Einen Bier-und-Speisen-Abend richtig organisieren

Bei einem Bier-und-Speisen-Abend entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort und Teilnehmerzahl fest, danach Biere und passende Speisen. Bestellungen, Ernährungswünsche und Allergene müssen früh geklärt werden, während Kühlung, Vorbereitung und Aufbau erst kurz vor dem Abend anstehen. Plane außerdem genug Zeit für Kennzeichnung, Verkostungsstation und das Bereitstellen von Geschirr und Gläsern ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Brauereien und Biere auswählen
2 Personen
3
Speisenkombinationen zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Bierbestellung aufgeben
8
Geschirr und Gläser reservieren
9
Speisekarte und Bierkarte erstellen
10
Allergene pro Gericht erfassen
11
Tischanordnung festlegen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
14
Geschirr und Gläser abholen
2 Personen
15
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
16
Biere prüfen und etikettieren
2 Personen
17
Biere kalt stellen
2 Personen
18
Vorräte und Allergene bereitstellen
2 Personen
19
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
20
Saucen und Marinaden vorbereiten
2 Personen
21
Dessert vorbereiten
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Tischwäsche und Platzsets auslegen
2 Personen
24
Gläser und Geschirr bereitstellen
3 Personen
25
Bierverkostungsstation einrichten
2 Personen
26
Kalte Speisen anrichten
3 Personen
27
Warme Gerichte vorbereiten
3 Personen
28
Kaffee- und Teebereich einrichten
29
Namensschilder und Bierkarten auslegen
30
Beleuchtung und Musik testen
2 Personen

Event

31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Willkommensbier ausschenken
2 Personen
33
Bier-Speisen-Runde eins servieren
4 Personen
34
Bier-Speisen-Runde zwei servieren
4 Personen
35
Bier-Speisen-Runde drei servieren
4 Personen
36
Bier-Speisen-Runde vier servieren
4 Personen
37
Bier-und-Speisen-Runde fünf servieren
4 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Geschirr zwischendurch abräumen
2 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
41
Letzte Runde und Abschluss ankündigen
42
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
44
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
45
Kühlboxen und Geräte reinigen
2 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
47
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
48
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
49
Geschirr und Gläser zurückgeben
2 Personen
50
Abfallcontainer zurückstellen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 45
BuffetischeAnz. 3
TischwäscheAnz. 9
StehtischeAnz. 4

Geschirr

BiergläserAnz. 100
WassergläserAnz. 50
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 4
AuflaufformenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

BierkartenständerAnz. 8
NamensschilderAnz. 50
SpeisekartenAnz. 8
TischdekorationAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Wischmopp und EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort, Bierauswahl und Einladungen. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche vor der Bestellung zu erfassen.
Plane pro Gast mehrere kleine Probierportionen statt nur eines großen Gerichts. Ordne jedem Bier eine Speise zu und halte Allergene direkt beim jeweiligen Gericht fest.
Gib die Bierbestellung spätestens 7 bis 10 Tage vorher auf. Prüfe bei der Lieferung jede Sorte, etikettiere die Flaschen und stelle nur so viel kalt, wie die Kühlboxen oder Kühlschränke tatsächlich aufnehmen.
Erledige haltbare Einkäufe einige Tage vorher und frische Zutaten am Veranstaltungstag. Saucen, Marinaden, Dessert sowie geschnittenes Gemüse kannst du teilweise am Vortag vorbereiten.
Baue Tische, Sitzplätze und die Verkostungsstation mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Stelle Bierkarten, Wasser- und Biergläser getrennt bereit und halte Allergene sowie Vorräte für das Service-Team griffbereit.

Häufige Fragen

Wie viel Bier braucht man für einen Bier-und-Speisen-Abend?: Rechne für den ersten Abendabschnitt mit etwa 2 bis 3 kleinen Probiergläsern pro Person. Zusätzlich solltest du pro Gast ungefähr 0,5 bis 1 Liter Wasser einplanen, da mehrere Biersorten verkostet werden.
Wie früh muss man das Bier für den Abend bestellen?: Bestelle das Bier idealerweise 7 bis 10 Tage vorher. Bei besonderen Sorten oder größeren Mengen solltest du 2 bis 3 Wochen Vorlauf einplanen und die Lieferung direkt nach Erhalt kontrollieren.
Wann sollte man das Essen für einen Bierabend vorbereiten?: Haltbare Bestandteile, Saucen, Marinaden und Desserts kannst du am Vortag vorbereiten. Gemüse und andere frische Zutaten erledigst du am Veranstaltungstag, etwa 3 bis 5 Stunden vor Beginn.
Wie viele Gläser braucht man pro Person bei einer Bierverkostung?: Plane mindestens ein Bierglas pro Person plus 10 bis 20 Prozent Reserve ein. Wenn mehrere Biere gleichzeitig ausgeschenkt werden, sind 2 bis 3 Gläser pro Person praktischer, damit der Geschmack nicht vermischt wird.

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