Ein Abschiedskonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Abschiedskonzert braucht zwei Pläne: einen für das Programm und einen für den Ablauf vor Ort. Kläre zuerst Datum, Ort, Musiker und Auftrittsplan, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Repertoire und Redetexte. In den letzten Tagen geht es vor allem um Technik, Catering, Dekoration und einen klaren Aufbauplan, damit Bühne, Buffet und Empfang rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Musiker bestätigen
- 7
Auftrittsplan festlegen
2 Personen
- 8
Repertoire und Noten zusammentragen
2 Personen
- 9
Redetexte vorbereiten
- 10
Dankesmoment vorbereiten
2 Personen
- 11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Verkehrs- und Parkinformationen teilen
- 14
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
- 15
Musikinstrumente prüfen
3 Personen
- 16
Dekoration vorbereiten
3 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Programme ausdrucken
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Kühlprodukte abholen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
4 Personen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 25
Bühne und Spielfläche freiräumen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Tische aufstellen
3 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 29
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 30
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 33
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 34
Programme bereitlegen
2 Personen
- 35
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
- 36
Musiker einspielen lassen
6 Personen
- 37
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 38
Besucher begrüßen
3 Personen
- 39
Programme ausgeben
2 Personen
- 40
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 41
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 42
Snacks servieren
4 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
- 45
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
- 46
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 47
Geschirr und Gläser einsammeln
3 Personen
- 48
Dankesrede halten
2 Personen
- 49
Letzten Konzertteil begleiten
3 Personen
- 50
Abschiedsgeschenk überreichen
3 Personen
- 51
Abschiedsfoto machen
2 Personen
- 52
Informellen Austausch moderieren
3 Personen
- 53
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Anlage ausschalten
2 Personen
- 55
Geräte abkoppeln
3 Personen
- 56
Dekoration entfernen
3 Personen
- 57
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Vorrat gekühlt lagern
2 Personen
- 62
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 63
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 64
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 66
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 130
- BuffetischeAnz. 6
- EmpfangstischeAnz. 2
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- NotenständerAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- KopfhörerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Fotowand
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 140
- GläserAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 80
- BestecksetsAnz. 140
Küche
- ServiertablettsAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
Catering
- ProgrammeAnz. 140
- NamensschilderAnz. 50
- Geschenkverpackung
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Tipps
- Lege den Auftrittsplan spätestens drei Wochen vorher fest. Plane neben den Musikbeiträgen auch Rede- und Dankeszeiten ein und halte die Reihenfolge schriftlich fest.
- Verschicke die Einladungen mindestens vier Wochen vor dem Konzert. Setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen, damit du Sitzplätze, Namensschilder und Cateringmengen berechnen kannst.
- Prüfe die Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Kabel und DI-Boxen mindestens eine Woche vorher gemeinsam mit den Musikern.
- Bereite Repertoire, Noten und Programme in ausreichender Zahl vor. Drucke etwa 10 Prozent mehr Programme als bestätigte Gäste und reserviere zusätzliche Exemplare für Musiker und Helfer.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Getränke sollten mindestens zwei Stunden vorher kalt stehen, Kühlprodukte kurz vor Beginn abgeholt werden und die Bühne beim Öffnen der Location vollständig frei sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Abschiedskonzert organisieren?
- Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbesetzung. Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
- Wann sollte man die Musiker für ein Abschiedskonzert bestätigen?
- Bestätige die Musiker möglichst sechs Wochen vorher. Der endgültige Auftrittsplan sollte spätestens drei Wochen vor dem Konzert stehen, damit Repertoire, Noten und Redebeiträge abgestimmt werden können.
- Wie viel Catering braucht man für ein Abschiedskonzert?
- Berechne die Mengen erst nach Ablauf der Rückmeldefrist, ungefähr 10 bis 14 Tage vorher. Plane zusätzlich rund 10 Prozent Reserve bei Snacks, Geschirr und alkoholfreien Getränken ein.
- Wann muss die Technik für ein Abschiedskonzert geprüft werden?
- Führe den vollständigen Technikcheck mindestens sieben Tage vorher durch. Am Veranstaltungstag sollte eine verantwortliche Person spätestens zwei Stunden vor dem Einlass Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Kabel testen.
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