Eine Antiquitätenauktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Antiquitätenauktion entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort und Auktionsbedingungen fest, bevor du Verkäufer und Lose annimmst. Danach werden die Stücke kontrolliert, fotografiert, erfasst und mit Startpreisen versehen. Katalog, Einladungen und Anmeldungen folgen erst, wenn die Losdaten vollständig sind. Am Auktionstag brauchst du klare Wege für Registrierung, Präsentation, Gebote und Bezahlung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum festlegen
2
Auktionslocation reservieren
3
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
4
Verkäufer anmelden
2 Personen
5
Lose anmelden
2 Personen
6
Lose kontrollieren
3 Personen
7
Lose fotografieren
2 Personen
8
Auktionsdaten erfassen
2 Personen
9
Startpreise festlegen
3 Personen
10
Auktionskatalog gestalten
2 Personen
11
Katalog drucken lassen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Auktion online veröffentlichen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
17
Paddelnummern zuweisen
2 Personen
18
Verkäufer über die Bedingungen informieren
19
Catering-Reservierung bestätigen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Lose zur Location bringen
4 Personen
22
Lose nach Nummer sortieren
3 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Lose ausstellen
5 Personen
26
Loskarten platzieren
3 Personen
27
Losreihenfolge überprüfen
2 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Kasse einrichten
2 Personen
30
Auktionstisch einrichten
2 Personen
31
Tonanlage testen
2 Personen
32
Beleuchtung testen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
35
Snacks bereitstellen
2 Personen
36
Mitarbeiter einweisen
3 Personen

Event

37
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
38
Besucher registrieren
2 Personen
39
Paddles austeilen
2 Personen
40
Kataloge verteilen
41
Besichtigung begleiten
3 Personen
42
Auktion eröffnen
43
Auktionsbedingungen erläutern
44
Lose versteigern
2 Personen
45
Stände präsentieren
2 Personen
46
Gebote erfassen
2 Personen
47
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
48
Getränke servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks nachfüllen
2 Personen
51
Tische zwischendurch aufräumen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
53
Kasse bedienen
2 Personen
54
Abrechnungen erstellen
2 Personen
55
Zahlungen abwickeln
2 Personen
56
Parzellen an Käufer übergeben
4 Personen
57
Nicht verkaufte Lose markieren
2 Personen
58
Paddles einsammeln
59
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Lose verpacken
4 Personen
61
Lose sicher verwahren
3 Personen
62
Kasse abschließen
2 Personen
63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
64
Tonanlage abbauen
2 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Abfall entsorgen
2 Personen
69
Materialien prüfen
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Nicht abgeholte Lose nachverfolgen
2 Personen
72
Verkäufer abrechnen
2 Personen
73
Zahlungsbelege an Käufer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 120
Auktionstisch
Registrierungstisch
Kassatisch
BieterständeAnz. 8
PräsentationsplattenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
KartenterminalAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laminiergerät
HandscannerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 4
LichtständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
TablettsAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
TischläuferAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
LoskartenständerAnz. 100
Paddle-NummernAnz. 120
InfotafelnAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 10
AnmeldeschilderAnz. 2
Temporäre NamensschilderAnz. 120

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Lose mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Auktionstermin ein. Kontrolliere Zustand, Nummer und Angaben jedes Stücks, bevor du den Katalog gestaltest.
Fotografiere jedes Los aus mindestens 2 Perspektiven und speichere die Bilder direkt unter der Losnummer. So vermeidest du Verwechslungen beim Katalog und bei der Präsentation.
Vergib die Paddelnummern vor dem Einlass und halte die Zahlungsart am Kassatisch sichtbar fest. Ein Kartenterminal sollte vor Beginn getestet werden, nicht erst nach dem ersten Zuschlag.
Sortiere die Lose am Veranstaltungstag in aufsteigender Reihenfolge und stelle sie nach Nummern aus. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein.
Prüfe die Technik 30 Minuten vor Beginn: Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Drucker, Scanner und Verlängerungskabel. Zusätzliche Beleuchtung an Präsentationsplatten verhindert, dass kleine Details übersehen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Antiquitätenauktion organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Auktionsbedingungen. Die Lose sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin angemeldet und kontrolliert sein.
Wann muss der Auktionskatalog fertig sein?: Gestalte den Katalog erst, wenn alle Lose erfasst, fotografiert und mit Startpreisen versehen sind. Gib ihn idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Auktion in den Druck.
Wie lange dauert der Aufbau einer Antiquitätenauktion?: Für Tische, Stühle, Registrierung, Kasse und die Ausstellung der Lose solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Die Technik sollte zusätzlich 30 Minuten vor Beginn getestet werden.
Was braucht man für die Bezahlung bei einer Antiquitätenauktion?: Bereite mindestens eine klar kommunizierte Zahlungsart und einen separaten Kassatisch vor. Teste das Kartenterminal am Veranstaltungstag spätestens 30 Minuten vor dem Start und halte die Verkaufsbedingungen am Kassenbereich bereit.

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