Checklist voor een goede doelen barbecue organiseren
Een goede doelen barbecue vraagt om meer dan vlees inkopen en een barbecue aansteken. Je regelt tegelijk de donatiemethode, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, koeling en de inrichting van het terrein. Begin met datum, locatie en doel, en werk daarna toe naar boodschappen, opbouw en ontvangst. Met deze checklist zie je wat je vooraf vastlegt, wat je in de laatste dagen voorbereidt en welke praktische zaken op de dag zelf snel vergeten worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Doel en donatiemethode bepalen
2 personen
Partytent en tafels reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
Donatiebord en QR-code maken
Aanmeldingen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
Sauzen en brood klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek sorteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Barbecue en werktafels plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet en donatiepunt inrichten
2 personen
Toilet- en afvalpunten controleren
Event
Barbecue aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Salades en brood serveren
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Barbecuegerechten serveren
3 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
Apparatuur
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Mengkommenaantal 5
- Aluminium bakjesaantal 10
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 50
- Donatiebord
- QR-codebordaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Vloertrekker
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de donatiemethode uiterlijk bij het versturen van de uitnodigingen vast. Zet zowel een duidelijk donatiebord als een QR-codebord bij het buffet, zodat bezoekers niet hoeven te vragen waar ze kunnen geven.
- Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappenlijst definitief maakt. Houd vlees en vegetarische producten gescheiden gekoeld en gebruik aparte tangen om verwisseling bij het buffet te voorkomen.
- Plan voor de opbouw minstens 2 uur vóór de eerste gasten arriveren. Zet eerst partytenten, tafels en werkplekken neer; hang verlichting en decoratie pas daarna op.
- Controleer de weersverwachting en de ondergrond uiterlijk 24 uur vooraf. Een partytent, verlengkabels en verlichting werken alleen goed als je vooraf weet waar ze veilig en droog kunnen staan.
- Zet dranken enkele uren vóór aanvang koud in koelboxen met koelelementen. Sorteer herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek per uitgiftepunt en plaats afvalbakken direct naast het buffet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelen barbecue organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, doel en donatiemethode. Verstuur de uitnodigingen daarna en gebruik de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en materiaal.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelen barbecue?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per vaste taakgroep: ontvangst en donaties, barbecue, buffet, drankjes en opruimen. Voor een groep van ongeveer 30 gasten zijn 6 tot 8 vrijwilligers praktisch, zodat niemand de hele tijd op één plek hoeft te blijven.
- Wanneer moet ik boodschappen doen voor een goede doelen barbecue?
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vlees, vegetarische producten en andere gekoelde ingrediënten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet alles direct gekoeld weg en bereid groenten en salades zo kort mogelijk vóór de barbecue.
- Hoe richt ik een goede doelen barbecue overzichtelijk in?
- Maak vier zones: ontvangst met donatiebord en QR-code, buffet, barbecue met werktafel en drankpunt. Houd minimaal 1 meter loopruimte tussen tafels en zet afvalbakken en het toiletpunt zichtbaar maar niet midden in de rij.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!