Cómo organizar un concierto de despedida sin improvisar

Un concierto de despedida combina actuaciones, palabras de agradecimiento, invitados y un servicio de comida y bebida. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma músicos, asistentes y necesidades técnicas antes de comprar nada. Con el programa definido puedes calcular el catering, preparar los materiales y distribuir el montaje. La mayoría de los problemas aparecen cuando se deja para el final el sonido, el acceso de carga o la información sobre aparcamiento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Redactar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar músicos
7
Fijar el programa de actuaciones
2 personas
8
Reunir repertorio y partituras
2 personas
9
Preparar los textos de intervención
10
Preparar el momento de agradecimiento
2 personas
11
Calcular las cantidades de catering
2 personas
12
Hacer reservas
13
Compartir información de tráfico y aparcamiento
14
Comprobar el material técnico
2 personas
15
Comprobar los instrumentos musicales
3 personas
16
Preparar la decoración
3 personas
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Imprimir programas
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger productos refrigerados
2 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
25
Despejar el escenario y el área de juego
3 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Conectar el equipo de sonido
3 personas
29
Colocar los micrófonos
2 personas
30
Instalar la iluminación
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Montar el buffet de catering
3 personas
33
Preparar la vajilla
2 personas
34
Preparar los programas
2 personas
35
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
36
Hacer que los músicos entren en calor
6 personas
37
Atender la recepción
2 personas
38
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
39
Repartir programas
2 personas
40
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
41
Servir bebidas del descanso
4 personas
42
Servir aperitivos
4 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
45
Preparar el bufé de cena
4 personas
46
Servir el bufé de cena
5 personas
47
Recoger vajilla y vasos
3 personas
48
Dar el discurso de agradecimiento
2 personas
49
Guiar la última parte del concierto
3 personas
50
Entregar el regalo de despedida
3 personas
51
Tomar foto de despedida
2 personas
52
Coordinar la charla informal posterior
3 personas
53
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

54
Apagar el sistema de sonido
2 personas
55
Desconectar el equipo
3 personas
56
Retirar la decoración
3 personas
57
Retirar sillas y mesas
5 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Recoger la basura
3 personas
60
Limpiar el lugar
4 personas
61
Mantener el stock refrigerado
2 personas
62
Clasificar los artículos prestados
2 personas
63
Devolver el equipo
2 personas
64
Devolver el mobiliario
2 personas
65
Repartir la comida sobrante
2 personas
66
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de recepcióncant. 2
Taburetescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Atrilescant. 12
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas DIcant. 4
Auricularescant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Mantelescant. 8

Vajilla

Platoscant. 140
Vasoscant. 160
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 140

Cocina

Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 16
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8

Catering

Programascant. 140
Credencialescant. 50
Envolver regalos
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el aforo previsto. Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas.
Define el programa antes de preparar textos, partituras e impresión. Reserva bloques concretos para las actuaciones, las intervenciones y el momento de agradecimiento, dejando unos minutos entre cada parte.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir el espacio: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables, cajas DI, atriles e instrumentos deben estar conectados y comprobados en el escenario.
Calcula el catering a partir de las confirmaciones, no de una estimación general. Compra los productos no perecederos con antelación, recoge los refrigerados cerca del evento y enfría las bebidas antes de la llegada de los invitados.
Planifica la logística de la entrada y del montaje con horas concretas. Despeja la zona de carga y descarga, prepara acreditaciones y programas, y comunica previamente las opciones de tráfico y aparcamiento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de despedida?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar músicos, enviar invitaciones, reunir repertorio, recoger inscripciones y resolver el sonido sin prisas.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de actuaciones?: Procura cerrarlo al menos 10 días antes. Así puedes preparar los textos de intervención, ordenar las partituras, imprimir los programas y hacer una prueba técnica con el repertorio definitivo.
¿Cuándo se deben comprar y enfriar las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Recoge los productos refrigerados el mismo día o el anterior y empieza a enfriar las bebidas varias horas antes de abrir el lugar.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?: Reserva como mínimo 2 horas para despejar el escenario, colocar instrumentos, atriles, micrófonos, altavoces y cableado. Añade 30 minutos para una prueba con los músicos y corregir niveles.

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