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Comicausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Comicausstellung laufen viele Dinge parallel: Aussteller melden sich an, Tische müssen eingeplant und Besucherdaten verarbeitet werden. Beginne mit Datum, Ort und Raumaufteilung und arbeite dich anschließend über Anmeldungen, Drucksachen und Catering bis zum Aufbau vor. Plane feste Fristen für Bestätigungen und den finalen Ausstellerplan ein. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein freier Ladebereich, getestete Kartenterminals und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe online ankündigen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Drucksachen gestalten

  • Banner und Lageplan drucken

  • Tischnummern erstellen

  • Liste der Aussteller abschließen

  • Einteilung an die Standbetreiber senden

  • Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Messematerialien einsammeln

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Be- und Entladezone freihalten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Displaytafeln aufbauen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Aussteller zu Tischen weisen

    2 Personen

  • Vorräte und Werbematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Zugang kontrollieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Infostand besetzen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Gänge freihalten

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Displaytafeln abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Unbezahlte Rechnungen sammeln

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 18
  • KlappthekenAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • DisplaytafelnAnz. 12
  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • GeldkistenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • SackkarrenAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • Banners für ComicmesseAnz. 4
  • BallonbündelAnz. 6
  • TischnummernAnz. 32
  • WegweiserAnz. 12
  • KleberAnz. 6
  • KlebebandAnz. 10
  • SeilrollenAnz. 4
  • PreishalterAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterienAnz. 24

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 4
  • PlattformwagenAnz. 2
  • KühltaschenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Raumplan fest, bevor du die Standbetreiber endgültig bestätigst. So weißt du, wie viele Tische, Stühle, Displaytafeln und Stromanschlüsse tatsächlich gebraucht werden.
  • Schließe die Ausstellerliste mindestens 7 Tage vor der Ausstellung ab. Danach kannst du Tischnummern, Lageplan und die Einteilung ohne kurzfristige Änderungen drucken und versenden.
  • Teste Kassen und Kartenterminals spätestens am Vortag mit einer echten oder simulierten Zahlung. Lade außerdem die Akkus und lege Geldkisten sowie Verlängerungskabel an einem festen Ausgabeort bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und reserviere das Catering frühzeitig. Bestelle Getränke nicht erst beim Aufbau, sondern stelle sie mehrere Stunden vorher zum Kühlen bereit.
  • Halte am Veranstaltungstag die Be- und Entladezone vor dem Öffnen frei und teile mindestens 30 Minuten für das Aufstellen der Tische ein. Sackkarren und Werkzeugkoffer sollten schon vor dem ersten Eintreffen der Aussteller bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comicausstellung organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Standbetreiber. Öffne das Anmeldeformular anschließend so, dass mindestens 4 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen bleiben.
Wann muss die Ausstellerliste für eine Comicausstellung feststehen?
Schließe die Liste etwa 7 Tage vor dem Termin ab. Danach verschickst du die Standaufteilung, erstellst Tischnummern und druckst Banner sowie Lageplan.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Comicausstellung?
Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Displaytafeln, Beschilderung, Kassen und Catering ein. Bei vielen Ständen oder nur wenigen Helfern sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Wann sollte man Catering und Getränke für eine Comicausstellung bestellen?
Reserviere das Catering spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, sobald die ungefähre Besucher- und Ausstellerzahl feststeht. Getränke sollten am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn gekühlt werden.

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