Checklist pour organiser l’ouverture d’une exposition

Une ouverture d’exposition se prépare en plusieurs temps : programmation, œuvres, invitations, accueil et installation dans la salle. Ce plan rassemble 71 tâches et 54 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails de dernière minute. Commencez par fixer la date et les horaires avec le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le catering et la mise en place. Les derniers jours servent surtout à vérifier les œuvres, les étiquettes, le matériel technique et le parcours des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les œuvres et l’agencement de la salle
2 personnes
Confirmer les horaires d’ouverture avec le lieu
Réserver le catering et les boissons
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter la presse et les invités
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer le programme et les panneaux de direction
Vérifier les étiquettes des œuvres d’art
2 personnes
Imprimer les informations sur les prix et les ventes
Confirmer les intervenants et le mot d'ouverture
Composer la sélection musicale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des amuse-bouches frais
2 personnes
Acheminer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Libérer entièrement la salle
2 personnes
Vérifier les panneaux d’exposition
2 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Installer les sculptures et les objets
3 personnes
Accrocher les étiquettes des œuvres d’art
2 personnes
Diriger l’éclairage sur les œuvres d’art
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Régler la musique d'ambiance
Vérifier les toilettes et les espaces publics
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accompagner les invités à l’exposition
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Annoncer le mot d’ouverture
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Fournir les informations de vente
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Clôturer la musique et l’accueil

Suivi

Emballer les restes du traiteur en toute sécurité
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Couvrir les œuvres d'art
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre les œuvres en place
3 personnes
Inventorier le matériel
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte sans filqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Échelleqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 2
Pince à filqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Bandes adhésivesqté 4
Crochets pour tableauxqté 40
Décoration végétaleqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Supports pour cadres photoqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Inscription

Chemises à pinceqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 120
Flyers du programmeqté 150
Caisse ou caisse à argent
Terminal de paiement
Livre d'or

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8
Gants en nitrileqté 2

Conseils

Fixez la date, le programme et les horaires d’ouverture avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour les réponses, les besoins alimentaires et la liste définitive des invités.
Préparez les informations visiteurs en même temps que les invitations : formulaire d’inscription, badges nominatifs, programme et panneaux de direction. Les demandes alimentaires arrivent souvent tard ; regroupez-les avant de confirmer le catering.
Vérifiez les œuvres avant leur acheminement, puis libérez entièrement la salle avant l’installation. Prévoyez une échelle, des mètres rubans, des boîtes à outils, des rallonges et des multiprises pour éviter les improvisations sur place.
Contrôlez chaque étiquette d’œuvre et imprimez séparément les informations sur les prix et les ventes. Cette vérification doit être terminée avant l’accrochage, quand les corrections deviennent plus difficiles.
Réservez les boissons et le catering assez tôt, puis achetez les amuse-bouches frais au dernier moment possible. Pour le service, vérifiez les verres, verres à vin, tasses, assiettes, couverts, plateaux et pinces avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une ouverture d’exposition ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, contacter la presse et les intervenants, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver le catering.
Quand envoyer les invitations pour une ouverture d’exposition ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’ouverture, avec un formulaire d’inscription. Établissez la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant afin de préparer les badges et d’ajuster les quantités de boissons.
Quand installer les œuvres dans la salle ?: Installez les œuvres après avoir libéré et vérifié entièrement la salle, généralement 1 à 2 jours avant l’ouverture. Gardez ensuite quelques heures pour contrôler l’accrochage, les sculptures, les panneaux et les étiquettes.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une ouverture d’exposition ?: Pour le premier verre d’accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le profil des invités. Prévoyez aussi de l’eau, du café et du thé avec les verres, tasses, thermos ou machines nécessaires.

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