E-Sport-Turnier organisieren: der richtige Ablauf
Beginne bei einem E-Sport-Turnier nicht mit der Technik, sondern mit Termin, Format und Teilnehmerzahl. Danach legst du Regeln, Preisschema und Anmeldung fest, bevor du Werbung verschickst und Zusagen bestätigst. Erst mit einer realistischen Teilnehmerzahl lassen sich Raum, Catering, Spielplan und Netzwerk sinnvoll planen. Ein vollständiger Techniktest und klare Zuständigkeiten am Veranstaltungstag verhindern die häufigsten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Turniertermin festlegen
- 2
Lokalkapazität prüfen
- 3
Turnierformat festlegen
2 Personen
- 4
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 5
Preisschema festlegen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbebeitrag veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Teilnehmer bestätigen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Wettkampfleitung benennen
- 14
Schiedsrichter einteilen
- 15
Streamteam zusammenstellen
- 16
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
- 17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 18
Catering-Einkäufe bestellen
- 19
Preise bestellen
- 20
Ausrüstung reservieren
- 21
Netzwerkplan erstellen
2 Personen
- 22
Lageplan erstellen
- 23
Spielplan erstellen
2 Personen
- 24
Teilnehmerinformationen versenden
- 25
Technischen Test durchführen
3 Personen
- 26
Teameinteilung veröffentlichen
- 27
Einkäufe abholen
2 Personen
- 28
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 29
Preise bereitstellen
- 30
Anmeldelisten drucken
Event
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Tische aufstellen
4 Personen
- 33
Stühle aufstellen
3 Personen
- 34
Gaming-Stationen aufstellen
4 Personen
- 35
Computer anschließen
4 Personen
- 36
Netzwerk anschließen
3 Personen
- 37
Bildschirme testen
2 Personen
- 38
Audio testen
2 Personen
- 39
Streamverbindung testen
2 Personen
- 40
Catering bereitstellen
3 Personen
- 41
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 42
Team-Briefing durchführen
6 Personen
- 43
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 45
Teamkarten austeilen
2 Personen
- 46
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
- 47
Erste Wettbewerbe starten
4 Personen
- 48
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
- 49
Ergebnisse erfassen
2 Personen
- 50
Stream moderieren
2 Personen
- 51
Kommentar übernehmen
2 Personen
- 52
Publikum informieren
- 53
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 54
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 55
Essen servieren
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Abfall sammeln
2 Personen
- 58
Pausen ankündigen
- 59
Technische Störungen beheben
3 Personen
- 60
Finalisten bekanntgeben
- 61
Finale betreuen
4 Personen
- 62
Gewinner überprüfen
2 Personen
- 63
Preise überreichen
2 Personen
- 64
Abschluss ankündigen
- 65
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Geräte ausschalten
3 Personen
- 67
Computer abkoppeln
3 Personen
- 68
Netzwerkgeräte einpacken
2 Personen
- 69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Müll entsorgen
2 Personen
- 73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 74
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 75
Pfand- und Leihmaterialien kontrollieren
- 76
Ergebnisse online veröffentlichen
- 77
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 78
Preisgeld überweisen
- 79
Streamaufnahme archivieren
- 80
Fotos und Videos archivieren
- 81
Rechnungen sammeln
- 82
Leihgabe bestätigen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 110
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 4
Ausstattung
- Gaming-ComputerAnz. 24
- Gaming-MonitoreAnz. 24
- Gaming-TastaturenAnz. 24
- Gaming-MäuseAnz. 24
- Gaming-HeadsetsAnz. 24
- WebcamsAnz. 4
- Präsentationslaptop
- Streaming-LaptopAnz. 2
- CapturekartenAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 30
- VerlängerungskabelAnz. 30
- Netzwerk-SwitchesAnz. 4
- NetzwerkkabelAnz. 40
- WLAN-RouterAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 4
- USB-SticksAnz. 6
- ErsatzcontrollerAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
Sportmaterial
- TurnierbannerAnz. 4
- TeamtischnummernAnz. 24
- WettkampfuhrAnz. 4
- AnzeigetafelnAnz. 2
- PreiseAnz. 3
- MedaillenAnz. 24
- ZertifikateAnz. 30
- ArmbänderAnz. 130
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- WettkampfformulareAnz. 100
- RegelkartenAnz. 130
- AbsperrpollerAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- StaubsaugerAnz. 2
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Format, Spielregeln und Preisschema mindestens 6 Wochen vor dem Turnier fest. Ohne diese Angaben können sich Teams nicht verbindlich anmelden und der Spielplan bleibt bis zuletzt offen.
- Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher und bestätige danach die Teilnehmer. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du Cateringmengen nicht anhand unverbindlicher Anmeldungen bestellst.
- Plane Netzwerk und Strom als eigenes Teilprojekt: Erstelle einen Netzwerk- und Lageplan und ordne jedem Spielplatz einen Tisch, Sitzplätze, Netzwerkanschluss und die nötigen Kabel zu. Teste die komplette Verbindung spätestens 2 Tage vor dem Turnier.
- Benenne Wettkampfleitung, Schiedsrichter, Streamteam und Erste-Hilfe-Kontakt spätestens 1 Woche vorher. Lege zusätzlich fest, wer Registrierung, Technikprobleme und Spielplanänderungen übernimmt.
- Führe den technischen Test mit Gaming-Computern, Monitoren, Headsets, Switches, Netzwerkkabeln, Streaming-Laptop und Capturekarten mindestens 24 Stunden vorher durch. Prüfe dabei auch Präsentationslaptop, Projektoren, Mikrofone und Ersatzcontroller statt nur den Spielstart.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein E-Sport-Turnier planen?
- Für ein kleines Turnier solltest du mindestens 6 Wochen einplanen, bei vielen Teams oder Streaming eher 8 bis 12 Wochen. Die Anmeldung sollte mindestens 10 Tage vor dem Termin schließen, damit Spielplan und Catering belastbar sind.
- Wie viele PCs braucht man für ein E-Sport-Turnier?
- Du brauchst mindestens einen Gaming-Computer pro gleichzeitig spielender Person beziehungsweise pro Spielplatz. Rechne zusätzlich mit mindestens einem Ersatzgerät oder Ersatzcontroller, damit ein einzelner Ausfall den Spielplan nicht stoppt.
- Wann muss man den Spielplan für ein E-Sport-Turnier erstellen?
- Erstelle einen vorläufigen Spielplan etwa 7 Tage vorher und die endgültige Version 2 bis 3 Tage vor dem Turnier. Dafür müssen Teilnehmer bestätigt, Format und Spieldauer festgelegt sein.
- Wann sollte man die Technik für ein E-Sport-Turnier testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor Beginn durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Netzwerk, Bild, Ton und Streaming. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten Puffer vor der Registrierung ein.
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