Zo organiseer je een animatiefilmfestival

Begin met de festivaldatum, de locatie en de lengte van het programma. Daarna bepaal je hoeveel films, bezoekers en vertoningsblokken passen binnen de beschikbare zalen en techniek. Regel vertoningsrechten voordat je het programma publiceert en verzamel filmbestanden ruim op tijd. Test de volledige filmvolgorde met beamer, scherm, laptop, mediaspeler en geluid; op de festivaldag wil je geen ontbrekende kabel of niet-afspeelbaar bestand ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Films selecteren
3 personen
4
Vertoningsrechten controleren
2 personen
5
Filmbestanden verzamelen
2 personen
6
Locatie reserveren
2 personen
7
Zaalindeling bepalen
2 personen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Festival online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Bezoekersinformatie versturen
14
Gastsprekers bevestigen
2 personen
15
Presentatoren instrueren
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Programmafolders afdrukken
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Filmvolgorde testen
2 personen
20
Projectieapparatuur reserveren
2 personen
21
Catering bestellen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Koelproducten opslaan
2 personen
25
Apparatuur ophalen
2 personen
26
Locatiesleutels ophalen
27
Zalen openen
2 personen
28
Entree en bewegwijzering plaatsen
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Projectiescherm plaatsen
2 personen
32
Projector aansluiten
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Films technisch testen
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Lichtinstellingen testen
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Programmafolders klaarleggen
2 personen
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Toiletten controleren
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Teambriefing houden
8 personen

Event

46
Deuren openen
3 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Programmafolders uitdelen
2 personen
49
Opening presenteren
2 personen
50
Eerste film afspelen
2 personen
51
Filmpauze begeleiden
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee schenken
2 personen
55
Filmpresentaties aankondigen
56
Tweede film afspelen
2 personen
57
Publieksvragen begeleiden
2 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Derde film afspelen
2 personen
60
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
61
Publieksstemming uitdelen
2 personen
62
Publieksstemmen verzamelen
3 personen
63
Winnaar bekendmaken
2 personen
64
Prijs uitreiken
2 personen
65
Laatste film aankondigen
66
Laatste film afspelen
2 personen
67
Afscheid presenteren
2 personen
68
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

70
Catering opruimen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
74
Apparatuur uitschakelen
2 personen
75
Projectieapparatuur inpakken
2 personen
76
Zalen schoonmaken
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Decoratie verwijderen
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen
80
Apparatuur retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
82
Gevonden voorwerpen terugbrengen
83
Foto's en bestanden archiveren
84
Bezoekersbedankje versturen
85
Prijswinnaar informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Mediaspelersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Speakersaantal 4
Laptopladersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
Afstandsbedieningenaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Filmplakkatenaantal 12
Filmstrokenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Decoratieve filmklappersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Rolbannersaantal 3
Plakbandaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Schaaraantal 8
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalen met dekselaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Keukentangenaantal 4

Catering

Prullenbakkenaantal 8
Koffiepanelenaantal 3
Menubordenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Registratie

Naambadgehoudersaantal 150
Clipboardsaantal 8
Registratiemappenaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Wisselgeldkist
Stembussenaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Allesreinigeraantal 3
Glasreinigeraantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampenaantal 4
Kabelmarkeringenaantal 30
Antislipmattenaantal 6

Promotie

Promotiepostersaantal 30
Flyersaantal 500
Fotowand
Prijstrofee
Prijspakket

Kantoor

Printersaantal 2
Papieraantal 5
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Ordnersaantal 6
Enveloppenaantal 150
Nietmachinesaantal 3
Paperclipsaantal 2

Tips

Plan het programma in blokken van maximaal 90 minuten en houd per blok minstens 15 minuten vrij voor zaalwissel, vragen of een korte pauze. Zo lopen presentatoren en bezoekers minder snel achter op schema.
Controleer vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg per film vast wie toestemming geeft, welke versie je mag tonen en op welk apparaat het bestand getest is.
Test iedere film minstens 7 dagen vooraf op de uiteindelijke laptop, mediaspeler, beamer en het projectiescherm. Neem voor elk kritisch onderdeel een reserve mee, zoals HDMI-kabels, adapters, USB-sticks en batterijen.
Verwerk aanmeldingen dagelijks zodra de inschrijving opent en vraag dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het festival uit. Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf, met route, aanvangstijd, zaalindeling en registratie-instructies.
Maak het draaiboek niet alleen voor de organisatie, maar ook voor presentatoren en techniek. Print op de dag zelf minimaal 1 exemplaar per verantwoordelijke en wijs per zaal één persoon aan voor geluid, beeld en tijdsbewaking.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een animatiefilmfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en filmselectie. Regel vertoningsrechten en gastsprekers uiterlijk 8 weken vooraf; reserveer projectieapparatuur zodra de zaal vaststaat.
Hoeveel films passen in een animatiefilmfestival?: Plan per film ongeveer 10 tot 20 minuten voor de vertoning en reken daarnaast 15 minuten per programmawissel. Een programma van 3 uur bevat daardoor meestal 8 tot 12 korte films, afhankelijk van pauzes en inleidingen.
Wanneer moet je de filmbestanden en techniek testen?: Verzamel alle definitieve filmbestanden uiterlijk 14 dagen vooraf en test de volledige filmvolgorde minimaal 7 dagen vooraf. Doe op de festivaldag nog een korte controle van beeld, geluid, kabels en adapters.
Wanneer verstuur je bezoekersinformatie voor een animatiefilmfestival?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 dagen voor het festival. Vermeld daarin de starttijd, registratieplek, zaalindeling, bereikbaarheid en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.