Cocktailworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Cocktailworkshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Teilnehmenden brauchen rechtzeitig alle Informationen, und Zutaten sowie Werkzeuge müssen am Veranstaltungstag griffbereit sein. Plane das Menü, kläre Ernährungswünsche und bestätige die Location, bevor du bestellst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kühlung, frische Zutaten und den Aufbau der Cocktailstationen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste bestätigen
Cocktailmenü zusammenstellen
2 Personen
Rezeptkarten vorbereiten
Bedarf erfassen
Location reservieren
Lieferanten bestätigen
Einkäufe bestellen
Cocktailzubehör prüfen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Frische Zutaten kaufen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Obst waschen und schneiden
2 Personen
Garnituren vorbereiten
2 Personen
Sirup und Mixer bereitstellen
2 Personen
Cocktailstationen aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Gläser und Werkzeuge bereitstellen
2 Personen
Rezeptkarten auslegen
Musik und Beleuchtung testen
Empfangstisch einrichten
Sicherheits- und Allergiekarten bereitlegen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Workshop-Programm erläutern
Cocktailwerkzeuge vorführen
Cocktailtechniken demonstrieren
Ersten Cocktail begleiten
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Arbeitsflächen reinigen
2 Personen
Getränke und Eis auffüllen
2 Personen
Den zweiten Cocktail betreuen
3 Personen
Alkoholfreie Cocktails servieren
2 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
Dessert und Kaffee servieren
2 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Nachbereitung
Gläser und Werkzeug sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Arbeitsplatten und Tische reinigen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsfläche reinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geräte ausschalten
Schlüssel und Location übergeben
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 6
- EsstischeAnz. 4
- StühleAnz. 32
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- LongdrinkgläserAnz. 36
- CoupégläserAnz. 36
- TumblergläserAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- WeingläserAnz. 36
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 36
Ausstattung
- CocktailshakerAnz. 12
- JiggerAnz. 12
- BarlöffelAnz. 12
- CocktailsiebeAnz. 12
- MuddlerAnz. 12
- ZitruspressenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- EiswürfelmaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
Küche
- MesskannenAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- SchenkflaschenAnz. 18
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 6
- NamensschilderAnz. 32
- TassenAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 3
- PutzeimerAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Workshop. Erfasse dabei Allergien und Ernährungswünsche, damit Menü, Rezeptkarten und Sicherheitsinformationen zusammenpassen.
- Stelle das Cocktailmenü mindestens 10 Tage vorher zusammen und bereite pro Cocktail eine Rezeptkarte vor. So kannst du Zutaten, Gläser und Werkzeuge gezielt pro Station einplanen.
- Prüfe Cocktailshaker, Jigger, Barlöffel, Siebe und Muddler 2 bis 3 Tage vorher. Für jede Station sollte das komplette Werkzeug vorhanden sein, statt es während des Workshops weiterzugeben.
- Kühle Getränke und lagere empfindliche Zutaten rechtzeitig: Getränke idealerweise am Vorabend, Obst und Garnituren erst am Veranstaltungstag waschen und schneiden. Wasser und alkoholfreie Optionen gehören ebenfalls an jede Station.
- Plane für Aufbau und Funktionstest mindestens 90 Minuten ein. Teste Musik und Beleuchtung, lege Rezeptkarten aus und stelle Sicherheits- sowie Allergiekarten sichtbar am Empfangstisch bereit.
Häufige Fragen
- Wann sollte ich die Einladungen für einen Cocktailworkshop verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 7 Tagen, damit du Zutaten, Gläser und Stationen passend zur Teilnehmerzahl planen kannst.
- Wie viele Cocktailstationen brauche ich für einen Workshop?
- Plane ungefähr eine Station pro 6 bis 8 Personen, damit niemand lange auf Shaker oder Messwerkzeug wartet. Bei 16 Teilnehmenden sind daher 2 bis 3 Stationen sinnvoll.
- Wann kaufe ich frische Zutaten für den Cocktailworkshop?
- Kaufe Obst, Kräuter und andere frische Zutaten am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher. Getränke, Sirup und Mixer kannst du bereits 2 bis 3 Tage vorher bestellen oder abholen.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Cocktailworkshop-Location?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Gläser, Werkzeuge, Zutaten und Rezeptkarten. Plane zusätzlich 15 bis 20 Minuten für den Test von Musik, Beleuchtung und Kühlung ein.
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