Eine Audaxrit Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Audaxrit entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung an Start, Kontrollpunkten und Ziel. Lege zuerst Datum, Route und Startort fest und prüfe danach Risiken, Genehmigungen und Versicherungsfragen. Anschließend organisierst du Anmeldung, Helfer, Kontrollstellen und Material. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Teilnehmerdaten, Wetter, GPX-Datei, Startnummern und Verpflegung zusammenzubringen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Startort bestätigen
- 3
Route auf Verkehrsrisiken prüfen
2 Personen
- 4
Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
- 5
Wegbeschreibung erstellen
- 6
GPX-Datei erstellen
- 7
Genehmigungen prüfen
- 8
Versicherungsdaten prüfen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldeformular öffnen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Kontrollposten besetzen
2 Personen
- 15
Reservierungen vornehmen
- 16
Route vor Ort erkunden
2 Personen
- 17
Startliste schließen
- 18
Teilnehmerinformationen versenden
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Routenhinweise aktualisieren
- 21
Startnummern vorbereiten
2 Personen
- 22
Kontrollkarten vorbereiten
2 Personen
- 23
Pakete pro Kontrollpunkt zusammenstellen
2 Personen
- 24
Fahrräder und Auto prüfen
2 Personen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 27
Routenunterlagen bereitstellen
- 28
Startgelände inspizieren
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Start- und Zielfahne aufstellen
2 Personen
- 32
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 33
Kontrollpunkte einrichten
6 Personen
- 34
Beleuchtung und Strom testen
2 Personen
- 35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Event
- 37
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 38
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 39
Fahrrad- und Sicherheitscheck durchführen
2 Personen
- 40
Streckenbriefing geben
2 Personen
- 41
Start registrieren
3 Personen
- 42
Kontrollposten besetzen
6 Personen
- 43
Kontrollkarten abstempeln
6 Personen
- 44
Wasser und Sportgetränke verteilen
4 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Wegweiser prüfen
2 Personen
- 48
Teilnehmer telefonisch unterstützen
2 Personen
- 49
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
- 50
Finisher begrüßen
2 Personen
- 51
Finisher-Abzeichen ausgeben
2 Personen
- 52
Abweichungen und Vorfälle notieren
- 53
Letzte Teilnehmende rückmelden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 55
Kontrollposten abbauen
6 Personen
- 56
Startgelände abbauen
4 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Gelände reinigen
3 Personen
- 59
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
- 60
Bestände zählen
2 Personen
- 61
Materialien trocken lagern
2 Personen
- 62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Routenunterlagen archivieren
- 64
Teilnehmerdaten sicher wegräumen
- 65
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- PowerbanksAnz. 6
- MobiltelefoneAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- FahrradpumpenAnz. 4
- Basis-FahrradwerkzeugAnz. 4
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 120
- KegelAnz. 24
- WarnwestenAnz. 20
- StartnummernAnz. 180
- StartnummernhalterAnz. 180
- KontrollkartenAnz. 180
- StempelAnz. 8
- ZielmarkierungenAnz. 180
- FahrradständerAnz. 12
- ErsatzschläucheAnz. 20
- Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 10
- BatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- TassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaraffeAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- Thermobehälter für SpeisenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 20
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- RettungsdeckenAnz. 20
- SicherheitswestenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 8
Papierwaren
- RoutenpläneAnz. 200
- StifteAnz. 30
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 300
- KlemmbretterAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Startliste spätestens einige Tage vor der Fahrt. Dann kannst du Startnummern, Kontrollkarten und Verpflegung passend zur Teilnehmerzahl vorbereiten, statt am Veranstaltungstag nachzuzählen.
- Plane jeden Kontrollpunkt mit einer festen Besetzung und einem klaren Zeitfenster. Packe Karten, Stempel, Wasser, Becher und benötigte Werkzeuge je Station separat, damit niemand vor Ort zusammensuchen muss.
- Fahre die Route vorab vollständig oder in kritischen Abschnitten ab. Achte besonders auf Baustellen, unübersichtliche Kreuzungen und Stellen, an denen Wegweiser oder Warnwesten gebraucht werden.
- Verschicke Teilnehmerinformationen nicht erst am Vorabend. Sende Route, GPX-Datei, Startablauf, Kontrollpunkte und Hinweise zu Beleuchtung oder Reparaturen mindestens 3 bis 5 Tage vorher.
- Prüfe am Tag vor dem Start Wetter, Fahrzeuge und Stromversorgung. Lade Mobiltelefone und Powerbanks, teste Kaffeemaschinen und Wasserkocher und lege Fahrradpumpen, Ersatzschläuche sowie Basiswerkzeug griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Audaxrit organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Genehmigungsprüfung. Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Kontrollpunkte und grundlegende Versicherungsfragen geklärt sind.
- Wie viele Kontrollpunkte braucht eine Audaxrit?
- Das hängt von der Streckenlänge und den örtlichen Regeln ab. Plane an jeder Station genug Zeit für Stempel, Wasser und eine kurze Pause ein und lege die Positionen fest, bevor du die GPX-Datei und Wegbeschreibung fertigstellst.
- Wann muss die Startliste geschlossen werden?
- Schließe die Startliste idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Start. So bleiben genug Zeit für Startnummern, Kontrollkarten, Teilnehmerinformationen und die Aufteilung der Pakete auf die Kontrollpunkte.
- Was muss am Morgen der Audaxrit bereitliegen?
- Am Start sollten mindestens Startnummern, Halter, Kontrollkarten, Wegweiser, Mobiltelefone, Warnwesten, Fahrradpumpen und Basiswerkzeug bereitliegen. Stelle außerdem Tische, Sitzgelegenheiten, Getränke und Abfallbehälter vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer auf.
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