Blasmusikwettbewerb organisieren: So gelingt die Planung

Bei einem Blasmusikwettbewerb müssen Anmeldung, Reglement, Jury und Spielplan früh zusammenpassen. Beginne mit Termin und Raumaufteilung, bevor du Vereine einlädst oder Technik reservierst. Plane danach die Anmeldungen, das Musikprogramm und die Helfer so, dass am Veranstaltungstag jede Gruppe einen klaren Ansprechpartner hat. Besonders oft fehlen rechtzeitig bestätigte Jurymitglieder, vollständige Teilnehmerdaten und ein getesteter Ablauf für Bühne, Tonanlage und Wertungsunterlagen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Spieltermin bestätigen
2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
4
Jurymitglieder ansprechen
5
Jurymitglieder bestätigen
6
Teilnehmende Vereine einladen
2 Personen
7
Anmeldeformular versenden
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
10
Teilnehmerzahlen prüfen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Jurytische reservieren
15
Bühne reservieren
16
Tonanlage reservieren
17
Preise und Urkunden bestellen
18
Werbetext erstellen
19
Einladungen verschicken
2 Personen
20
Programm online veröffentlichen
21
Parkinformationen versenden
22
Drehbuch ausdrucken
23
Beschilderung erstellen
2 Personen
24
Spielformulare ausdrucken
25
Namensschilder erstellen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Preise abholen
28
Schlüssel und Zugang organisieren
29
Instrumentenlager festlegen
2 Personen
30
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
31
Bühne aufbauen
4 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
33
Jurytische aufstellen
2 Personen
34
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
35
Teilnehmerbereich einrichten
3 Personen
36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
2 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Jurybedarf bereitlegen
2 Personen
43
Urkunden bereitlegen
44
Technik testen
3 Personen
45
Bühnenlicht testen
2 Personen
46
Sanitäranlagen prüfen
47
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
48
Briefing für das Bühnenteam geben
2 Personen

Event

49
Teilnehmende empfangen
3 Personen
50
Anwesenheit erfassen
2 Personen
51
Programm verteilen
2 Personen
52
Publikum empfangen
3 Personen
53
Einfahrtschema überwachen
2 Personen
54
Auftritte ankündigen
55
Instrumente auf die Bühne begleiten
3 Personen
56
Notenständer bereitstellen
2 Personen
57
Mikrofone bedienen
2 Personen
58
Juryformulare austeilen
59
Juryformulare einsammeln
60
Jury begleiten
61
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
62
Snacks servieren
2 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Sanitäranlagen zwischendurch kontrollieren
66
Fotomoment begleiten
67
Ergebnis prüfen
2 Personen
68
Preise überreichen
3 Personen
69
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

70
Anlage ausschalten
2 Personen
71
Bühne und Stühle abbauen
5 Personen
72
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
73
Catering aufräumen
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Kühlboxen leeren
2 Personen
76
Abfall sammeln
3 Personen
77
Saal reinigen
4 Personen
78
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
79
Beschilderung entfernen
2 Personen
80
Dekoration entfernen
2 Personen
81
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
82
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
83
Bühne zurückgeben
2 Personen
84
Schlüssel zurückbringen
85
Fundsachen sammeln
86
Wettkampfunterlagen archivieren
87
Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
JurytischeAnz. 3
PublikumstischeAnz. 12
StühleAnz. 330
Klappstühle JuryAnz. 6
Empfangstresen
UmkleideracksAnz. 4
NotenpulteAnz. 80
JurystühleAnz. 3

Ausstattung

Beschallungsanlage
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
BühnenbeleuchtungAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
Laptop
Drucker
FunkgeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Handmikrofon

Geschirr

GläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 50
TellerAnz. 350
GebäckgabelnAnz. 350
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 100

Küche

ThermoskannenAnz. 6
ServierplattenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
KühlplattenAnz. 6

Dekoration

Wettkampfbanner
FahnenAnz. 8
TischdeckenAnz. 15
BlumenarrangementsAnz. 4
NamensschilderAnz. 30
BannerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Termin, Räume und Reglement fest. Verschicke die Einladung erst, wenn Anmeldefrist, Wertung, Spielzeiten und benötigte Angaben der Vereine eindeutig feststehen.
Bestätige die Jurymitglieder frühzeitig und plane für jedes Jurymitglied einen eigenen Jurytisch, Stuhl und vollständige Spielformulare ein. Eine lose Zusage reicht nicht, wenn das Musikprogramm bereits veröffentlicht wird.
Prüfe nach Anmeldeschluss die Teilnehmerzahlen und setze daraus die Reihenfolge und das Musikprogramm zusammen. Erfasse Ernährungswünsche gleichzeitig, damit die Verpflegung nicht erst wenige Tage vor dem Wettbewerb angepasst werden muss.
Teile die Freiwilligen nach Aufgaben und Zeitfenstern ein: Empfang, Bühne, Umkleide, Verpflegung, Technik und Beschilderung brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Gib den Helfern spätestens vor Beginn ein Drehbuch und eine kurze Einweisung.
Teste Tonanlage, Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher und Bühnenbeleuchtung vor dem ersten Auftritt. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten sicher aus und drucke Programm, Spielformulare, Namensschilder und Beschilderung mit Reserveexemplaren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Blasmusikwettbewerb planen?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Reglement und Jury. Einladungen und Anmeldeformulare sollten etwa 3 Monate vor dem Wettbewerb verschickt werden, damit für Rückfragen und die Programmplanung Zeit bleibt.
Wann sollte das Musikprogramm feststehen?: Setze das Musikprogramm nach Ende der Anmeldefrist zusammen und prüfe zuerst die Teilnehmerzahlen. Veröffentliche den endgültigen Ablauf idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Wettbewerb, nachdem Jury, Bühne und Technik bestätigt sind.
Wie viele Helfer braucht ein Blasmusikwettbewerb?: Plane pro gleichzeitigem Aufgabenbereich mindestens eine verantwortliche Person ein: Empfang, Bühne, Umkleide, Verpflegung, Technik und Beschilderung. Für einen reibungslosen Wechsel solltest du zusätzlich 2 bis 4 Springer einteilen, abhängig von der Zahl der Vereine.
Was muss man am Veranstaltungstag für die Jury vorbereiten?: Richte die Jurytische mindestens 90 Minuten vor Beginn ein und lege für jedes Jurymitglied Spielformulare, Schreibmaterial und Namensschild bereit. Teste außerdem die Sicht zur Bühne und die Kommunikation per Funkgerät, bevor der erste Verein auftritt.

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