Qué necesitas para organizar un emparejamiento B2B
Un emparejamiento B2B necesita más que mesas y café: los participantes deben poder registrarse, encontrar su mesa y seguir el programa sin interrupciones. La lista reúne el mobiliario, la vajilla, el equipo técnico y los utensilios de cocina que conviene tener preparados. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de asistentes, no de las inscripciones iniciales. Reserva al menos una jornada para hacer la compra y deja las bebidas frías antes de abrir el espacio.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de emparejamientocant. 12
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 72
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Copas de vinocant. 90
- Vasos para aguacant. 90
- Tazas de cafécant. 75
- Platoscant. 90
- Cubiertoscant. 90
- Platos de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Memorias USBcant. 3
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
- Bandejas de comidacant. 12
- Film transparentecant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Bandejas de servircant. 16
- Cestas de pancant. 8
- Recipientes de especiascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 16
- Arreglos floralescant. 8
- Portanombrescant. 72
- Números de mesacant. 12
- Portalápicescant. 12
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Canaletas para cablescant. 10
- Pizarras de rotafoliocant. 4
- Papel para rotafoliocant. 8
- Rotuladorescant. 24
- Bloc de Post-itcant. 20
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Portapapelescant. 6
- Paneles de señalizacióncant. 10
- Carteles de mesacant. 20
- Fundas para acreditacionescant. 80
- Lanyardscant. 80
- Tarjetas de contactocant. 200
- Cartas de emparejamientocant. 160
- Folletos del programacant. 80
- Listas de registrocant. 4
- Pegatinas de flechascant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Tarjetas con números de mesacant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Catering
- Jarras de aguacant. 10
- Urna de cafécant. 2
- Cajas de técant. 4
- Platos de buffetcant. 10
- Cajas de bebidascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
- Porta-servilletascant. 8
- Sacacorchoscant. 2
- Abridores de botellascant. 3
- Cubiterascant. 3
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 150 unidades
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Pajitas de azúcar - 200 unidades
- Edulcorantes - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger ale - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Minibocadillos - 120 piezas
- Pan integral - 8 panes
- Ciabatta - 8 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Pesto - 4 frascos
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Crema vegetariana para untar - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mezcla de frutos rojos - 2 kilo
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Palitos salados - 6 bolsas
- Crackers - 8 paquetes
- Ensalada de arroz - 5 kilos
- Ensalada de pasta - 5 kilo
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Ensalada mixta verde - 5 kilos
- Verduras a la parrilla - 4 kilos
- Falafel - 3 kilo
- Brochetas de pollo - 5 kilo
- Miniquiches - 120 unidades
- Bocadillos - 80 unidades
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Salsa chili - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Mini brownies - 80 unidades
- Mini tartaletas de frutas - 80 unidades
- Chocolate puro - 1 kilo
- Galletas - 8 paquetes
- Postres aptos para dietas - 12 unidades
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas de limpieza - 6 unidades
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 6 flacons
- Copas para la recepcióncant. 100
- Cucharillas de cafécant. 80
- Jarras de lechecant. 8
- Azucareroscant. 8
- Dispensadores de servilletascant. 8
- Portaetiquetascant. 20
- Botellas térmicascant. 4
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Guantes de gomacant. 6
Consejos
- Prepara una mesa de registro independiente y coloca allí las tarjetas de nombre, el programa y el material de inscripción. Así no bloqueas las mesas de emparejamiento durante la llegada.
- Calcula una silla por participante y una mesa de emparejamiento por cada conversación simultánea. Añade entre un 5 % y un 10 % de sillas si el espacio lo permite.
- Para cada asistente, cuenta al menos un vaso de agua, una taza de café y un plato; suma un 10 % de vajilla adicional para roturas, cambios y proveedores que se incorporen tarde.
- Comprueba el equipo técnico el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas. Deja una estación de carga accesible para evitar que los teléfonos apagados interrumpan los contactos.
- Recibe los productos refrigerados el mismo día o como máximo 24 horas antes, y enfría las bebidas varias horas antes de la apertura. Agrupa termos, teteras, bandejas y pinzas de servir junto a la zona del buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un emparejamiento B2B?
- Calcula una silla por participante que esté sentado en una conversación al mismo tiempo. Si esperas 60 asistentes, prepara al menos 60 sillas y añade entre 3 y 6 unidades de reserva.
- ¿Cuánta vajilla debo comprar para un evento B2B?
- Cuenta una unidad por persona de vasos para agua, tazas, platos y cubiertos, y añade un 10 % de margen. Para 50 asistentes, prepara aproximadamente 55 unidades de cada pieza de uso individual.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con el portátil, el proyector, los micrófonos y los altavoces conectados. Repite una comprobación rápida al abrir el espacio, al menos 60 minutos antes de la llegada.
- ¿Cuándo tengo que enfriar las bebidas y recibir la comida?
- Recibe los productos refrigerados el mismo día o hasta 24 horas antes, según su conservación. Empieza a enfriar las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la apertura y confirma las cantidades de catering antes de cerrar la lista de participantes.
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