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Dankgottesdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dankgottesdienst braucht neben dem eigentlichen Gottesdienst einen klaren Ablauf für Empfang, Musik, Lesungen und das anschließende Zusammensein. Kläre zuerst Datum, Ort, Pastor und Musiker, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Programm, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl. In den letzten Tagen zählen gedruckte Programmhefte, Namensschilder, kalte Getränke, gedeckte Tische und eine funktionierende Tontechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Pastor und Musiker festlegen

  • Raumreservierung vornehmen

  • Gottesdienstprogramm erstellen

    2 Personen

  • Lieder und Lesungen auswählen

    2 Personen

  • Redner und Vorleser ansprechen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Drucksachen prüfen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Liturgischen Tisch herrichten

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Gottesdienst begleiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste betreuen und informieren

    2 Personen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 75
  • TischeAnz. 10
  • Empfangstisch
  • TischröckeAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 75
  • UntertassenAnz. 75
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 75
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischläuferAnz. 10
  • KerzenAnz. 24
  • KerzenhalterAnz. 12
  • Willkommensschild
  • FotorahmenAnz. 8

Büro

  • ProgrammhefteAnz. 80
  • NamensschilderAnz. 80
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 4
  • ScherenAnz. 3

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Pastor, Musiker, Redner und Vorleser früh fest. Sobald diese Personen zugesagt haben, kannst du Lieder, Lesungen und die Reihenfolge des Gottesdienstprogramms verbindlich planen.
  • Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Termin ab und ermittle eine endgültige Gästezahl. Berücksichtige dabei Ernährungswünsche, damit Snacks, Teller, Gläser und Servierschalen nicht zu knapp eingeplant werden.
  • Prüfe die Drucksachen nicht erst am Veranstaltungstag: Programmhefte, Namensschilder und Stifte sollten spätestens am Vortag vollständig vorbereitet und am Empfangstisch sortiert liegen.
  • Plane den Aufbau in zwei Phasen. Zuerst werden Saal, Stühle und Tische vorbereitet; danach folgen Tischdecken, Dekoration, Mikrofon, Mikrofonständer, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
  • Kommuniziere Anfahrt und Parkmöglichkeiten mit der Einladung und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gehören vor Beginn an einen festen Platz, damit der Empfang ohne Suche starten kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Dankgottesdienst organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Raum, Pastor und Musik. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Lege die Zahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Dankgottesdienst fest. So kannst du Snacks, Getränke, Geschirr, Sitzplätze, Programmhefte und Namensschilder passend vorbereiten.
Was muss am Tag vor dem Dankgottesdienst erledigt sein?
Bereite Programmhefte und Namensschilder vor, prüfe die Einkaufsliste und sammle Geschirr und Materialien ein. Wenn möglich, stell auch Dekoration, Empfangstisch und Tontechnik für den Aufbau bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Dankgottesdienst?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Reinigung, Stühle, Tische, Eindecken, Dekoration und Technik ein. Bei vielen Gästen oder einem getrennten Gottesdienst- und Bewirtungsbereich sind 4 Stunden realistischer.

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