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Checkliste für eine gelungene Ausstellungseröffnung

Eine Ausstellungseröffnung braucht mehr als gehängte Kunstwerke und Getränke. Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen, Catering und Technik organisierst. In den letzten Tagen zählen eine vollständige Gästeliste, geprüfte Etiketten und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was bei einer Ausstellungseröffnung häufig zu spät bedacht wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Kunstwerke und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Öffnungszeiten mit dem Veranstaltungsort bestätigen

  • Catering und Getränke reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Presse und geladene Gäste ansprechen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm- und Wegweiser erstellen

  • Kunstwerk-Etiketten prüfen

    2 Personen

  • Preis- und Verkaufsinformationen drucken

  • Redner und Eröffnungsrede bestätigen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Snacks einkaufen

    2 Personen

  • Kunstwerke sicher transportieren

    3 Personen

  • Saal komplett freiräumen

    2 Personen

  • Ausstellungswände kontrollieren

    2 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    3 Personen

  • Skulpturen und Objekte aufstellen

    3 Personen

  • Kunstwerkbeschriftungen aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung auf Kunstwerke richten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Hintergrundmusik einstellen

  • Toiletten- und Publikumsbereiche prüfen

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Teambriefing geben

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Gäste zur Ausstellung begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede ankündigen

  • Eröffnungsrede halten

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Verkaufsinformationen bereitstellen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Musik und Empfang abschließen

Nachbereitung

  • Cateringreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke abdecken

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kunstwerke zurückstellen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • HockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 120
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Kabelloser LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LeiterAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • MessbänderAnz. 2
  • DrahtzangeAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • KlebestreifenAnz. 4
  • BilderhakenAnz. 40
  • PflanzendekorationAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • FotorahmenständerAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Registrierung

  • KlemmbrettmappenAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammflyerAnz. 150
  • Kasse oder Geldkasse
  • Kartenterminal
  • Besucherbuch

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set
  • KabelmattenAnz. 8
  • NitrilhandschuheAnz. 2

Tipps

  • Bestätige Öffnungszeiten, Aufbauzeit und Abbaufrist des Veranstaltungsorts spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Plane für das Aufhängen und Ausrichten der Kunstwerke mindestens einen halben Tag ein.
  • Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Eröffnung und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Bitte um Rückmeldung bis 7 Tage vorher, damit du Gästeliste, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig fertigstellen kannst.
  • Drucke Kunstwerk-Etiketten sowie Preis- und Verkaufsinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Namen, Titel, Maße und Preise mindestens 3 Tage vorher direkt neben den jeweiligen Werken.
  • Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser, Kaffee und alkoholfreie Optionen ein. Frische Snacks kaufst du am selben Tag oder höchstens 1 Tag vorher, damit sie appetitlich bleiben.
  • Lege für Reden und Musik einen kurzen Ablauf mit Uhrzeiten fest und teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor Einlass. Eine Leiter, ein Werkzeugkoffer, Messbänder und Klebestreifen gehören beim Aufbau griffbereit in den Raum, nicht ins Auto.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Ausstellungseröffnung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Raumaufteilung, Programm und Gästeliste. Einladungen gehen meist 4 bis 6 Wochen vor dem Termin raus; die endgültige Planung steht etwa 7 Tage vorher.
Wie viele Getränke braucht man für eine Ausstellungseröffnung?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bei 50 Gästen sind das etwa 100 bis 150 Getränke, zusätzlich zu Wasser, Kaffee und alkoholfreien Getränken.
Wann sollte man die Kunstwerke bei einer Ausstellungseröffnung aufhängen?
Der Aufbau sollte mindestens einen halben Tag vor dem Einlass beginnen, bei vielen Werken besser am Vortag. Plane danach noch 1 bis 2 Stunden für Beleuchtung, Etiketten und einen Rundgang zur Kontrolle ein.
Wann verschickt man Einladungen zur Ausstellungseröffnung?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor der Eröffnung. So bleibt genug Zeit für die endgültige Gästeliste, Namensschilder und besondere Ernährungswünsche.

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