Cómo organizar una subasta de antigüedades sin perder el control

Una subasta de antigüedades se organiza en este orden: fecha y lugar, condiciones, vendedores, lotes, catálogo, inscripciones y montaje. El trabajo más delicado no suele ser la puja, sino tener cada lote identificado, fotografiado y colocado en el orden correcto. También conviene cerrar pronto el método de pago, la comida y la información para vendedores. Sigue una secuencia fija y reserva tiempo para comprobar los datos antes de imprimir o publicar nada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la subasta
2
Reservar el lugar de la subasta
3
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
4
Registrar a los vendedores
2 personas
5
Registrar los lotes
2 personas
6
Comprobar los lotes
3 personas
7
Fotografiar las parcelas
2 personas
8
Registrar los datos del lote
2 personas
9
Determinar los premios de salida
3 personas
10
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
11
Mandar imprimir el catálogo
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar la subasta en línea
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Preparar el método de pago
2 personas
17
Asignar los números de paddle
2 personas
18
Informar a los vendedores sobre las condiciones
19
Confirmar la reserva del catering
20
Hacer la compra
2 personas
21
Llevar los lotes al lugar
4 personas
22
Ordenar los lotes por número
3 personas
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Exponer los lotes
5 personas
26
Colocar las tarjetas de lotes
3 personas
27
Comprobar el orden de los lotes
2 personas
28
Montar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar la caja
2 personas
30
Montar la mesa de subasta
2 personas
31
Probar el equipo de sonido
2 personas
32
Probar la iluminación
2 personas
33
Colgar señalización
2 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Preparar los aperitivos
2 personas
36
Instruir al personal
3 personas

Evento

37
Atender la mesa de registro
2 personas
38
Registrar a los visitantes
2 personas
39
Repartir paletas
2 personas
40
Repartir catálogos
41
Guiar la visita
3 personas
42
Abrir la subasta
43
Explicar las condiciones de la subasta
44
Subastar lotes
2 personas
45
Presentar lotes
2 personas
46
Registrar pujas
2 personas
47
Marcar los lotes vendidos
2 personas
48
Servir las bebidas
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer aperitivos
2 personas
51
Recoger las mesas entre usos
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
53
Atender la caja
2 personas
54
Preparar liquidaciones
2 personas
55
Procesar pagos
2 personas
56
Entregar los lotes a los compradores
4 personas
57
Marcar los lotes no vendidos
2 personas
58
Recoger las palas
59
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

60
Empaquetar los lotes
4 personas
61
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
62
Cerrar la caja
2 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Lavar la vajilla
2 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Comprobar los materiales
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Dar seguimiento a los lotes no recogidos
2 personas
72
Cobrar a los vendedores
2 personas
73
Enviar comprobantes de pago a los compradores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 120
Mesa de subasta
Mesa de registro
Mesa de caja
Estantes para lotescant. 8
Bandejas de presentacióncant. 12
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Laminadora
Escáner portátilcant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 4
Soportes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 6
Bandejascant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 6
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 10

Decoración

Mantelescant. 16
Manteles runnerscant. 16
Arreglos floralescant. 8
Soportes para carteles de lotescant. 100
Números de paddlecant. 120
Paneles informativoscant. 8
Señales de orientacióncant. 10
Carteles de inscripcióncant. 2
Etiquetas temporales con nombrecant. 120

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 24
Papeleracant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y las condiciones de la subasta. Deja las reglas por escrito antes de registrar vendedores: comisiones, pagos, retiradas y posibles incidencias deben estar claros desde el principio.
Cierra el inventario de lotes antes de preparar el catálogo. Para cada pieza, comprueba el número, la descripción, las medidas, el estado, el vendedor y al menos una fotografía; corregirlo después de imprimir multiplica el trabajo.
No esperes al día del evento para ordenar las piezas. Lleva los lotes con una identificación visible y colócalos por número en estantes o bandejas, dejando una mesa de registro y otra de caja separadas de la exposición.
Prepara las inscripciones y los números de paddle con antelación. Guarda los datos de contacto y las preferencias dietéticas en una lista única, y prueba el terminal de pago, el portátil y la impresora antes de abrir las puertas.
Calcula el montaje como una operación independiente. Reserva tiempo para mesas, sillas, iluminación, sonido y cables; una prueba de micrófono y altavoces antes de la llegada del público evita retrasos durante la presentación de los lotes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánto tiempo hay que preparar una subasta de antigüedades?: Empieza al menos 6 semanas antes si habrá catálogo impreso y varios vendedores. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, pagos, catering y transporte, no para corregir el inventario.
¿Cuándo se deben cerrar los lotes para una subasta?: Cierra el registro de lotes entre 3 y 4 semanas antes de la subasta. Así tendrás tiempo para comprobar cada pieza, hacer fotografías, fijar los precios de salida y preparar el catálogo.
¿Cómo se ordenan los lotes el día de la subasta?: Ordénalos por número de lote, de menor a mayor, y mantén esa numeración en el catálogo y en las etiquetas. Haz una comprobación final de 60 a 90 minutos antes de recibir al público para detectar piezas mal colocadas.
¿Qué método de pago conviene preparar para una subasta?: Prepara el terminal de pago y una alternativa por si falla la conexión o el dispositivo. Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y separa la mesa de caja de la mesa de registro para evitar colas.

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