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Abschiedsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Abschiedsfeier wird übersichtlich, wenn du die Vorbereitung nach Fristen ordnest. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Catering, Reservierungen, Abschiedsbotschaften, Musik und die Präsentation mit Fotos. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan für Tische, Buffet, Fotowand und Technik.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Abschiedsbotschaften sammeln

    2 Personen

  • Musik zusammenstellen

  • Fotos für die Präsentation sammeln

    2 Personen

  • Programm abstimmen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekoration vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Rede ankündigen

  • Abschiedspräsentation abspielen

    2 Personen

  • Geschenk und Karte überreichen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte aufräumen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 10

Geschirr

  • TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierbesteckAnz. 10

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • Fotowand
  • FotorahmenAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 20
  • Willkommensschild

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis 10 Tage vor der Feier. So kannst du Cateringmengen und Sitzplätze auf Basis der tatsächlichen Anmeldungen festlegen.
  • Sammle Abschiedsbotschaften und Fotos spätestens 7 Tage vorher. Lege anschließend eine feste Reihenfolge für die Präsentation fest und speichere sie zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder Datenträger.
  • Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Kaufe haltbare Lebensmittel früher und erledige frische Einkäufe erst 1 bis 2 Tage vor der Feier.
  • Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Eine Präsentation sollte einmal vollständig mit Bild und Ton laufen, nicht nur der einzelne Start.
  • Komme mindestens 2 Stunden vor Beginn zur Location. Stelle zuerst Tische, Stühle und Buffettische auf, richte danach Geschirr, Besteck, Getränke, Dekoration und die Fotowand ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Abschiedsfeier einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist etwa 10 Tage vorher, damit Catering und Material rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Abschiedsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit ungefähr 2 bis 3 Getränken pro Person. Für die restliche Dauer ergänzt du Wasser, alkoholfreie Getränke sowie Kaffee und planst bei warmem Wetter eine zusätzliche Reserve ein.
Wann soll ich die Präsentation für die Abschiedsfeier testen?
Teste die Präsentation spätestens am Vortag vollständig mit Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Tonanlage. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest während des Aufbaus.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschiedsfeier?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Bei Fotowand, Dekoration, Buffet und Präsentation sind 3 Stunden realistischer, besonders wenn mehrere Personen erst vor Ort eintreffen.

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