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Barista-Workshop organisieren: die Checkliste

Ein Barista-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Kaffeemaschinen und Bohnen. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Arbeitsplätze und die Technik so planen, dass alle Teilnehmenden gleichzeitig üben können. Prüfe früh, ob Maschinen, Mühlen, Waagen und Geschirr vorhanden sind, und richte die Stationen vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zur fertigen Präsentation vor Ort.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Kaffeemaschinen reservieren

  • Kaffeebohnen und Zubehör reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Programm und Arbeitsblätter erstellen

  • Rezeptkarten drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Ausrüstung und Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen frisch verpacken

  • Getränke kühlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Arbeits­tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeemaschinen anschließen

    2 Personen

  • Mühlen und Waagen einstellen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen mit Materialien ausstatten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial bereitlegen

  • Probeshots und Milch prüfen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • Kaffeebohnen und Mahlgrad erklären

  • Espresso vorführen

  • Teilnehmer Espresso zubereiten lassen

    3 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Milchschaum demonstrieren

  • Cappuccino üben lassen

    3 Personen

  • Gebäck und Snacks servieren

    2 Personen

  • Latte Art demonstrieren

  • Latte Art üben lassen

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kaffeesatz und Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten und leeren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Werktafeln reinigen

    2 Personen

  • Raum fegen und wischen

    2 Personen

  • Materialien zählen und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • EspressomaschinenAnz. 3
  • KaffeemühlenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • Filterkaffeeautomat
  • Digitale WaagenAnz. 6
  • Barista-ThermometerAnz. 6
  • MilchaufschäumkannenAnz. 8
  • TampermattenAnz. 6
  • TamperstationenAnz. 6
  • KnockboxenAnz. 3
  • WasserfilterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • Projektor

Geschirr

  • EspressotassenAnz. 30
  • Cappuccino-TassenAnz. 30
  • WassergläserAnz. 30
  • TeegläserAnz. 24
  • TeelöffelAnz. 30
  • TortenplattenAnz. 30
  • GebäckgabelnAnz. 30
  • ServierplattenAnz. 4

Küche

  • MessbecherAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2

Präsentation

  • NamensschilderAnz. 24
  • ArbeitsblätterAnz. 24
  • RezeptkartenAnz. 24

Reinigung

  • SpülwannenAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbeckenAnz. 3
  • Bodenwischer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Ort mindestens 4 Wochen vorher und reserviere dann sofort die Espressomaschinen, Mühlen und das übrige Zubehör. So bleibt Zeit, fehlende Ausstattung zu ersetzen.
  • Öffne die Anmeldung frühzeitig und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen. Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und verschicke die Teilnahmebestätigung spätestens 3 Tage vor dem Workshop.
  • Plane pro Arbeitsstation genügend Platz für Maschine, Mühle, Waage, Tampermatte und Knockbox ein. Bei mehreren Gruppen sollten die Stationen mindestens 30 Minuten vor Beginn vollständig ausgestattet sein.
  • Kontrolliere Bohnen, Wasserfilter, Tassen und Verlängerungskabel anhand der Einkaufsliste. Frisch verpackte Kaffeebohnen und gekühlte Getränke solltest du erst kurz vor dem Termin bereitstellen.
  • Bereite Rezeptkarten, Arbeitsblätter und Namensschilder spätestens am Vortag vor. Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vorher, damit Maschinen, Mühlen und Waagen eingestellt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Barista-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du den Ort bestätigen, Maschinen reservieren, die Anmeldung öffnen und fehlende Ausstattung beschaffen.
Wie viele Kaffeemaschinen brauche ich für einen Barista-Workshop?
Das hängt von der Gruppengröße und dem Ablauf ab. Plane eine eigene Arbeitsstation pro 3 bis 4 Personen ein und prüfe, ob jede Station eine Maschine, Mühle und Waage erhält.
Wann soll ich die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche abfragen?
Frage beides direkt bei der Anmeldung ab. Schließe die Liste spätestens 3 Tage vor dem Workshop, damit du Getränke, Gebäck und Arbeitsmaterialien passend vorbereiten kannst.
Wie viel Zeit brauche ich zum Aufbau eines Barista-Workshops?
Rechne mit mindestens 60 Minuten vor Beginn. Darin enthalten sind das Aufstellen der Tische, der Anschluss der Maschinen, das Einstellen von Mühlen und Waagen sowie die Vorbereitung der Präsentationsmaterialien.

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