Checklist para organizar una feria de cómics sin olvidos

Una feria de cómics necesita más que mesas y expositores confirmados. Hay que cerrar la distribución de la sala, coordinar las inscripciones, preparar la señalización y comprobar que los pagos funcionen antes de abrir. Este plan reúne 75 tareas y 53 materiales, desde los primeros contactos hasta el montaje de mesas y la zona de carga. Úsalo por orden para llegar al día de la feria con cada puesto identificado y cada responsable asignado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria en línea
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Diseñar material impreso
Imprimir banners y plano
Crear números de mesa
Finalizar la lista de expositores
Enviar la distribución a los expositores
Comprobar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recopilar material de feria
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar paneles de exposición
3 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colocar números de stand
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Comprobar los baños
Colocar la señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Indicar las mesas a los expositores
2 personas
Preparar el stock y el material promocional
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Controlar el acceso
2 personas
Presentar el programa
Atender el mostrador de información
Atender la caja
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir café y té
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener libres los pasillos
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los paneles de exposición
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
Reunir facturas impagadas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 32
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Mantelescant. 18
Mostradores plegablescant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Postes separadorescant. 8

Equipo

Paneles de exposicióncant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Cajas de dinerocant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Impresoras de etiquetas
Carros de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarras para servircant. 6
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Banners de la feria del cómiccant. 4
Racimos de globoscant. 6
Números de mesacant. 32
Carteles direccionalescant. 12
Masilla adhesivacant. 6
Cinta adhesivacant. 10
Rollos de cuerdacant. 4
Portaprecioscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 4
Carros de plataformacant. 2
Bolsas isotérmicascant. 6
Pinzas de servircant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la distribución de la sala antes de enviar invitaciones: los expositores necesitan saber qué espacio tendrán y por dónde entrarán sus materiales.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y recoge las preferencias dietéticas al registrarse. Así puedes reservar el catering con cifras reales, no con una estimación de última hora.
Envía el plano y la ubicación de cada mesa a los expositores antes del evento, y prepara también los números de mesa y los banners impresos. Esto reduce preguntas durante la descarga y evita recolocar puestos al abrir.
Prueba la caja, el datáfono y los terminales de pago al menos un día antes. Lleva también cables alargadores, regletas y cajas de dinero para no depender de una única forma de cobro.
Asigna voluntarios con horarios concretos para la apertura, la carga y descarga y la atención de los puestos. Enfría las bebidas con antelación y deja preparados carros de mano, neveras portátiles y el material de montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que contactar con los expositores para una feria de cómics?: Haz el primer contacto al menos 8 semanas antes de la feria. Deja cerrada la lista de expositores y envía la distribución definitiva como mínimo 7 días antes del montaje.
¿Cuántas mesas necesito para una feria de cómics?: Necesitas una mesa por cada puesto confirmado, más las mesas destinadas a recepción, cobro y catering. Confirma las medidas y el número final de expositores al menos 2 semanas antes para ajustar la distribución.
¿Cuándo debo reservar el catering de una feria de cómics?: Reserva el catering cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y hayas recogido las preferencias dietéticas. Como referencia, ciérralo entre 10 y 14 días antes y confirma el número final unos 3 días antes.
¿Qué debo comprobar el día antes de una feria de cómics?: Comprueba durante una revisión de 60 a 90 minutos los pagos, la lista de expositores, el plano, los números de mesa, las bebidas y el material de montaje. Deja asignados los voluntarios y confirma el acceso a la zona de carga antes de cerrar el recinto.

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