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DJ-Party organisieren: die Checkliste für deine Planung

Eine DJ-Party steht und fällt mit drei Dingen: bestätigten Gästen, funktionierender Technik und einer freien Tanzfläche. Plane zuerst Ort, Gästeliste und DJ, kläre danach Musikstil und Sonderwünsche. In den letzten Tagen kümmerst du dich um Einkäufe, gekühlte Getränke und Snacks. Am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Soundcheck, Beleuchtung und die Kontrolle von Bar und Toiletten. Die vollständige Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch alle 49 Aufgaben.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gästeliste abschließen

  • Location reservieren

  • DJ bestätigen

  • Musikstil abstimmen

  • Musikdateien sammeln

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

  • Bar aufbauen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • DJ-Ausrüstung anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Müllstationen aufstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • DJ-Set starten

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abholen

    2 Personen

  • Verschüttetes reinigen

  • Toiletten kontrollieren

  • Mülleimer leeren

  • Letzte Nummer ankündigen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen aufbewahren

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Boden und Tische reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • Garderobenständer
  • KleiderbügelAnz. 60

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • WeingläserAnz. 40
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Subwoofer
  • DJ-Controller
  • Mischpult
  • DJ-Kopfhörer
  • Mikrofon
  • Laptopständer
  • USB-StickAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-PartylichterAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2

Dekoration

  • PartybannerAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • GetränkespenderAnz. 2
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Tipps

  • Bestätige den DJ nicht nur für die Uhrzeit, sondern stimme auch Musikstil, gewünschte Dateien und den Ablauf für Ansagen ab. Lege Musikdateien zusätzlich auf einem USB-Stick bereit.
  • Prüfe die Technik mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, DJ-Controller und Mikrofon brauchen passende Anschlüsse und ausreichend Strom.
  • Räume die Tanzfläche vor dem Aufbau vollständig frei und stelle Tische sowie Stühle an den Rand. So musst du später keine Möbel verschieben, wenn die Musik beginnt.
  • Kühle Getränke frühzeitig und plane separate Kühlboxen oder Eiswürfelbehälter für den Ausschank ein. Wasser sollte während der gesamten Party leicht erreichbar sein.
  • Richte die Garderobe vor dem Einlass mit Garderobenständer und Kleiderbügeln ein und fülle die Toiletten spätestens kurz vor Beginn auf. Diese beiden Punkte werden beim Dekorieren und Technikaufbau besonders leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich eine DJ-Party organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, DJ und Einladungen. Die Gästeliste, Ernährungswünsche und der Musikstil sollten spätestens 7 Tage vor der Party feststehen.
Wann sollte der DJ bei einer Party eintreffen?
Plane die Ankunft des DJs mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Für Aufbau, Kabelverlegung, Anschluss von Lautsprechern und Soundcheck brauchst du meist 60 bis 90 Minuten.
Wie viele Getränke brauche ich für eine DJ-Party?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und kühle die Getränke vor Beginn vollständig vor.
Wann muss die Tanzfläche vorbereitet sein?
Die Tanzfläche sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass frei sein. Baue danach Beschallungsanlage und Beleuchtung auf, damit vor den ersten Gästen noch Zeit für einen Musik- und Mikrofontest bleibt.

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