Checklist voor een goed georganiseerd afscheidsfeest
Een afscheidsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen eten, drinken en versiering regelen. Je moet ook aanmeldingen en dieetwensen verwerken, boodschappen over meerdere momenten verdelen en een programma maken waarin boodschappen, foto’s en muziek passen. Gebruik deze checklist in volgorde: leg eerst datum, locatie en gasten vast, regel daarna catering en inhoud, en richt op de dag zelf de ruimte en techniek in. Zo houd je tijd over voor de mensen die afscheid komen nemen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
Benodigdheden controleren
2 personen
Reserveringen maken
Afscheidsboodschappen verzamelen
2 personen
Muziek samenstellen
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
Programma afstemmen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering voorbereiden
2 personen
Presentatie klaarzetten
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Toespraak aankondigen
Afscheidspresentatie afspelen
2 personen
Cadeau en kaart overhandigen
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 10
Servies
- Bordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Drinkglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 10
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstjesaantal 12
- Led-kaarsenaantal 20
- Welkomstbord
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Laptop
- Beamer
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen uitgaan en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor het feest. Gebruik het definitieve aantal gasten om catering, servies en glazen te bepalen.
- Plan houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse producten pas één tot twee dagen voor het feest. Zet dranken en koelboxen niet pas bij aanvang klaar: geef ze minimaal 3 uur om goed koud te worden.
- Vraag afscheidsboodschappen en foto’s uiterlijk 5 dagen van tevoren op. Test de presentatie met laptop, beamer en HDMI-kabel minstens 24 uur vooraf, zodat je nog een alternatief programma kunt maken.
- Maak een tijdschema voor de opbouw op de feestdag. Reken voor tafels, stoelen, buffettafels, versiering en de fotowand minimaal 90 minuten en laat één persoon de geluidsapparatuur testen.
- Leg servies, bestek, serveerschalen en serveerbestek per onderdeel van het buffet klaar. Zet koffiezetapparaat, waterkokers en extra verlengsnoeren op een vaste plek voordat gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een afscheidsfeest organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken van tevoren met datum, locatie en uitnodigingen. Regel catering, reserveringen en het programma uiterlijk 2 weken vooraf; verzamel de laatste aanmeldingen en dieetwensen in de week voor het feest.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een afscheidsfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken; bepaal het totaal pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
- Wanneer moet ik foto’s en afscheidsboodschappen verzamelen?
- Vraag beide uiterlijk 5 dagen voor het afscheidsfeest op. Reserveer daarna minimaal 2 uur om de foto’s in de presentatie te zetten en controleer de presentatie nogmaals 24 uur voor aanvang.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een afscheidsfeest op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, buffettafels, servies, versiering en de fotowand. Test geluidsapparatuur en presentatie vervolgens nog 30 minuten voordat de eerste gasten arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!