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Abendhochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Abendhochzeit müssen Gästeliste, Essen, Sitzordnung und Technik nicht nur geplant, sondern zum richtigen Zeitpunkt zusammengeführt werden. Beginne mit Einladungen und Reservierungen, kläre danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und gehe erst dann an Tischordnung, Dekoration und Programm. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten: Wer öffnet die Location, nimmt Lieferungen an und prüft Tische, Stühle und Technik? Diese Checkliste führt dich durch alle 72 Aufgaben und 62 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Vorläufige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Speisekarten erstellen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Catering bestätigen

  • Blumen bestellen

  • Musik und Playlist auswählen

    2 Personen

  • Fotomomente festhalten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kuchen und Gebäck bereitlegen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Möbel überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Zeremonieort einrichten

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Blumengestecke verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks präsentieren

    3 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gäste zu ihren Plätzen begleiten

    2 Personen

  • Zeremonie begleiten

    3 Personen

  • Das Anschneiden der Torte begleiten

    2 Personen

  • Torte servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    6 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    3 Personen

  • Getränke sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Blumenvasen leeren

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Willkommenstisch
  • StehtischeAnz. 4
  • TischwäscheAnz. 10
  • StuhlhussenAnz. 90

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Besteck für das AbendessenAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • TortenheberAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12
  • KaffeethermoskannenAnz. 6
  • TeekannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • StumpenkerzenAnz. 40
  • TischlampenAnz. 8

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • BlumenvasenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • Ballonbogen
  • BänderAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 90
  • SpeisekartenAnz. 90
  • ProgrammkartenAnz. 100
  • Willkommensschild
  • FotorahmenAnz. 10
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6
  • Ringkissen
  • Zeremonienbogen
  • Hintergrundtuch

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • AbtropfgestelleAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Einladungen mit ausreichend Vorlauf: Für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Nachfragen solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen einplanen, bevor du die Tischordnung endgültig erstellst.
  • Bestätige Location und Catering spätestens 14 Tage vor der Hochzeit noch einmal schriftlich. Prüfe dabei auch Lieferzeit, Buffetaufbau und die benötigte Anzahl an Tellern, Gläsern und Besteck.
  • Ordne Geschirr und Küchenzubehör nach dem Ablauf: Dinner-Teller und Abendbesteck fürs Essen, Dessertteller und Tortenheber für später sowie Warmhaltebehälter, Servierlöffel und Tabletts fürs Buffet.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Einlass. Stelle Wasser, Wein und Champagner mehrere Stunden vorher bereit und plane zusätzliche Kühlboxen ein, falls Kühlschrank oder Kühlraum nicht ausreichen.
  • Teile den Aufbau am Veranstaltungstag auf mindestens drei Personen auf: eine Person für Lieferungen, eine für Tische und Stühle und eine für Technik, Programm, Namensschilder und Dekoration.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abendhochzeit planen?
Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Location, Gästeliste und Catering. Einladungen sollten etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Sonderwünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann muss die Tischordnung für eine Abendhochzeit fertig sein?
Erstelle einen ersten Entwurf 4 bis 6 Wochen vorher und finalisiere ihn nach Ablauf der Rückmeldefrist, meist 10 bis 14 Tage vor der Hochzeit. Namensschilder und Speisekarten kannst du anschließend ohne kurzfristige Änderungen vorbereiten.
Wie viele Getränke braucht man für eine Abendhochzeit?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten jederzeit Wasser und alkoholfreie Getränke verfügbar sein; kühle sie mindestens 3 Stunden vor Beginn.
Wie lange dauert der Aufbau einer Abendhochzeit?
Für Möbel, Tischwäsche, Geschirr, Buffet, Technik und Dekoration solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Öffne die Location früh genug, damit Lieferungen angenommen und Tische, Stühle sowie Mikrofon und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gäste geprüft werden können.

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