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Clubfahrt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Clubfahrt steht und fällt mit einer klaren Route, verlässlichen Anmeldungen und einem gut vorbereiteten Treffpunkt. Lege zuerst Strecke und Clubhaus fest, prüfe danach Umleitungen und besondere Anforderungen der Teilnehmenden. In den letzten Tagen folgen Teilnehmerinfos, Einkauf und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Verpflegung auch sichtbare Wegweiser, einen Anmeldetisch und Material für kleine Fahrradpannen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route festlegen

    2 Personen

  • Clubhaus reservieren

  • Route prüfen

    2 Personen

  • Umleitungen notieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Freiwillige einteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmer informieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Fahrradreparaturset prüfen

  • Routenpläne drucken

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Sandwiches zubereiten

    3 Personen

  • Obst und Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Partyzelt aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Set bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Fahrräder und Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Spitzengruppe begleiten

    2 Personen

  • Abschlussgruppe begleiten

    2 Personen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Getränkestand besetzen

    2 Personen

  • Pannenhilfe anbieten

  • Teilnehmer hereinlassen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Routenpfeile abholen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelt abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall trennen und wegbringen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • Anmeldetisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 40
  • BefestigungsbänderAnz. 40
  • FahrradpumpenAnz. 3
  • ErsatzschläucheAnz. 10
  • ReifenheberAnz. 6
  • MultitoolsAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • Erste-Hilfe-SetAnz. 2

Ausstattung

  • Megafon
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Organisation

  • RoutenpläneAnz. 50
  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Routenplanung mindestens 7 Tage vorher ab. Prüfe die Strecke noch einmal auf Umleitungen und drucke pro Gruppe mehrere Routenpläne aus.
  • Bearbeite die Anmeldungen spätestens 3 Tage vor der Fahrt. Erfasse dabei Ernährungswünsche und drucke die Teilnehmerliste zusätzlich als Reserveexemplar aus.
  • Teile die Freiwilligen mindestens 48 Stunden vorher ein: Eine Person betreut den Anmeldetisch, weitere kümmern sich um Strecke, Verpflegung und den Treffpunkt.
  • Bereite Getränke und Kaffee am Veranstaltungstag frühzeitig vor. Getränke sollten vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmenden gekühlt sein; Sandwiches, Obst und Snacks gehören in klar getrennte Servierschalen.
  • Lege Fahrradpumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber und Multitools gemeinsam bereit. Kontrolliere außerdem Erste-Hilfe-Set, Warnwesten und Befestigungsbänder am Vorabend, damit während der Fahrt nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Clubfahrt planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Route, Clubhaus und Einladungen. Die endgültige Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Helfereinteilung sollten spätestens 3 Tage vor der Fahrt feststehen.
Was muss man für eine Clubfahrt an Verpflegung einplanen?
Plane pro Person Getränke für die gesamte Strecke sowie zusätzlich Kaffee oder Tee am Treffpunkt ein. Sandwiches, Obst und Snacks sollten spätestens 1 bis 2 Stunden vor dem Start vorbereitet und kühl gelagert werden.
Welche Fahrradausrüstung braucht man für eine Clubfahrt?
Für eine Gruppe gehören mindestens eine Fahrradpumpe, Ersatzschläuche, Reifenheber und mehrere Multitools zur Grundausstattung. Bei größeren Gruppen ist je ein Reparaturset pro 10 bis 15 Fahrräder sinnvoll.
Wann sollte man die Teilnehmer über die Clubfahrt informieren?
Sende die wichtigsten Informationen spätestens 48 Stunden vor dem Start: Treffpunkt, Uhrzeit, Route, Wetterhinweise und Ansprechpartner. Bei kurzfristigen Umleitungen oder Wetteränderungen solltest du am Vorabend eine kurze Aktualisierung verschicken.

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