Zo organiseer je een blaasmuziekwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, locatie en het reglement. Daarna leg je de inschrijving vast, bevestig je de jury en verzamel je per vereniging het muziekprogramma en de deelnemersaantallen. Plan vervolgens de zaalindeling, techniek, vrijwilligers en communicatie in één draaiboek. Vooral jurytafels, podium, geluidsinstallatie, parkeerinformatie en dieetwensen worden vaak te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum bevestigen
- 2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
- 3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 4
Juryleden benaderen
- 5
Juryleden bevestigen
- 6
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier versturen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Muziekprogramma verzamelen
2 personen
- 10
Deelnemersaantallen controleren
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Jurytafels reserveren
- 15
Podium reserveren
- 16
Geluidsinstallatie reserveren
- 17
Prijzen en oorkondes bestellen
- 18
Promotietekst maken
- 19
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 20
Programma online publiceren
- 21
Parkeerinformatie versturen
- 22
Draaiboek afdrukken
- 23
Bewegwijzering maken
2 personen
- 24
Wedstrijdformulieren afdrukken
- 25
Naamkaartjes maken
- 26
Boodschappen doen
2 personen
- 27
Prijzen ophalen
- 28
Sleutels en toegang regelen
- 29
Instrumentenstalling bepalen
2 personen
- 30
EHBO-materialen controleren
- 31
Podium opbouwen
4 personen
- 32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 33
Jurytafels plaatsen
2 personen
- 34
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 35
Deelnemersruimte inrichten
3 personen
- 36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
- 40
Versiering ophangen
2 personen
- 41
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 42
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
- 43
Oorkondes klaarleggen
- 44
Techniek testen
3 personen
- 45
Podiumlicht testen
2 personen
- 46
Sanitair controleren
- 47
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
- 48
Briefing podiumteam geven
2 personen
Event
- 49
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 50
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 51
Programma uitdelen
2 personen
- 52
Publiek ontvangen
3 personen
- 53
Inmarschema bewaken
2 personen
- 54
Optredens aankondigen
- 55
Instrumenten op podium begeleiden
3 personen
- 56
Muzieklessenaars klaarzetten
2 personen
- 57
Microfoons bedienen
2 personen
- 58
Juryformulieren uitdelen
- 59
Juryformulieren innemen
- 60
Jury begeleiden
- 61
Koffie en thee serveren
2 personen
- 62
Hapjes serveren
2 personen
- 63
Dranken bijvullen
2 personen
- 64
Afvalbakken legen
2 personen
- 65
Sanitair tussentijds controleren
- 66
Fotomoment begeleiden
- 67
Uitslag controleren
2 personen
- 68
Prijzen uitreiken
3 personen
- 69
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 70
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 71
Podium en stoelen afbreken
5 personen
- 72
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 73
Catering opruimen
3 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Koelboxen legen
2 personen
- 76
Afval verzamelen
3 personen
- 77
Zaal schoonmaken
4 personen
- 78
Sanitair schoonmaken
2 personen
- 79
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
- 80
Versiering verwijderen
2 personen
- 81
Geleende materialen verzamelen
2 personen
- 82
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
- 83
Podium retourneren
2 personen
- 84
Sleutels terugbrengen
- 85
Verloren voorwerpen verzamelen
- 86
Wedstrijdstukken archiveren
- 87
Uitslag publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Jurytafelsaantal 3
- Publiekstafelsaantal 12
- Stoelenaantal 330
- Klapstoelen juryaantal 6
- Ontvangstbalie
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 80
- Jurybureaustoelenaantal 3
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Podiumverlichtingaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
- Laptop
- Printer
- Portofoonsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Handmicrofoon
Servies
- Glazenaantal 350
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 50
- Bordenaantal 350
- Gebaksvorkjesaantal 350
- Opscheptangenaantal 8
- Koffielepelsaantal 100
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Koelplatenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdspandoek
- Vlaggenaantal 8
- Tafelkledenaantal 15
- Bloemstukkenaantal 4
- Naamkaartjesaantal 30
- Bannersaantal 4
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur het inschrijfformulier uiterlijk 8 weken voor de wedstrijd en sluit de aanmeldingen op een vaste datum. Controleer daarna per vereniging het aantal muzikanten en de benodigde speeltijd.
- Bevestig de jury minimaal 6 weken vooraf en leg vast welke formulieren, tafels, stoelen en verlichting zij nodig hebben. Reserveer jurytafels en klapstoelen niet pas na het maken van de zaalindeling.
- Maak de zaalindeling op basis van podium, publiek, jury en wisselruimte. Houd ook ruimte vrij voor muzieklessenaars, kleedkamerrekken, de ontvangstbalie en kabelmatten rond de geluidsinstallatie.
- Wijs vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf taken en tijden toe. Plan aparte mensen voor ontvangst, begeleiding van verenigingen, podiumwissels, catering, parkeren en het aanspreekpunt met portofoon.
- Publiceer het programma zodra de speeltijden definitief zijn en stuur parkeerinformatie en dieetvragen tegelijk uit. Druk draaiboek, wedstrijdformulieren, naamkaartjes en bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor af; test laptop, printer, microfoons en mengpaneel dan ook.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een blaasmuziekwedstrijd?
- Begin minimaal 4 maanden vooraf met datum, locatie en reglement. Leg jury en verenigingen uiterlijk 8 weken voor de wedstrijd vast, zodat programma en zaalindeling nog haalbaar blijven.
- Wanneer moet je verenigingen uitnodigen voor een blaasmuziekwedstrijd?
- Stuur de uitnodiging en het inschrijfformulier ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Geef verenigingen minstens 3 weken om aan te melden en vraag daarna direct het muziekprogramma en de deelnemersaantallen op.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een blaasmuziekwedstrijd?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor deelnemersbegeleiding, 1 voor podiumwissels, 1 voor catering en 1 coördinator per wedstrijdbaan of zaal. Plan daarnaast een reserve van 2 personen voor pauzes en uitval.
- Wanneer regel je de geluidsinstallatie voor een blaasmuziekwedstrijd?
- Reserveer podium, geluidsinstallatie, mengpaneel, microfoons en luidsprekers uiterlijk 6 weken vooraf. Test alle kabels, stekkerdozen, verlengkabels en microfoonstatieven de dag voor de wedstrijd en wijs op de wedstrijddag één technisch aanspreekpunt aan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!