Organiser un atelier barista sans rien oublier

Un atelier barista demande plus qu’une machine à espresso et quelques paquets de café. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les recettes, le matériel de chaque poste et l’installation technique. Cette checklist te guide dans l’ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle t’aide aussi à repérer les oublis fréquents : prises électriques, eau, moulins, balances, tasses adaptées et fiches imprimées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver des machines à café
Réserver les grains de café et le matériel
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation aux participants
Préparer le programme et les fiches d’exercices
Imprimer les fiches recettes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier le matériel et la vaisselle
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Emballer des grains de café frais
Refroidir les boissons
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables de travail
3 personnes
Installer les chaises et la table d’accueil
2 personnes
Brancher les machines à café
2 personnes
Installer les moulins et les balances
2 personnes
Approvisionner les postes de travail en matériel
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer le matériel de présentation
Vérifier les doses d’essai et le lait
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme de l'atelier
Présenter les grains de café et la mouture
Présenter un espresso
Faire préparer des espressos aux participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons de pause
Faire une démonstration de mousse de lait
Faire pratiquer le cappuccino
3 personnes
Servir les pâtisseries et les snacks
2 personnes
Démontrer le latte art
Faire pratiquer le latte art
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Récupérer le marc de café et les déchets
2 personnes
Éteindre et vider le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les tables de travail
2 personnes
Balayer et laver la pièce
2 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 24
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Machines à espressoqté 3
Moulins à caféqté 4
Bouilloiresqté 2
Cafetière à café filtre
Balances numériquesqté 6
Thermomètres de baristaqté 6
Pichets à mousse de laitqté 8
Tapis de tassageqté 6
Stations de tamperqté 6
Knockboxenqté 3
Filtres à eauqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Projecteur

Vaisselle

Tasses à espressoqté 30
Tasses à cappuccinoqté 30
Verres à eauqté 30
Verres à théqté 24
Petites cuillèresqté 30
Assiettes à pâtisserieqté 30
Fourchettes à gâteauqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Verres doseursqté 6
Saladiersqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2

Présentation

Badges nominatifsqté 24
Feuilles de travailqté 24
Fiches recettesqté 24

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 3
Serpillière

Catering

Courses

Conseils

Confirme le lieu et la date avant d’ouvrir les inscriptions, puis indique une heure d’arrivée permettant d’installer les tables, les chaises et l’accueil avant le premier participant.
Prévois un poste de travail complet par groupe : machine ou accès à la machine, moulin, balance, tapis de tassage, station de tamper, knockbox et pichet à mousse de lait.
Vérifie l’alimentation électrique au moins quelques jours avant : les machines, moulins, bouilloires, ordinateur et projecteur peuvent nécessiter plusieurs multiprises et rallonges.
Imprime les fiches recettes et exercices avant le jour J, puis prépare les badges nominatifs et la liste actualisée des participants à la table d’accueil.
Garde le café fraîchement emballé jusqu’à l’installation et prépare séparément le point café-thé, les verres d’eau et la vaisselle de dégustation pour éviter les allers-retours pendant l’atelier.

Questions fréquentes

Comment organiser un atelier barista ?: Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions et recueille les besoins alimentaires. Prépare ensuite le programme, les recettes et le matériel, avant d’installer les postes de travail et les machines le jour de l’atelier.
Combien de temps faut-il pour installer un atelier barista ?: Prévois au moins 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, les machines, les moulins, les balances et le matériel de présentation. Ajoute du temps si les machines doivent être branchées, remplies et testées sur place.
Quel matériel faut-il pour un atelier barista ?: Il faut notamment des machines à espresso, moulins, balances numériques, bouilloires, thermomètres, pichets à mousse de lait, tapis de tassage et knockboxen. Prévois aussi les tasses, verres, petites cuillères, plateaux et rallonges nécessaires à chaque activité.
Quand envoyer les confirmations aux participants ?: Envoie la confirmation dès que les inscriptions sont traitées et que la liste des participants est à jour. Une relance 3 à 5 jours avant l’atelier permet de rappeler l’horaire, le lieu et les éventuels besoins alimentaires signalés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.