Einkaufsliste für ein B2B-Matchmaking

Bei einem B2B-Matchmaking brauchst du mehr als Tische und Namensschilder: Die Gespräche müssen schnell starten, der Abgleichplan griffbereit sein und Technik sowie Verpflegung funktionieren. Plane Matchtische, Registrierung, Getränke, Geschirr und Präsentationstechnik anhand der Teilnehmerzahl. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Ladestationen, gekühlte Waren oder sortierte Matchkarten. Diese Einkaufsliste hilft dir, alles rechtzeitig zu beschaffen und am Empfang gebündelt bereitzulegen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MatchtischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 72
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12

Geschirr

WeingläserAnz. 90
WassergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 75
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KühlmattenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
FrischhaltefolieAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
ServierschalenAnz. 16
BrotkörbeAnz. 8
GewürzbehälterAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 72
TischnummernAnz. 12
StiftehalterAnz. 12
WimpelketteAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-PapierAnz. 8
StifteAnz. 24
Post-it-BlöckeAnz. 20
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 80
KlemmbretterAnz. 6
WegweiserAnz. 10
TischschilderAnz. 20
AusweishüllenAnz. 80
LanyardsAnz. 80
KontaktkartenAnz. 200
SpielkartenAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 80
AnmeldelistenAnz. 4
PfeilaufkleberAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
TischnummernkartenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Catering

WasserkannenAnz. 10
Kaffee-UrneAnz. 2
TeedosenAnz. 4
BuffettellerAnz. 10
GetränkekistenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
ServiettenhalterAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
EiskübelAnz. 3
GetränkespenderAnz. 3
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Teebeutel - 150 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zuckersticks - 200 Stück
- Süßstoff - 100 Stück
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Minibrötchen - 120 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Ciabatta - 8 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Hummus - 1,5 Kilo
- Pesto - 4 Gläser
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Beerenmix - 2 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Salzstangen - 6 Tüten
- Cracker - 8 Packungen
- Reissalat - 5 Kilo
- Nudelsalat - 5 kilo
- Kartoffelsalat - 4 Kilo
- Gemischter grüner Salat - 5 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 4 kilo
- Falafel - 3 Kilo
- Hähnchenspieße - 5 Kilo
- Miniquiches - 120 Stück
- Brötchen - 80 Stück
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Chilisauce - 2 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Mini-Brownies - 80 Stück
- Mini-Fruchtgebäck - 80 Stück
- Zartbitterschokolade - 1 Kilo
- Kekse - 8 Packungen
- Diätfreundliche Desserts - 12 Stück
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Reinigungsschwämme - 6 Stück
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 4 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
Getränkegläser für den EmpfangAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
MilchkännchenAnz. 8
ZuckerschälchenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
EtikettenhalterAnz. 20
ThermosflaschenAnz. 4
TablettsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
GummihandschuheAnz. 6

Tipps

Plane pro Gespräch mindestens einen Matchtisch und zwei Stühle ein. Ergänze Bistrotische und Hocker nur dort, wo kurze Gespräche oder Wartezeiten vorgesehen sind.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasser zusätzlich zu Kaffee bereit und kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn.
Bestelle Gläser, Tassen, Teller und Besteck mit etwa 10 Prozent Reserve. Bei mehreren Cateringzeiten brauchst du außerdem Servierteller und Servierzangen für jede Ausgabe.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vorher: Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mikrofonständer müssen zusammenpassen. Plane pro benötigtem Anschluss ein Verlängerungskabel und halte eine Ladestation am Registrierungstisch bereit.
Sortiere Namensschilder, Programmhefte und Matchkarten vor dem Öffnen der Location nach Teilnehmerliste. Lege Kühlboxen, Kühlmatten und Lebensmittelboxen für empfindliche Waren bereit, damit nichts ungekühlt herumsteht.

Häufige Fragen

Wie viele Matchtische brauche ich für ein B2B-Matchmaking?: Plane pro gleichzeitig stattfindendem Match einen Matchtisch mit zwei Stühlen. Wenn zum Beispiel 20 Gespräche parallel stattfinden, brauchst du 20 Matchtische und mindestens 40 Stühle.
Wie viele Getränke brauche ich für ein B2B-Matchmaking?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte zusätzlich zu Kaffee und anderen Getränken jederzeit verfügbar sein.
Wann muss ich Namensschilder und Matchkarten vorbereiten?: Drucke Namensschilder, Programmhefte und Matchkarten spätestens am Vortag. Sortiere sie danach nach der finalen Teilnehmerliste und bündele das Registrierungsmaterial mindestens 60 Minuten vor Einlass.
Welche Technik brauche ich für ein B2B-Matchmaking?: Für Präsentationen gehören mindestens Laptop, Beamer und Projektionsleinwand dazu; für Anmoderationen brauchst du Funkmikrofone, Lautsprecher und einen Mikrofonständer. Prüfe alle Geräte und Kabel spätestens 24 Stunden vor Beginn.

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