Checklist para una fiesta de despedida bien organizada
Una fiesta de despedida necesita más que una lista de invitados y algo de comida. Hay que confirmar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas y cerrar el número final antes de comprar y preparar las mesas. También conviene reservar el espacio, coordinar los discursos y probar el sonido con tiempo. Usa esta checklist para avanzar en orden y llegar al día del evento con la tarta, las bebidas, la decoración y el equipo listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el espacio
Planificar el programa y los discursos
2 personas
Confirmar ponentes
Pedir tarta
Crear la lista de reproducción
Contar el número final de invitados
Imprimir el resumen de dietas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger artículos reutilizables
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Hacer tarjetas con nombres
Preparar la decoración
2 personas
Cargar el equipo
Limpiar el espacio con antelación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Disponer los platos del bufé
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar la música
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar discursos
2 personas
Cortar y servir la tarta
3 personas
Retirar las mesas usadas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
Cocina
- Cucharones de servircant. 10
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Photowall
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Esponjascant. 6
- Paños de microfibracant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados antes de hacer la compra y de imprimir el resumen de dietas. Así calculas mejor los platos, vasos, cubiertos, aperitivos y bebidas, y evitas preparar raciones de más.
- Reserva el espacio y confirma a los ponentes con varias semanas de antelación. Los discursos suelen retrasarse cuando nadie tiene asignado el orden, la duración y quién presenta cada intervención.
- Prueba los altavoces, micrófonos, cables alargadores y cualquier otro equipo al menos un día antes. El día de la fiesta, monta el sonido antes de colocar la decoración para poder corregir conexiones sin desmontar nada.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara los aperitivos poco antes de que lleguen los invitados. Deja también listas las mesas de buffet, las bandejas de servir y los utensilios de cocina para no buscar cucharones o tablas durante el servicio.
- Asigna un bloque de montaje con horario concreto: primero mesas y sillas, después buffet, manteles y tarjetas de nombre, y al final globos, guirnaldas, flores, photowall e iluminación. Cargar el equipo y limpiar el espacio con antelación evita que estas tareas se acumulen en la última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de despedida?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para elaborar la lista de invitados, enviar las invitaciones y reservar el espacio. Deja los últimos 2 o 3 días para confirmar el número final, comprar, enfriar bebidas y preparar la decoración.
- ¿Cuándo hay que cerrar el número de invitados?
- Cierra el número final entre 3 y 5 días antes de la fiesta. Hazlo después de gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas, pero antes de imprimir el resumen de dietas y hacer la compra.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una fiesta de despedida?
- Para el primer momento, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora. Prepara varios aperitivos y ajusta las cantidades al número final de invitados y a las dietas confirmadas.
- ¿Cuándo debo preparar el sonido y la decoración?
- Prueba el equipo de sonido al menos 24 horas antes y monta altavoces, micrófonos y cables antes de decorar. Coloca mesas, buffet y manteles primero; deja globos, guirnaldas, flores, photowall y luces para el tramo final del montaje.
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