Checklist baristaworkshop organiseren

Een baristaworkshop staat of valt met voorbereiding op meerdere werkstations tegelijk. Regel eerst datum, locatie, machines en inschrijvingen; werk daarna het programma, de materialen en de deelnemerscommunicatie uit. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opstelling, goed afgestelde molens en voldoende ruimte rond water, stroom en afval. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen en de workshop stap voor stap klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Koffiemachines reserveren
Koffiebonen en benodigdheden reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Programma en werkbladen maken
Receptkaarten printen
Naamkaartjes voorbereiden
Apparatuur en servies controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen vers verpakken
Dranken koelen
Locatie openen
2 personen
Werktafels opstellen
3 personen
Stoelen en ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Koffiemachines aansluiten
2 personen
Molens en weegschalen instellen
2 personen
Werkstations voorzien van materialen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
Proefshots en melk controleren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Koffiebonen en maling uitleggen
Espresso demonstreren
Deelnemers espresso laten bereiden
3 personen
Pauzedrankjes bijvullen
Melk opschuimen demonstreren
Cappuccino laten oefenen
3 personen
Gebak en snacks serveren
2 personen
Latte art demonstreren
Latte art laten oefenen
3 personen
Vragenronde begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Koffieresten en afval verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen en legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Werktafels schoonmaken
2 personen
Ruimte vegen en dweilen
2 personen
Materialen tellen en inpakken
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Espressomachinesaantal 3
Koffiemolensaantal 4
Waterkokersaantal 2
Filterkoffiezetter
Digitale weegschalenaantal 6
Barista thermometersaantal 6
Melkopschuimkannenaantal 8
Tampermattenaantal 6
Tamperstationsaantal 6
Knockboxenaantal 3
Waterfiltersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Projector

Servies

Espressokopjesaantal 30
Cappuccinokopjesaantal 30
Waterglazenaantal 30
Theeglazenaantal 24
Lepeltjesaantal 30
Gebaksbordjesaantal 30
Gebaksvorkjesaantal 30
Serveerplateausaantal 4

Keuken

Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2

Presentatie

Naamkaartjesaantal 24
Werkbladenaantal 24
Receptkaartenaantal 24

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Vloermop

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle niet pas op de workshopdag. Test espressomachines, molens, waterkokers, weegschalen en stekkerdozen vooraf, zodat je nog een vervanging kunt regelen als iets ontbreekt.
Maak per werkstation een vaste materiaalset. Leg bijvoorbeeld tampermat, tamperstation, knockbox, melkopschuimkan en maatbeker bij elkaar; dat voorkomt zoeken zodra de deelnemers beginnen.
Houd bij de inschrijvingen niet alleen namen bij, maar ook dieetwensen en bevestigingen. Stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de workshop, met aanvangstijd en locatie.
Zet koffiebonen pas kort voor de workshop klaar en verpak ze per oefening of recept. Controleer tegelijk of alle receptkaarten, werkbladen en naamkaartjes geprint zijn.
Reserveer op de opstelling ruimte voor natte spullen, gebruikte koffiepucks en servies. Plaats afvalbakken, waterpunt en afwasbenodigdheden vóór de deelnemers binnenkomen, niet tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een baristaworkshop organiseren?: Leg locatie, datum en koffiemachines bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de workshop.
Hoeveel werkstations heb ik nodig voor een baristaworkshop?: Reken op 1 werkstation per 2 tot 4 deelnemers, afhankelijk van het aantal machines en begeleiders. Houd daarnaast minimaal 1 aparte ontvangsttafel en 1 koffie- en theepunt vrij.
Wanneer moet ik koffiebonen voor een baristaworkshop klaarzetten?: Verpak de bonen enkele dagen vooraf per oefening en bewaar ze goed afgesloten. Zet de benodigde hoeveelheden op de workshopdag klaar, zodat deelnemers niet met open voorraad werken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor werktafels, stoelen, apparatuur, stroom, servies en presentatiemateriaal. Neem extra tijd als meerdere espressomachines en molens afzonderlijk moeten worden ingesteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.