Camperrally organiseren: checklist en planning
Een camperrally vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf het startpunt, de overnachtingsplaatsen, vergunningen, controleposten en rallykaarten, terwijl je ook rekening houdt met campers, parkeren en stroom. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen. Zo voorkom je dat routeopdrachten nog getest moeten worden, deelnemersinformatie ontbreekt of de startlocatie op de dag zelf niet klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en eindpunt bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Overnachtingsplaatsen reserveren
Routevergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Rallykaarten ontwerpen
Rallykaarten afdrukken
Route en opdrachten testen
2 personen
Controleposten vastleggen
2 personen
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
Prijzen inkopen
Vrijwilligers indelen
Briefing voor vrijwilligers maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Campermateriaal verzamelen
2 personen
Startlocatie inspecteren
2 personen
Parkeervakken markeren
2 personen
Stroom en verlichting testen
2 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Rallypakketten klaarleggen
2 personen
Prijzen uitstallen
Buffet en barbecue voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Koffiepunt inrichten
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
Event
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Rallypakketten uitdelen
2 personen
Campers naar parkeerplaatsen wijzen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
Rallyroute toelichten
Startvolgorde afroepen
Campers laten starten
3 personen
Controlepost één bemannen
2 personen
Controlepost twee bemannen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Salades en brood klaarzetten
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden apart houden
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Rallyuitslagen verwerken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Vertrektijden communiceren
Nazorg
Afval inzamelen
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeborden ophalen
2 personen
Controleposten opruimen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 10
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Wijnglazenaantal 50
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Barbecuegereedschapaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafoon
Navigatie
- Routekaartenaantal 35
- Rallyboekjesaantal 35
- Kompasaantal 8
- Klembordenaantal 35
- Pennenaantal 50
- Routepijlenaantal 30
- Pionnenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Startvlag
- Finishvlag
- Naamstickersaantal 70
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reflectievestenaantal 10
- Zaklampenaantal 8
- Brandblussersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, eindpunt en overnachtingsplaatsen eerst vast. Controleer daarna per traject of vergunningen nodig zijn en test de route en opdrachten zelf voordat je rallykaarten afdrukt.
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en werk één deelnemerslijst bij. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf, zodat boodschappen, barbecue en serveermateriaal daarop kunnen worden afgestemd.
- Plan de startlocatie alsof meerdere campers tegelijk aankomen: markeer parkeervakken, zet de inschrijftafel klaar en controleer stroom, verlichting en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren.
- Geef vrijwilligers per controlepost een duidelijke briefing en zorg dat portofoons, routekaarten, rallyboekjes, klemborden en pennen op één uitgiftepunt liggen. Test de communicatie vóór de start.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en maak de partytenten, tafels, stoelen en koelboxen tijdig beschikbaar. Koel dranken pas nadat duidelijk is hoeveel deelnemers komen, zodat je niet te weinig koeling hebt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een camperrally organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, startlocatie en overnachtingsplaatsen. Regel vergunningen en reserveringen zodra de route vaststaat; uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd.
- Wanneer moet ik de route van een camperrally testen?
- Test de volledige route uiterlijk 2 tot 3 weken vóór de rally. Controleer daarbij ook opdrachten, routepijlen, controleposten, bereikbaarheid en de praktische ruimte voor campers.
- Hoeveel tijd van tevoren moet ik overnachtingsplaatsen reserveren?
- Reserveer overnachtingsplaatsen bij voorkeur 8 weken vooraf, zeker wanneer meerdere campers samenkomen. Bevestig aantallen en aankomstinformatie opnieuw ongeveer 2 weken vóór het evenement.
- Wanneer controleer ik het weer voor een camperrally?
- Doe een eerste controle ongeveer 7 dagen vooraf en een definitieve controle 48 uur vóór de start. Pas dan je tenten, verlichting, kledingadvies en indeling van de startlocatie aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!