Afscheidsfeest organiseren: checklist van uitnodiging tot opruimen
Een afscheidsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen hapjes en een mooie speech. Je moet gasten tijdig laten reageren, dieetwensen verzamelen en ruimte, programma en techniek op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je het feest stap voor stap op te bouwen, van gastenlijst en uitnodigingen tot buffettafels, microfoons en opruimen. Zo zie je ook welke zaken vaak pas op de dag zelf worden ontdekt, zoals ontbrekende verlengsnoeren, onvoldoende stoelen of niet-opgeladen apparatuur.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ruimte reserveren
Programma en speeches plannen
2 personen
Sprekers bevestigen
Taart bestellen
Muziekplaylist samenstellen
Definitief aantal gasten tellen
Dieetoverzicht afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Herbruikbare spullen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
Decoratie voorbereiden
2 personen
Apparatuur opladen
Ruimte vooraf schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Buffetgerechten uitstallen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek bedienen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Speeches begeleiden
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Gebruikte tafels afruimen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokrekkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Gebaksbordenaantal 60
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
Keuken
- Serveerlepelsaantal 10
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Fotowand
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Tafellampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Tel het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor taart, hapjes, servies, glazen, stoelen en naamkaartjes; houd voor onverwachte gasten ongeveer 5 procent extra aan.
- Plan speeches in een vast tijdsblok van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten en bevestig elke spreker uiterlijk 1 week vooraf. Zet microfoon en Bluetoothspeaker minimaal 2 uur voor aanvang klaar en test ze met de geplande geluidssterkte.
- Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding en druk het dieetoverzicht op de dag zelf af. Leg aangepaste hapjes en gerechten apart, met duidelijke naamkaartjes, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze kunnen eten.
- Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en controleer vooraf hoeveel koelruimte je werkelijk hebt. Koelboxen, glazen, serveerlepels en voldoende tafels worden bij een afscheidsfeest vaak pas tijdens de opbouw gemist.
- Maak de ruimte uiterlijk 2 uur voor ontvangst schoon en richt eerst tafels, stoelen en buffettafels in. Hang daarna slingers en verlichting op; zo voorkom je dat decoratie in de weg zit tijdens het neerzetten van servies en eten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een afscheidsfeest organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, ruimte en uitnodigingen. Plan programma, speeches en catering uiterlijk 3 weken vooraf en maak het definitieve aantal gasten 3 tot 5 dagen voor het feest op.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een afscheidsfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en stem de verhouding alcoholvrij en alcoholisch af op je gastenlijst en de duur van het feest.
- Wanneer moet ik de speeches voor een afscheidsfeest plannen?
- Leg het spreekprogramma uiterlijk 2 weken vooraf vast en bevestig de sprekers nogmaals 1 week voor aanvang. Reserveer per spreker ongeveer 5 minuten en test microfoon en speaker minimaal 2 uur vóór de ontvangst.
- Wat moet ik op de dag van een afscheidsfeest als eerste doen?
- Begin 2 tot 3 uur vooraf met schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen en de buffettafels opbouwen. Zet daarna drank koud, laad of controleer de apparatuur en hang pas als laatste de versiering en verlichting op.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!