Checklist pour organiser une sortie club

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Vérifie l’itinéraire une première fois avant d’envoyer les invitations, puis à nouveau dans les jours précédant la sortie. Note chaque déviation et prépare les cartes corrigées avant l’accueil.
• Ferme les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste des participants et répartir les bénévoles. Un délai de 3 à 5 jours laisse aussi le temps de recueillir les besoins alimentaires.
• Prépare le ravitaillement séparément : sandwiches, fruits, snacks, café, thé et boissons. Mets les boissons au frais la veille et prévois un espace distinct pour les gobelets, assiettes et couverts.
• Contrôle le kit vélo avant le départ : pompes, chambres à air, démonte-pneus et outils multifonctions. Ajoute les sangles de fixation et les gilets réfléchissants avant de charger le matériel.
• Installe le club-house avant l’arrivée des participants : tables, chaises, tente, comptoir d’inscription, flèches d’orientation et trousse de premiers secours. Garde les cartes, presse-papiers et stylos au comptoir pour éviter les files d’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie club ?

Commence l’itinéraire et la réservation du club-house au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Lance les invitations dès que le parcours et le lieu sont confirmés, puis clôture les inscriptions 3 à 5 jours avant la sortie.

Quand vérifier l’itinéraire d’une sortie vélo ?

Vérifie-le une première fois avant les invitations et une seconde fois 2 à 3 jours avant le départ. Contrôle notamment les travaux, les déviations et les points où les flèches devront être installées.

Quelle quantité de boissons prévoir pour une sortie club ?

Pour le ravitaillement, compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée, la météo et l’effort prévu. Refroidis-les la veille et garde une réserve dans les glacières.

Que faut-il préparer au club-house avant l’arrivée ?

Installe les tables, les chaises, la tente et le comptoir d’inscription 60 à 90 minutes avant l’accueil. Mets ensuite en place la signalisation, les cartes, le ravitaillement et la trousse de premiers secours.

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