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Benefiz-Barbecue organisieren: die komplette Checkliste

Ein Benefiz-Barbecue braucht neben Essen und Grill vor allem klare Zuständigkeiten und eine einfache Spendenmöglichkeit. Lege zuerst Datum, Ort und Spendenziel fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen prüfst du Einkauf, Kühlung und Wetter. Am Veranstaltungstag müssen Zelte, Tische, Grill, Buffet, Spendenstelle, Toiletten und Abfallbehälter rechtzeitig bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Ziel und Spendemethode festlegen

    2 Personen

  • Partyzelt und Tische reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige den Aufgaben zuordnen

    2 Personen

  • Spendenplakat und QR-Code erstellen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Fleisch und vegetarische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Soßen und Brot bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck sortieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Ort und Untergrund überprüfen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Grill und Arbeitstische aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Spendenstelle einrichten

    2 Personen

  • Toiletten- und Abfallstellen kontrollieren

Event

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Getränke ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Salate und Brot servieren

    2 Personen

  • Barbecuegerichte zubereiten

    3 Personen

  • Grillgerichte servieren

    3 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Letzte Spenden bearbeiten

    2 Personen

  • Grill sicher löschen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien trocknen und inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Spendenbetrag überweisen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 6

Ausstattung

  • GrillfestAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 5
  • AluschalenAnz. 10
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50
  • Spendentafel
  • QR-Code-SchildAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Bodenabzieher

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Spendenmethode spätestens mit dem Versand der Einladungen. Ein gut sichtbares Spendenplakat und ein QR-Code-Schild sollten am Buffet und an der Spendenstelle stehen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestätige die Anmeldungen anschließend gesammelt. So kannst du Fleisch, vegetarische Produkte und Beilagen passend einkaufen.
  • Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag spontan: Teile die Freiwilligen vorher festen Aufgaben zu und reserviere Festzelt, Tische und Stühle rechtzeitig.
  • Kühle Fleisch und vegetarische Produkte getrennt und stelle Getränke erst kurz vor Beginn vollständig kalt. Kühlboxen und Kühlelemente solltest du bereits beim Einkauf einplanen.
  • Prüfe die Wettervorhersage und den Untergrund spätestens am Vortag. Zelte, Beleuchtung, Verlängerungskabel, Abfallstellen und Toiletten müssen auch bei wechselhaftem Wetter erreichbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefiz-Barbecue planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Spendenmethode und Reservierungen. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche einplanen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefiz-Barbecue?
Plane mindestens 1 Helfer für Anmeldung und Spendenstelle, 2 bis 3 für Grill und Ausgabe sowie 2 für Buffet, Nachschub und Abfall ein. Bei größeren Gruppen solltest du zusätzlich 2 Personen für Aufbau und Abbau einteilen.
Wann sollte man das Essen für ein Benefiz-Barbecue vorbereiten?
Gemüse, Salate, Soßen und Brot kannst du am Vortag vorbereiten und gekühlt lagern. Fleisch und vegetarische Produkte bleiben bis zum Veranstaltungstag gekühlt; Getränke stellst du einige Stunden vor Beginn kalt.
Was muss am Tag des Benefiz-Barbecues zuerst aufgebaut werden?
Beginne etwa 3 Stunden vor dem Start mit Festzelt, Tischen und Stühlen. Danach folgen Grill, Arbeitstische, Beleuchtung, Buffet und Spendenstelle; die letzte Kontrolle von Toiletten, Abfall und Kühlung erfolgt spätestens 30 Minuten vor Beginn.

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