Zo organiseer je een afscheidsconcert
Begin met de datum, locatie en muzikanten; pas daarna kun je uitnodigingen en het programma vastleggen. Werk vervolgens toe naar een concreet optredenschema, verzamelde partituren en korte spreekteksten voor het bedankmoment. Regel techniek en instrumenten ruim vooraf en controleer op de dag zelf vooral kabels, microfoons, speelruimte en laad- en losmogelijkheden. Met een tijdige inventarisatie van aanmeldingen en dieetwensen voorkom je tekorten bij de catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Muzikanten bevestigen
- 7
Optredenschema vastleggen
2 personen
- 8
Repertoire en partituren verzamelen
2 personen
- 9
Spreekteksten voorbereiden
- 10
Bedankmoment voorbereiden
2 personen
- 11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 12
Reserveringen maken
- 13
Verkeers- en parkeerinformatie delen
- 14
Technische benodigdheden controleren
2 personen
- 15
Muziekinstrumenten controleren
3 personen
- 16
Decoratie voorbereiden
3 personen
- 17
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 18
Programma's afdrukken
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Koelproducten ophalen
2 personen
- 21
Dranken koud zetten
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
4 personen
Event
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
- 25
Podium en speelruimte vrijmaken
3 personen
- 26
Stoelen opstellen
4 personen
- 27
Tafels opstellen
3 personen
- 28
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 29
Microfoons plaatsen
2 personen
- 30
Verlichting installeren
2 personen
- 31
Versiering ophangen
3 personen
- 32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 33
Servies klaarzetten
2 personen
- 34
Programma's klaarleggen
2 personen
- 35
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 36
Muzikanten laten inspelen
6 personen
- 37
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
- 38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 39
Programma's uitdelen
2 personen
- 40
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
- 41
Pauzedranken serveren
4 personen
- 42
Hapjes serveren
4 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
- 45
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
- 46
Dinerbuffet serveren
5 personen
- 47
Servies en glazen inzamelen
3 personen
- 48
Bedanktoespraak verzorgen
2 personen
- 49
Laatste concertdeel begeleiden
3 personen
- 50
Afscheidscadeau overhandigen
3 personen
- 51
Afscheidsfoto maken
2 personen
- 52
Informeel napraten begeleiden
3 personen
- 53
Laatste dranken serveren
2 personen
Nazorg
- 54
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 55
Apparatuur afkoppelen
3 personen
- 56
Decoratie verwijderen
3 personen
- 57
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Afval verzamelen
3 personen
- 60
Locatie schoonmaken
4 personen
- 61
Voorraad gekoeld bewaren
2 personen
- 62
Geleende spullen sorteren
2 personen
- 63
Apparatuur retourneren
2 personen
- 64
Meubilair retourneren
2 personen
- 65
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 66
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 130
- Buffettafelsaantal 6
- Receptietafelsaantal 2
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Muziekstandaardsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Hoofdtelefoonaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Fotowand
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Bordenaantal 140
- Glazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Besteksetsaantal 140
Keuken
- Serveerbladenaantal 12
- Schaaltjesaantal 16
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Catering
- Programma'saantal 140
- Naambadgesaantal 50
- Cadeauverpakking
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Tips
- Bevestig datum, locatie en muzikanten eerst. Stuur uitnodigingen pas daarna, zodat het programma en de praktische informatie niet opnieuw aangepast hoeven te worden.
- Plan techniek en repetitie niet op hetzelfde moment als de ontvangst. Controleer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, statieven, kabels en DI-boxen minimaal 7 dagen vooraf.
- Verzamel partituren en repertoire uiterlijk 2 weken voor het concert. Geef iedere muzikant daarna het definitieve optredenschema, zodat wissels en opstellingen duidelijk zijn.
- Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het concert. Bereken daarna catering, servies en koeling op basis van het werkelijke aantal gasten.
- Maak op de dag zelf minstens 2 uur vrij voor openen, laden en lossen, podiuminrichting en techniek. Zet dranken tijdig koud en controleer vóór binnenkomst van gasten de speelruimte en alle aansluitingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een afscheidsconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Leg het repertoire, de spreekteksten en het optredenschema uiterlijk 2 weken voor het concert vast.
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een afscheidsconcert?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdprogramma bevestigd zijn. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het concert om catering en dieetwensen definitief te berekenen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een afscheidsconcert op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, laden en lossen, het vrijmaken van podium en speelruimte en het aansluiten van de techniek. Plan extra tijd als meerdere instrumentgroepen of optredens wisselen.
- Wat controleer je vlak voor een afscheidsconcert?
- Controleer 60 minuten voor ontvangst de microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, kabels, muziekstandaards en instrumenten. Kijk ook of programma's, naambadges, stoelen, catering en koude dranken klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!