Checklist para organizar un rally de autocaravanas

Un rally de autocaravanas combina una ruta, varias paradas y una concentración final, así que los preparativos deben avanzar en un orden claro. Empieza por definir el recorrido y el punto de llegada; después asegura permisos, salida y plazas para pasar la noche. Cuando tengas las inscripciones, podrás calcular comida, bebidas, tarjetas y aparcamiento. Esta checklist reúne las 72 tareas y 43 elementos necesarios para coordinar el rally desde la primera reserva hasta el montaje del día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Determinar la ruta y el punto de llegada
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Reservar plazas para pasar la noche
Comprobar los permisos de ruta
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Diseñar tarjetas de rally
Imprimir las tarjetas de la rally
Probar la ruta y los encargos
2 personas
Reservar puntos de control
2 personas
Definir categorías de premios
2 personas
Comprar premios
Asignar voluntarios
Preparar la charla para voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Reunir el material del camper
2 personas
Inspeccionar el lugar de salida
2 personas
Marcar las plazas de aparcamiento
2 personas
Probar corriente e iluminación
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar puestos de control
4 personas
Preparar los packs de rally
2 personas
Exponer los premios
Preparar el bufé y la barbacoa
3 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Montar el punto de café
Preparar el material de primeros auxilios y seguridad

Evento

Atender la mesa de inscripción
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Distribuir los paquetes del rally
2 personas
Dirigir las autocaravanas a los aparcamientos
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Dar la charla de seguridad
Explicar la ruta del rally
Anunciar el orden de salida
Poner en marcha los campers
3 personas
Atender el puesto de control 1
2 personas
Atender el puesto de control dos
2 personas
Registrar la llegada
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar ensaladas y pan
2 personas
Preparar platos de barbacoa
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Mantener separadas las comidas de dieta
Recoger la vajilla usada
2 personas
Procesar los resultados del rally
2 personas
Entregar premios
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Comunicar los horarios de salida

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger los carteles de ruta
2 personas
Recoger los puestos de control
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar los resultados a los participantes
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 10

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 50
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Megáfono

Navegación

Mapas de rutacant. 35
Folletos del rallycant. 35
Brújulacant. 8
Portapapelescant. 35
Bolígrafoscant. 50
Flechas de rutacant. 30
Conoscant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 8
Bandera de salida
Bandera de meta
Pegatinas con nombrecant. 70

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Linternascant. 8
Extintorescant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Prueba la ruta completa antes de enviar las instrucciones: comprueba los encargos, los puntos de control, la cobertura y el tiempo real entre paradas. Hazlo con suficiente margen para corregir desvíos o indicaciones confusas.
Cierra las inscripciones con una fecha límite y actualiza la lista cada semana. Recoge también las preferencias dietéticas, porque influyen directamente en la compra y en la cantidad de comida que debes preparar.
No dejes los permisos para la última semana. Confirma las autorizaciones de la ruta y las reservas de salida, controles y pernocta antes de imprimir las tarjetas del rally.
Prepara un puesto de inscripción visible y lleva material de reserva: calcula al menos un bolígrafo por cada 10 participantes, además de mapas, folletos y portapapeles. Entrega las tarjetas antes de la salida para evitar grupos detenidos en el primer control.
Revisa el lugar de salida el día anterior y prueba corriente e iluminación. Marca las plazas, coloca mesas y sillas y deja listos walkie-talkies, megáfono, alargadores y regletas antes de que lleguen las primeras autocaravanas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un rally de autocaravanas?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. La ruta, los permisos, la salida y las plazas para pasar la noche suelen requerir más tiempo que la compra o el montaje.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones del rally?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para actualizar participantes, confirmar preferencias dietéticas, imprimir tarjetas y calcular comida y bebidas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un rally de autocaravanas?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10-15 autocaravanas, además de una persona responsable de la coordinación. Distribúyelos entre la salida, los puntos de control y la llegada.
¿Qué hay que revisar el día antes del rally?: Comprueba la previsión meteorológica, la ruta y el lugar de salida entre 24 y 48 horas antes. Verifica las plazas de aparcamiento, la corriente, la iluminación, las mesas, las bebidas frías y las comunicaciones.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.