Cómo organizar una cena con espectáculo paso a paso
Una cena con espectáculo necesita dos preparativos coordinados: el servicio de mesa y el programa escénico. Empieza cerrando invitados, preferencias dietéticas y reservas; después fija el menú, los horarios y la distribución de las mesas. La última semana sirve para confirmar cantidades y revisar sonido, iluminación y material de servicio. El día del evento, separa el montaje, la cocina y las pruebas técnicas para que una tarea no retrase a las demás.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Determinar el número definitivo de invitados
- 6
Elaborar el menú
2 personas
- 7
Confirmar las reservas
- 8
Fijar el programa del espectáculo
2 personas
- 9
Elaborar el programa
- 10
Organizar la disposición de las mesas
- 11
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 12
Imprimir menús
- 13
Comprobar el material del espectáculo
2 personas
- 14
Reunir la música y las señales
- 15
Pedir la compra
- 16
Comprar alimentos frescos
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar los postres
2 personas
- 19
Preparar salsas y aderezos
2 personas
- 20
Lavar y cortar las verduras
3 personas
- 21
Preparar entrantes fríos
2 personas
- 22
Preparar platos calientes
3 personas
- 23
Montar el punto de café
- 24
Preparar el buffet
3 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Ventilar el espacio
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colocar las sillas
2 personas
- 29
Poner la mesa
4 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Ajustar la iluminación
2 personas
- 32
Conectar el sonido
2 personas
- 33
Probar el micrófono
2 personas
- 34
Probar las señales de show
2 personas
- 35
Montar el guardarropa
- 36
Preparar la mesa de recepción
Evento
- 37
Recibir a los invitados
3 personas
- 38
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 39
Recibir abrigos
- 40
Dar el discurso de apertura
- 41
Servir el entrante
4 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Acompañar el primer bloque del espectáculo
2 personas
- 44
Servir el plato principal
4 personas
- 45
Reponer el bufé
3 personas
- 46
Acompañar el segundo bloque del espectáculo
2 personas
- 47
Servir el postre
3 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Coordinar el espectáculo final
2 personas
- 50
Dar el discurso de despedida
- 51
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 52
Recoger la vajilla
3 personas
- 53
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Retirar la decoración
2 personas
- 56
Recoger la basura
2 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Limpiar la cocina
2 personas
- 59
Limpiar el espacio
3 personas
- 60
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 61
Recoger objetos perdidos
- 62
Empacar el equipo
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 7
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Perchas para el guardarropacant. 60
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos hondoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cuchillos de cenacant. 60
- Tenedores de cenacant. 60
- Cucharas de cenacant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Luces decorativascant. 10
- Atriles de iluminacióncant. 2
Decoración
- Manteles runnerscant. 7
- Jarronescant. 8
- Flores artificialescant. 24
- Portatarjetas de nombrecant. 55
- Soportes para cartas del menúcant. 7
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Pinzas de cocinacant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Material del show
- Telones de escenariocant. 2
- Atril de presentación
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados al menos 7 días antes. Usa ese dato para ajustar el menú, las tarjetas con nombres, los menús impresos, las sillas y toda la vajilla.
- Fija el programa del espectáculo antes de preparar las mesas. Reserva tiempo para entradas, cambios de escena y pausas: una cena servida sin margen puede hacer que el espectáculo empiece tarde.
- Haz una prueba técnica de 60 minutos el día anterior. Comprueba altavoces, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, portátil, cables alargadores y regletas, y deja preparada la música con sus señales.
- Divide la preparación de cocina en dos bloques: deja listas con antelación las salsas, verduras y entrantes fríos, y termina los platos calientes cerca del servicio. Enfría las bebidas varias horas antes y monta el punto de café antes de recibir a los invitados.
- Reserva al menos 90 minutos para abrir y montar la ubicación. Coloca primero mesas, sillas y buffet; después distribuye platos, vasos, copas, cubiertos, bandejas y pinzas, y deja libre el paso hacia el espectáculo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena con espectáculo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para cerrar invitados, reservas y programa. Deja el menú y las preferencias dietéticas confirmados 7 días antes, y realiza la comprobación técnica como mínimo el día anterior.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas hasta 10 días antes. Confirma la cifra definitiva 7 días antes para comprar alimentos frescos, preparar tarjetas con nombres y calcular vajilla, bebidas y sillas.
- ¿Cómo se organiza el horario de una cena con espectáculo?
- Programa la recepción y el primer servicio antes del espectáculo, dejando una pausa de 15 a 20 minutos entre bloques. Reserva al menos 30 minutos finales para postres, café y cierre, en lugar de concentrar todo al terminar la actuación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Calcula entre 90 y 120 minutos para colocar mesas, sillas, buffet, guardarropa, vajilla y bebidas. Añade otros 60 minutos para probar sonido, micrófonos, música e iluminación, preferiblemente antes de que lleguen los invitados.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!