des rallonges et multiprises de secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.