Organiser un tournoi e-sport, étape par étape

Un tournoi e-sport se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement technique. Commencez par fixer la date, la capacité du lieu et le format avant d’ouvrir les inscriptions. Les règles, le barème des prix et le planning doivent être finalisés assez tôt pour éviter les litiges. Prévoyez ensuite le réseau, les postes de jeu, le streaming, l’accueil et la restauration, puis réalisez un test technique complet avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2
Vérifier la capacité du lieu
3
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
4
Rédiger les règles du concours
2 personnes
5
Fixer le barème des prix
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le message promotionnel
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Désigner le responsable de la compétition
14
Désigner les arbitres
15
Constituer l’équipe stream
16
Consigner le contact de premiers secours
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Commander les courses du traiteur
19
Commander les prix
20
Réserver l’équipement
21
Élaborer le plan réseau
2 personnes
22
Créer le plan
23
Établir le planning des matchs
2 personnes
24
Envoyer les informations aux participants
25
Effectuer un test technique
3 personnes
26
Publier la composition des équipes
27
Récupérer les courses
2 personnes
28
Vérifier l'équipement
2 personnes
29
Préparer les prix
30
Imprimer les listes d’inscription

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Installer les stations de jeu
4 personnes
35
Brancher les ordinateurs
4 personnes
36
Connecter le réseau
3 personnes
37
Tester les écrans
2 personnes
38
Tester l’audio
2 personnes
39
Tester la connexion du stream
2 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
42
Réaliser le briefing de l’équipe
6 personnes
43
Accueillir les participants
3 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
46
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
47
Lancer les premiers matchs
4 personnes
48
Encadrer les matchs
4 personnes
49
Enregistrer les résultats
2 personnes
50
Modérer le stream
2 personnes
51
Assurer les commentaires
2 personnes
52
Informer le public
53
Mettre les boissons au frais
2 personnes
54
Préparer les en-cas
3 personnes
55
Servir les repas
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Annoncer les pauses
59
Résoudre les pannes techniques
3 personnes
60
Annoncer les finalistes
61
Encadrer la finale
4 personnes
62
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
63
Remettre les prix
2 personnes
64
Annoncer la clôture
65
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

66
Éteindre l’équipement
3 personnes
67
Débrancher les ordinateurs
3 personnes
68
Emballer le matériel réseau
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Retourner le matériel
2 personnes
74
Stocker la restauration restante
2 personnes
75
Vérifier le matériel de caution et de prêt
76
Publier les résultats en ligne
77
Envoyer un message de remerciement aux participants
78
Verser les gains des prix
79
Archiver l'enregistrement du stream
80
Archiver les photos et vidéos
81
Rassembler les factures
82
Confirmer le prêt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 110
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateurs gamingqté 24
Écrans gamingqté 24
Claviers gamingqté 24
Souris gamingqté 24
Casques gamingqté 24
Webcamsqté 4
Ordinateur portable de présentation
Ordinateur portable pour streamingqté 2
Cartes de captureqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 30
Multiprisesqté 30
Switches réseauqté 4
Câbles réseauqté 40
Routeurs Wi-Fiqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Clés USBqté 6
Contrôleurs de réservationqté 6
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Bannières du tournoiqté 4
Numéros de table des équipesqté 24
Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 2
Prixqté 3
Médaillesqté 24
Certificatsqté 30
Braceletsqté 130
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Fiches de matchqté 100
Cartes du règlementqté 130
Poteaux de séparationqté 12
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Lampes de bureauqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateursqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Définissez le format avant de créer le formulaire d’inscription : nombre de joueurs ou d’équipes, système de poules, élimination directe et durée maximale d’un match. Ajoutez aussi les règles de départage et les conditions de forfait.
Fixez les inscriptions au moins 2 à 3 semaines avant le tournoi. Confirmez ensuite chaque participant avec l’horaire d’arrivée, le règlement, le planning des matchs et les informations pratiques du lieu.
Traitez le réseau comme un chantier à part : établissez le plan des connexions, identifiez les câbles et multiprises nécessaires et testez chaque poste avec le nombre maximal de joueurs au moins 48 heures avant.
Ne laissez pas l’arbitrage et le streaming au dernier moment. Désignez un responsable de la compétition, les arbitres et l’équipe stream au moins 7 jours avant, avec une personne clairement chargée des décisions en cas de problème.
Calculez la restauration à partir des inscriptions confirmées et recueillez les besoins alimentaires avant la commande. Gardez aussi un contact de premiers secours et prévoyez un point d’accueil distinct pour limiter les retards au lancement des matchs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi e-sport ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour un petit tournoi et 6 à 8 semaines si vous devez réserver beaucoup de matériel, organiser un streaming ou accueillir plusieurs dizaines de participants. Le format et la capacité du lieu doivent être décidés dès la première semaine.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi e-sport ?: Fermez les inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement afin de confirmer les participants, établir les poules et calculer la restauration. Gardez quelques jours pour corriger les doublons et les désistements.
Quand tester le réseau d’un tournoi e-sport ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant le tournoi, avec tous les postes, les switches, les câbles et la configuration prévue. Refaites un contrôle rapide le matin même avant l’arrivée des joueurs.
Combien de temps avant faut-il envoyer le planning des matchs ?: Envoyez le planning définitif au moins 3 jours avant le tournoi. Indiquez l’heure d’arrivée, le poste ou numéro d’équipe, les horaires des matchs et le délai à respecter en cas de retard.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.