Eine Ballettaufführung von der Planung bis zum Applaus organisieren

Bei einer Ballettaufführung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Zuerst stehen Termin, Saal und Programm fest, danach folgen Probenplan, Besetzung und technische Anforderungen. Parallel kümmerst du dich um Einladungen, Anmeldungen und Catering. In der letzten Woche werden Kostüme, Requisiten, Musikdateien, Sitzplätze und Helfer verbindlich geprüft, damit am Tag der Aufführung nur noch aufgebaut und durchgeführt werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum bestätigen
2
Aufführungsprogramm festlegen
2 Personen
3
Probenplan erstellen
2 Personen
4
Künstler und Begleiter bestätigen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Catering reservieren
9
Programm drucken lassen
10
Poster und Wegweiser erstellen
2 Personen
11
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
13
Kostüme prüfen
2 Personen
14
Kostüme waschen und reparieren
2 Personen
15
Requisiten inventarisieren
2 Personen
16
Publikumsaufteilung festlegen
17
Freiwillige einteilen
18
Erste-Hilfe-Material prüfen
19
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
20
Publikumsinformationen versenden
21
Einkaufsliste prüfen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Kostüme bereitlegen
3 Personen
24
Location reinigen
3 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Dekor und Beschilderung anbringen
3 Personen
27
Requisiten hinter die Bühne bringen
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Catering vorbereiten
3 Personen
30
Technik und Musik testen
3 Personen
31
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
32
Programme und Tickets bereitlegen
2 Personen
33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
34
Catering und Geschirr bereitstellen
3 Personen
35
Tanzfläche und Spielfläche prüfen
3 Personen
36
Generalprobe durchführen
8 Personen
37
Pausenverpflegung bereitstellen
2 Personen

Event

38
Künstler empfangen
2 Personen
39
Kostüme verteilen
3 Personen
40
Künstler zum Umziehen schicken
2 Personen
41
Publikum begrüßen
4 Personen
42
Tickets und Programmhefte verteilen
3 Personen
43
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
44
Aufführung begleiten
5 Personen
45
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Pause ankündigen
48
Publikum im Anschluss begleiten
3 Personen
49
Abendvorstellung vorbereiten
5 Personen
50
Abendpublikum empfangen
4 Personen
51
Abendprogramm verteilen
3 Personen
52
Abendvorstellung begleiten
5 Personen
53
Empfang nach der Vorstellung betreuen
4 Personen
54
Künstler bedanken
2 Personen
55
Kostüme einsammeln
3 Personen
56
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Abfall sammeln
3 Personen
59
Dekoration entfernen
3 Personen
60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Raum aufräumen
5 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Umkleiden reinigen
2 Personen
64
Kostüme auslüften
2 Personen
65
Kostüme verstauen
2 Personen
66
Übrig gebliebenes Catering aufbewahren
2 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Programme und Poster aufräumen
70
Ort gründlich reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 4
PausentischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 80
KuchenplattenAnz. 130
GabelnAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Musikplayer
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8
LED-BühnenstrahlerAnz. 4

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 10
ProgrammständerAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 140

Kleidung

KostümhüllenAnz. 30
KleideretikettenAnz. 40
KleiderdampferAnz. 2
SpiegelAnz. 2
Make-up-SpiegelAnz. 8
Kostüm-AufbewahrungsboxenAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6

Büro

TicketboxenAnz. 2
StiftesetsAnz. 4
KlemmbrettmappenAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Besetzung fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Anfangszeit, Dauer und mögliche Pausen verlässlich kommunizieren und Änderungswünsche früh auffangen.
Plane die Proben rückwärts vom Aufführungstermin. Setze mindestens einen vollständigen Durchlauf mit Musik, Kostümen, Requisiten und Beleuchtung an, statt nur einzelne Tänze zu üben.
Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Musikplayer, Mikrofone, Verlängerungskabel, Steckdosen und Ersatzbatterien sollten spätestens eine Woche vorher gemeinsam getestet werden.
Kontrolliere Kostüme und Requisiten in einer festen Liste. Waschen, Reparaturen und das Bereitlegen nach Auftrittsreihenfolge gehören spätestens am Vortag erledigt, damit niemand nach einem fehlenden Teil suchen muss.
Plane den Publikumsbereich mit konkreten Zuständigkeiten: Sitzordnung, Einlass, Wegweisung, Zugänglichkeit und Erste-Hilfe-Material müssen vor dem Aufbau geklärt sein. Tische, Stühle und Abfallbehälter stellst du erst nach diesem Plan auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ballettaufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung laufen, damit Catering und Sitzplätze planbar sind.
Wann sollte der Probenplan für eine Ballettaufführung fertig sein?: Erstelle den Probenplan spätestens 6 Wochen vor dem Termin. Der letzte vollständige Durchlauf mit Musik, Kostümen und Technik sollte innerhalb der letzten 7 Tage stattfinden.
Was muss man eine Woche vor der Ballettaufführung prüfen?: Prüfe Musikdateien, Technik, Kostüme, Requisiten, Helfer, Sitzplan und Publikumsinformationen. Catering, Drucksachen und offene Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls bestätigt sein.
Wie plant man den Aufbau am Tag der Ballettaufführung?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühne, Sitzplätze, Tische, Beleuchtung, Technik und Beschilderung ein. Eine verantwortliche Person sollte vor dem Einlass einen 30-minütigen Endcheck durchführen.

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