Cómo organizar un concurso de música de viento

Un concurso de música de viento se organiza mejor siguiendo un orden estricto: primero se fijan la fecha, el lugar y las reglas; después se confirma el jurado y se abren las inscripciones. Cuando se conoce el número de participantes, se cierra el programa musical y se ajustan el escenario, el sonido, las mesas del jurado y los turnos de voluntariado. Los detalles que más suelen retrasarse son los certificados, la señalización, la información de aparcamiento y las necesidades dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la competición
2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
4
Contactar a los miembros del jurado
5
Confirmar al jurado
6
Invitar a las asociaciones participantes
2 personas
7
Enviar el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recopilar el programa musical
2 personas
10
Comprobar el número de participantes
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Reservar las mesas del jurado
15
Reservar el escenario
16
Reservar el equipo de sonido
17
Encargar premios y certificados
18
Crear texto promocional
19
Enviar invitaciones
2 personas
20
Publicar el programa en línea
21
Enviar la información de aparcamiento
22
Imprimir el plan de trabajo
23
Crear la señalización
2 personas
24
Imprimir los formularios de competición
25
Hacer tarjetas con nombres
26
Hacer la compra
2 personas
27
Recoger los premios
28
Gestionar llaves y acceso
29
Determinar el almacenamiento de instrumentos
2 personas
30
Comprobar el material de primeros auxilios
31
Montar el escenario
4 personas
32
Montar el sistema de sonido
3 personas
33
Colocar las mesas del jurado
2 personas
34
Colocar las sillas para el público
4 personas
35
Montar el espacio de participantes
3 personas
36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
37
Montar el bufé de catering
3 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar el rincón del café
2 personas
40
Colgar la decoración
2 personas
41
Colgar señalización
2 personas
42
Preparar los materiales del jurado
2 personas
43
Dejar listos los certificados
44
Probar la técnica
3 personas
45
Probar la iluminación del escenario
2 personas
46
Comprobar el sanitario
47
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
48
Dar briefing al equipo de escenario
2 personas

Evento

49
Recepción de participantes
3 personas
50
Registrar la asistencia
2 personas
51
Repartir el programa
2 personas
52
Recibir al público
3 personas
53
Supervisar el horario de entrada
2 personas
54
Anunciar las actuaciones
55
Acompañar los instrumentos en el escenario
3 personas
56
Preparar los atriles para partituras
2 personas
57
Operar los micrófonos
2 personas
58
Repartir formularios del jurado
59
Recoger los formularios del jurado
60
Acompañar al jurado
61
Servir café y té
2 personas
62
Servir aperitivos
2 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
65
Comprobar los aseos durante el evento
66
Coordinar el momento de fotos
67
Comprobar los resultados
2 personas
68
Entregar premios
3 personas
69
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

70
Apagar el sistema de sonido
2 personas
71
Desmontar el escenario y las sillas
5 personas
72
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
73
Recoger el catering
3 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Vaciar neveras portátiles
2 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Limpiar la sala
4 personas
78
Limpiar los sanitarios
2 personas
79
Retirar la señalización
2 personas
80
Retirar la decoración
2 personas
81
Recoger el material prestado
2 personas
82
Devolver el equipo de sonido
2 personas
83
Devolver el escenario
2 personas
84
Devolver las llaves
85
Recoger objetos perdidos
86
Archivar documentos de competición
87
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas del juradocant. 3
Mesas para el públicocant. 12
Sillascant. 330
Sillas plegables para el juradocant. 6
Mostrador de recepción
Percheros para camerinoscant. 4
Atriles de músicacant. 80
Sillas de escritorio para el juradocant. 3

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Iluminación del escenariocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Impresora
Walkie-talkiescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Micrófono de mano

Vajilla

Vasoscant. 350
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 50
Platoscant. 350
Tenedores de postrecant. 350
Pinzas para servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 100

Cocina

Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 12
Placas refrigerantescant. 6

Decoración

Banner de competición
Banderascant. 8
Mantelescant. 15
Arreglos floralescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Bannerscant. 4

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de enviar el formulario de inscripción. Debe explicar las categorías, los criterios de valoración, la duración de cada actuación y el procedimiento para resolver empates; cambiarlo después puede obligar a contactar de nuevo con todas las asociaciones.
Confirma al jurado antes de publicar la convocatoria y reserva una mesa y una silla de trabajo por miembro. Calcula también un espacio tranquilo para que puedan revisar los formularios de competición sin interrupciones.
Pide el programa musical junto con la inscripción y fija una fecha límite al menos 2 semanas antes del concurso. Así puedes comprobar la duración total, ordenar las actuaciones y detectar a tiempo las necesidades de atriles, micrófonos o cambios de escenario.
Haz una prueba completa del equipo de sonido el día anterior o como mínimo 2 horas antes de recibir al público. Comprueba la mesa de mezclas, los micrófonos, los altavoces, la iluminación, los cables y las alfombrillas para cables; los alargadores y las regletas suelen olvidarse hasta el montaje.
Asigna los voluntarios por funciones y por franjas horarias, no solo por nombre. Reserva una persona para recepción, otra para acompañar a las agrupaciones y otra para coordinar el escenario; prepara además las tarjetas con nombres, la señalización y el plan de trabajo impreso antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones de un concurso de música de viento?: Ábrelas entre 6 y 8 semanas antes del concurso y fija el cierre al menos 2 semanas antes. Necesitarás ese margen para comprobar participantes, recopilar el programa musical y preparar el orden de actuación.
¿Cuándo hay que confirmar al jurado?: Confirma a todos los miembros del jurado antes de enviar las invitaciones públicas, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Como mínimo, deben estar cerrados 3 semanas antes para poder imprimir formularios y organizar sus mesas.
¿Cuánto tiempo hay que reservar para montar el escenario y el sonido?: Reserva al menos 2 horas para el montaje y una prueba completa antes de que llegue el público. Si el concurso incluye varias agrupaciones, atriles, micrófonos y cambios de escenario, añade 1 hora adicional de margen.
¿Cuándo hay que enviar la información de aparcamiento y el programa?: Envía la información de aparcamiento entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas el horario definitivo. Publica el programa en línea como mínimo 5 días antes y lleva una copia impresa para recepción y coordinación.

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