Dankdienst organiseren: een complete checklist
Een dankdienst vraagt om afstemming tussen de voorganger, musici, sprekers, lezers en de locatie. Leg eerst datum, zaal en programma vast; regel daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en praktische benodigdheden. In de laatste week controleer je het definitieve aantal gasten, dieetwensen en drukwerk. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: stoelen, techniek, programmaboekjes, ontvangsttafel en catering moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Voorganger en musici vastleggen
Reservering van zaal maken
Programma van de dienst opstellen
2 personen
Liederen en lezingen kiezen
2 personen
Sprekers en lezers benaderen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Drukwerk controleren
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Servies en materialen verzamelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en parkeren communiceren
Dranken koud zetten
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tafels dekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Liturgische tafel inrichten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Dankdienst begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten begeleiden en informeren
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 75
- Tafelsaantal 10
- Ontvangsttafel
- Tafelrokkenaantal 10
Servies
- Koffiekopjesaantal 75
- Schoteltjesaantal 75
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Koffielepelsaantal 75
- Opscheplepelsaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbladenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Luidsprekeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafellopersaantal 10
- Kaarsenaantal 24
- Kaarsenhoudersaantal 12
- Welkomstbord
- Fotolijstjesaantal 8
Kantoor
- Programmaboekjesaantal 80
- Naamkaartjesaantal 80
- Pennenaantal 12
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 3
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg voorganger, musici, sprekers en lezers uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo blijft er tijd om het programma, de liederen en lezingen samen af te stemmen.
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de dankdienst. Gebruik het definitieve aantal gasten ook voor hapjes, servies, stoelen en naamkaartjes.
- Test microfoon, microfoonstandaard, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 uur voor aanvang. Een korte geluidscheck voorkomt dat sprekers tijdens de dienst moeten zoeken naar een werkende aansluiting.
- Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen niet pas tijdens de ontvangst klaar. Richt de dranktafel 30 minuten vooraf in en zet gekoelde dranken in koelboxen voordat de gasten arriveren.
- Plan de zaalopbouw in deze volgorde: schoonmaken, stoelen en tafels plaatsen, tafels dekken, versiering ophangen en daarna programmaboekjes en naamkaartjes neerleggen. Houd de route naar de zaal en parkeermogelijkheden uiterlijk 3 dagen vooraf duidelijk gecommuniceerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dankdienst organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, voorganger en musici. Reserveer de zaal en leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen op tijd kunnen worden verstuurd.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een dankdienst?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dienst. Vraag om aanmelding en dieetwensen en bepaal het definitieve aantal gasten 7 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een zaal voor een dankdienst klaar te zetten?
- Reken op minimaal 2 uur voor schoonmaken, stoelen en tafels opstellen, tafels dekken, techniek testen en versiering ophangen. Plan daarnaast 30 minuten als buffer voor ontbrekende materialen of een extra geluidscheck.
- Wat moet ik niet vergeten bij een dankdienst?
- Controleer vooral de techniek, route- en parkeerinformatie, naamkaartjes, programmaboekjes en dieetwensen. Leg ook pennen, serveerschalen, koffielepels en extra verlengkabels klaar; deze kleine spullen worden vaak pas gemist wanneer de ontvangst al begonnen is.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!