Animationsfestival organisieren: So gelingt die Planung

Ein Animationsfestival braucht mehr als eine Auswahl guter Filme. Du planst mehrere Räume, Vorführtechnik, Workshops, Gastredner und Anmeldungen so, dass alles am Veranstaltungstag ineinandergreift. Beginne mit Datum, Programm und Raumaufteilung, kläre anschließend Filmrechte sowie technische Anforderungen und öffne erst danach die Anmeldung. In den letzten Tagen zählen geprüfte Dateien, geladene Geräte, vorbereitete Materialien und ein ausgedruckter Ablaufplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Filmrechte prüfen
4
Animationsfilme auswählen
3 Personen
5
Workshops zusammenstellen
3 Personen
6
Gastredner bestätigen
2 Personen
7
Technische Anforderungen anfragen
8
Programm auf der Website veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
12
Social-Media-Kampagne starten
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Workshop-Anmeldungen verteilen
2 Personen
16
Teilnehmerbestätigung versenden
17
Ablaufplan ausdrucken
18
Etiketten und Wegweiser drucken
2 Personen
19
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
20
Präsentationen sammeln
21
Workshop-Materialien vorbereiten
3 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Geräte aufladen
2 Personen
25
Filmtechnik testen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Räume kontrollieren
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Kinosaal einrichten
3 Personen
30
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
31
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
32
Animationswerk aufhängen
2 Personen
33
Projektoren anschließen
2 Personen
34
Musikanlage anschließen
2 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Filme pro Saal bereitstellen
2 Personen
37
Workshop-Software testen
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
40
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Türen öffnen
2 Personen
44
Besucher registrieren
3 Personen
45
Programm vorstellen
46
Eröffnungsfilm abspielen
2 Personen
47
Stop-Motion-Workshop begleiten
3 Personen
48
Workshop-Storyboard betreuen
2 Personen
49
Kurzfilme zeigen
2 Personen
50
Q&A mit dem Animator betreuen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Ausstellung betreuen
2 Personen
55
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
56
Abendfilme bereitstellen
2 Personen
57
Abendprogramm moderieren
58
Hauptfilm zeigen
2 Personen
59
Publikumspreis bekanntgeben
2 Personen
60
Abschlussfilm zeigen
2 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Geräte ausschalten
2 Personen
63
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Räume reinigen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Ausstellungswerke sicher verpacken
3 Personen
70
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
71
Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
74
Fotos und Dateien archivieren
75
Dankesnachricht versenden
76
Preisträger informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 140
BarhockerAnz. 8
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LaptopsAnz. 6
Blu-ray-PlayerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 6
USB-SticksAnz. 6
LautsprecherAnz. 4
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
KopfhörerAnz. 12
Kopfhörerverstärker
Stop-Motion-KamerasAnz. 8
StativeAnz. 8
LampensetsAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 160
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
ScherenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

FilmplakateAnz. 30
AusstellungswändeAnz. 8
BilderrahmenAnz. 20
LäuferAnz. 2
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Fotowand
WegweiserAnz. 20
NamensschilderAnz. 160
KlebestreifenAnz. 6
KorktafelnAnz. 4
PinnwandkartenAnz. 160

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Workshopmaterial

Stop-Motion-FigurenAnz. 40
ModellierkneteAnz. 12
ZeichenpapierAnz. 500
Storyboard-BlätterAnz. 180
BleistifteAnz. 180
BuntstifteAnz. 120
FilzstifteAnz. 120
RadiergummisAnz. 80
SchleifgeräteAnz. 20
Scheren für KinderAnz. 40
KlebestifteAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 20
BastelkartonAnz. 200
HintergrundtücherAnz. 8
AnimationsbücherAnz. 20

Registrierung

AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 40
ArmbänderAnz. 160
ProgrammhefteAnz. 180
StimmzettelAnz. 180
WahlurnenAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 6
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Räume mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Plane für jede Vorführung zusätzlich 15 Minuten Wechselzeit ein, damit Workshops, Gastbeiträge und Publikumswechsel nicht kollidieren.
Kläre die Filmrechte, bevor du Titel veröffentlichst oder Dateien herunterlädst. Bitte Gastredner und Technikverantwortliche spätestens 4 Wochen vorher um ihre Unterlagen und Anschlussanforderungen.
Teste jeden Film vollständig auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor, nicht nur den ersten Menübildschirm. Prüfe Bildformat, Ton, Untertitel und HDMI-Adapter mindestens 2 Tage vor dem Festival.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Workshop-Plätze, Ernährungsabfragen und Teilnahmebestätigungen vorbereitet sind. Teile die Workshop-Anmeldungen spätestens 3 Tage vorher auf die Räume und Gruppen auf.
Drucke Ablaufplan, Etiketten und Wegweiser am Vortag und lade alle Geräte über Nacht. Lege USB-Sticks, Ersatzkabel, Powerbanks und Kopfhörer an der Technikstation bereit, statt sie erst während des Einlasses zu suchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Animationsfestival planen?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 8 Wochen einplanen, bei mehreren Räumen oder Gastrednern besser 12 Wochen. Filmrechte, Raumreservierung und Technik gehören in die ersten 2 Wochen.
Wann muss ich die Filmrechte für ein Animationsfestival klären?: Kläre die Rechte vor der Veröffentlichung des Programms, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne bestätigte Vorführrechte solltest du keinen Film fest einplanen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Animationsfestival öffnen?: Öffne das Formular etwa 4 Wochen vor dem Festival, sobald Programm, Workshop-Plätze und Raumkapazitäten feststehen. Verschicke Teilnahmebestätigungen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
Wie früh muss man die Filmtechnik testen?: Führe einen vollständigen Techniktest mindestens 2 Tage vorher durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Bild und Ton. Plane pro Vorführraum 20 bis 30 Minuten für den finalen Test ein.

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