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Abschiedsfeier organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Bei einer Abschiedsfeier müssen Gästeliste, Raum, Beiträge und Verpflegung früh zusammenpassen. Beginne mit Termin, Raum und Einladungen, bevor du Torte, Getränke und Dekoration bestellst oder einkaufst. Zwei bis drei Tage vorher stehen Gästezahl, Ernährungswünsche und Technik fest; am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Kühlung und letzte Vorbereitungen. Die Checkliste führt dich in dieser Reihenfolge durch alle 49 Aufgaben und 35 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Raum reservieren

  • Programm und Reden planen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Torte bestellen

  • Musikplaylist zusammenstellen

  • Endgültige Gästezahl zählen

  • Diätübersicht ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Gegenstände sammeln

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Dekoration vorbereiten

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Raum im Voraus reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Buffetgerichte anrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    3 Personen

  • Benutzte Tische abräumen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • KuchenplattenAnz. 60
  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60

Küche

  • ServierlöffelAnz. 10
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • Fotowand

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 7 Tage vor der Feier. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und die endgültige Gästezahl rechtzeitig an Küche und Tortenbestellung weitergeben.
  • Plane Reden und Beiträge spätestens 10 Tage vorher und bestätige jede referierende Person noch einmal 3 Tage vor dem Termin. Lege außerdem fest, wer die Reihenfolge moderiert und wer das Mikrofon übernimmt.
  • Prüfe 2 Tage vorher Gläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Serviergeschirr gegen die Gästezahl. Rechne bei Geschirr mit mindestens einem vollständigen Gedeck pro Person und stelle zusätzliches Besteck für Torte und Snacks bereit.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks so vor, dass sie 30 bis 60 Minuten vor Beginn nur noch angerichtet werden müssen. Die Diätübersicht sollte ausgedruckt am Buffet liegen, nicht nur auf dem Handy.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: zuerst Tische und Stühle, dann Buffet, Tonanlage, Namensschilder und Dekoration. Lade Lautsprecher, Mikrofone und andere Geräte am Vorabend vollständig auf und teste die Tonanlage vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Abschiedsfeier einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und gib eine Rückmeldefrist 7 Tage vor der Feier an. Für Personen, die von außerhalb anreisen, sind 4 Wochen Vorlauf sinnvoll.
Wann muss die endgültige Gästezahl für eine Abschiedsfeier feststehen?
Zähle die verbindlichen Anmeldungen spätestens 7 Tage vorher endgültig zusammen. Prüfe die Zahl 2 Tage vor der Feier noch einmal, falls Absagen oder Nachmeldungen eingegangen sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschiedsfeier?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Tonanlage und Dekoration ein. Bei Reden, Fotowand oder umfangreicher Raumgestaltung sind 3 Stunden realistischer.
Was sollte man am Tag vor der Abschiedsfeier erledigen?
Kühle die Getränke, lade Geräte auf, prüfe Einkauf und Geschirr und bereite Snacks sowie Dekoration vor. Auch Namensschilder und die ausgedruckte Diätübersicht sollten spätestens am Vorabend fertig sein.

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