Checklist para organizar una fiesta de despedida sin olvidos
Una fiesta de despedida necesita más coordinación de la que parece: invitados, preferencias alimentarias, catering, mensajes, fotos y una presentación que funcione a la primera. Empieza confirmando fecha y ubicación, y deja cerradas las reservas y las inscripciones con antelación. Después separa las compras no perecederas de los productos frescos y reserva tiempo para enfriar las bebidas. El día del evento, sigue un orden claro para montar mesas, buffet, decoración, sonido y proyección.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Hacer reservas
Recoger mensajes de despedida
2 personas
Seleccionar la música
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
Ajustar el programa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la decoración
2 personas
Preparar la presentación
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Anunciar el discurso
Reproducir la presentación de despedida
2 personas
Entregar el regalo y la tarjeta
2 personas
Servir el postre
3 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger el equipo
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 10
Vajilla
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 10
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 12
- Velas LEDcant. 20
- Cartel de bienvenida
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Portátil
- Proyector
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Regletascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las inscripciones al menos 3 semanas antes. Pide también las preferencias dietéticas en el mismo formulario para calcular el catering sin improvisar.
- Calcula las bebidas por tramos: cuenta con 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y opciones sin alcohol. Pon a enfriar las bebidas varias horas antes, no justo al abrir el lugar.
- Recoge los mensajes de despedida y las fotos con una fecha límite de 7 días antes. Así tendrás tiempo para ordenar la presentación y detectar quién todavía no ha enviado material.
- Compra los productos no perecederos entre 5 y 7 días antes y deja los frescos para las últimas 24 o 48 horas. Comprueba la lista de la compra después de confirmar las cantidades del catering.
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada de los invitados para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, preparar el buffet, colgar la decoración y montar el photocall. Prueba el sonido y la presentación completos antes de que empiece la fiesta.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una fiesta de despedida?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fiesta. Deja las inscripciones abiertas durante unos 10 días y fija una fecha límite para confirmar asistencia y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánta comida y bebida calcular para una fiesta de despedida?
- Usa el número final de inscritos para calcular el catering y añade un margen del 10 %. Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona; después, adapta la cantidad a la duración y al tipo de celebración.
- ¿Cuándo preparar la presentación de fotos y mensajes?
- Recoge fotos y mensajes hasta 7 días antes y prepara la presentación durante los días siguientes. Haz una prueba completa, con portátil, proyector, cable HDMI y sonido, como mínimo 2 horas antes del inicio.
- ¿Con cuánto tiempo montar una fiesta de despedida?
- Llega al lugar entre 90 y 120 minutos antes. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar el buffet, preparar la vajilla, colgar la decoración, instalar el photocall y probar los altavoces.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!