Abendessen mit Show organisieren: So gelingt der Ablauf
Bei einem Abendessen mit Show müssen Küche, Service und Technik auf denselben Zeitplan abgestimmt sein. Beginne mit der Gästeliste und kläre früh Ernährungswünsche, Menü, Reservierungen und Programm. Danach legst du fest, wann Essen serviert wird und welche Musik- oder Mikrofon-Cues die Show braucht. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, frische Einkäufe, kalte und warme Speisen sowie den Soundcheck ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästezahl festlegen
- 6
Menü zusammenstellen
2 Personen
- 7
Reservierungen bestätigen
- 8
Showprogramm festlegen
2 Personen
- 9
Zeitplan ausarbeiten
- 10
Tischordnung erstellen
- 11
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 12
Menükarten drucken
- 13
Showmaterialien überprüfen
2 Personen
- 14
Musik und Cues zusammenstellen
- 15
Einkäufe bestellen
- 16
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Desserts vorbereiten
2 Personen
- 19
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
- 20
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
- 21
Kalte Vorspeisen zubereiten
2 Personen
- 22
Warme Gerichte vorbereiten
3 Personen
- 23
Kaffeebereich einrichten
- 24
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Raum lüften
- 27
Tische aufstellen
3 Personen
- 28
Stühle aufstellen
2 Personen
- 29
Tische eindecken
4 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Licht einstellen
2 Personen
- 32
Ton anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofon testen
2 Personen
- 34
Show-Cues testen
2 Personen
- 35
Garderobe einrichten
- 36
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 37
Gäste empfangen
3 Personen
- 38
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 39
Jacken entgegennehmen
- 40
Eröffnungsrede halten
- 41
Vorspeise servieren
4 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Erstes Show-Block begleiten
2 Personen
- 44
Hauptgericht servieren
4 Personen
- 45
Buffet auffüllen
3 Personen
- 46
Zweite Show-Einheit begleiten
2 Personen
- 47
Dessert servieren
3 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Finalshow begleiten
2 Personen
- 50
Abschiedsrede halten
- 51
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Geschirr sammeln
3 Personen
- 53
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 54
Geräte ausschalten
2 Personen
- 55
Dekoration entfernen
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
2 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Küche reinigen
2 Personen
- 59
Raum reinigen
3 Personen
- 60
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 61
Fundsachen sammeln
- 62
Geräte einpacken
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 7
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- GarderobenbügelAnz. 60
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- Tiefe TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 70
- KaffeelöffelAnz. 60
- DinnermesserAnz. 60
- EsstischgabelnAnz. 60
- SuppenlöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Audiomischpult
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LichtständerAnz. 2
Dekoration
- TischläuferAnz. 7
- VasenAnz. 8
- KunstblumenAnz. 24
- NamensschildhalterAnz. 55
- MenükartenständerAnz. 7
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- KüchenzangenAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- MülleimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Showmaterial
- BühnentücherAnz. 2
- Präsentationsständer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher fest. Erst danach lassen sich Tischordnung, Namensschilder, Menükarten sowie Teller, Gläser und Besteck zuverlässig kalkulieren.
- Plane das Menü rückwärts vom Showprogramm: Kalte Vorspeisen und Desserts können früher vorbereitet werden, warme Gerichte brauchen ein klares Ausgabe- oder Servierfenster ohne laufende Moderation.
- Führe den Technikcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe Lautsprecher, Funkmikrofone, Audiomischpult, Laptop, Licht und beide Verlängerungskabel gemeinsam mit den Musik-Cues.
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und stelle Karaffen erst kurz vor dem Einlass bereit. Für den Kaffeebereich brauchst du einen eigenen Platz, damit Kaffeemaschinen und Wasserkocher nicht den Serviceweg blockieren.
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Empfang. Beginne mit Tischen, Stühlen, Buffetischen und Garderobe, danach folgen Tischdecken, Geschirr, Buffet, Beleuchtung und die letzte Kontrolle der Showmaterialien.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Abendessen mit Show planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Menü und Showprogramm. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte der Zeitplan für ein Abendessen mit Show fertig sein?
- Erstelle den ersten Ablaufplan etwa 3 Wochen vorher und bestätige ihn 7 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollte eine kurze Version mit Einlass, Essensgängen, Show-Cues und Kaffeepause für alle Beteiligten bereitliegen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Abendessen mit Show?
- Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Buffet, Geschirr, Garderobe, Beleuchtung und Technik ein. Für Soundcheck und Lichtprobe sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten ohne Gäste zur Verfügung stehen.
- Wann soll ich warme Speisen und Desserts vorbereiten?
- Desserts und Saucen können meist am Vortag vorbereitet werden. Warme Gerichte sollten so eingeplant sein, dass sie höchstens 30 bis 45 Minuten vor dem Servieren fertiggestellt oder in Warmhaltebehälter gegeben werden.
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