Как да организирате падел турнир без хаос

Започнете с формата, броя отбори и нивата на игра, преди да резервирате кортовете. След това фиксирайте дата и резервна дата, изчислете бюджета и подгответе схема, правила и график на мачовете. В деня на турнира най-много време спестяват ясната регистрация, разпределените съдии и видимата информация за участниците. Планът включва и неща, които често се оставят за последния момент: проверка на съблекалните, резултатите, наградите и прибирането на оборудването.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Изберете типа и формата на турнира
2
Съставете групите или схемата за директни елиминации и направете графика на мачовете
2 души
3
Определете категории по ниво на игра
4
Разпределете кортовете и съдиите за мачовете
2 души
5
Определете датата на турнира и резервната дата
6
Изпратете на участниците графици, правила, инструкции за пристигане и информация за локацията
2 души
7
Връчете наградите и сертификатите
2 души
8
Изберете и резервирайте падел локацията и кортовете
2 души
9
Подгответе приветствена информация за играчите
10
Направете снимки на победителите и участниците
11
Проверете удобствата на локацията, съблекалните, душовете и паркоместата
2 души
12
Организирайте почерпки, награди и отличия
3 души
13
Благодарете на играчите, доброволците и спонсорите
14
Оценете броя на отборите и определете лимита на участниците
15
Проверете кортовете, мрежите, стъклените стени и оборудването
2 души
16
Обявете закриването на турнира
17
Определете бюджета на събитието и таксата за участие
18
Подгответе регистрационната маса, информационната маса и зоните за изчакване
3 души
19
Приберете оборудването и почистете локацията
3 души
20
Определете дали зрителите са добре дошли
21
Отпечатайте графици, схеми, формуляри за резултати и указателни табели
4 души
22
Съберете изгубени вещи и върнете заетото оборудване
2 души
23
Определете правилата на турнира, точкуването, тайбрековете и продължителността на мачовете
24
Подгответе спонсорски материали, озвучителна уредба и музикален плейлист
3 души
25
Приберете останалите плащания и споделете резултатите и снимките
2 души
26
Създайте структурата на турнирната схема
27
Оформете турнирната зона и поставете табели и указания
2 души
28
Изпратете благодарствени съобщения и съберете обратна връзка от участниците
2 души
29
Проверете дали са необходими разрешителни или застраховка
30
Осигурете места за сядане, зона за почерпка и помещение за първа помощ
3 души
31
Оценете турнира и запишете подобрения за бъдещи събития
32
Съставете организационния екип и разпределете отговорностите
2 души
33
Проведете инструктаж на доброволците преди събитието
34
Наберете доброволци и разпределете задачите им
2 души
35
Посрещнете играчите при пристигането им и регистрирайте отборите
3 души
36
Осигурете съдии или водачи на мачовете и потвърдете тяхната наличност
2 души
37
Потвърдете присъствието и предоставете информация за турнира
2 души
38
Осигурете подкрепа от първа помощ и аварийни процедури
2 души
39
Обяснете правилата и графика на играчите
2 души
40
Подгответе регистрационни формуляри и отворете записването на играчи
2 души
41
Започнете първите мачове
2 души
42
Популяризирайте турнира чрез социални мрежи, клубове и местни общности
3 души
43
Следете хода на мачовете и записвайте резултатите
3 души
44
Отговаряйте на въпросите на участниците и следете записванията
2 души
45
Актуализирайте класирането и управлявайте закъснения или промени в графика
2 души
46
Потвърдете записаните отбори и съберете данни за играчите
2 души
47
Подкрепяйте играчите и поддържайте организацията на кортовете
2 души
48
Организирайте финалните мачове
2 души
49
Подгответе и проведете церемонията по награждаване
2 души
50
Определете целта на падел турнира
51
Изгответе окончателния списък на участниците и затворете записването
2 души
52
Допълнете напитките и закуските и управлявайте зоните за зрители
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на турнира
Документ за бюджета на събитието
Документ с правилата на турнира
График на мачовете
Графици на турнира
Регистрационни формуляри за играчи
Бележници за съдии
Списък на участниците
Етикети с имена за номерата на играчите
Флумастери
Печатарско мастило
Списък за контакт на доброволците
Бележници
Касова тава
Списък със съдии или наблюдатели
Лепящи бележки
Ресто
Информационни листове за играчите
Именни баджове
Книга с касови бележки
Разпределение на игрището
Ленти за врат
Формуляри за резултати
Папка за регистрационни формуляри
Клипбордове
Писалки
Перманентни маркери
Хартия за принтер
Идентификационни ленти за екипи
Жилетки за доброволци
Идентификационни баджове за персонала
Пакети за добре дошли за играчите
Благодарствени картички за доброволците

Logistics

Турнирна банер
Спонсорски банери
Флагове или декорации
Бюро за регистрация
Сгъваеми маси
Покривка за бюрото за регистрация
Сгъваеми столове
Табела за приветственото бюро
Столове за зрители
Табела за информационното бюро
Пейки
Указателни табели
Парти шатра или навес
Паркинг табели
Табели за зоната за изчакване на играчите
Табели с номера на кортовете
Кутия за изгубени и намерени вещи
Контейнери за съхранение
Транспортна количка за оборудване
Рекламни материали на спонсори

Maintenance

Оборудване за поддръжка на кортовете
Хавлии за поддръжка на кортовете
Четка за почистване на корта
Дамска лента
Кутия с инструменти
Кабелни превръзки
Ножици
Въже или шнур

Beverages

Спортна напитка
Салфетки
Безалкохолни напитки
Прибори
Кафе
Подноси
Чай
Кутии за хладилно съхранение
Закуски
Лед
Питейна вода
Плодове
Бутилки вода
Енергийни барчета
Диспенсър за вода
Сандвичи
Многократни чаши
Бисквити
Чаши за еднократна употреба
Чинии
Напитки за доброволците
Напитки за организаторите

Activities

Съдиини свирки
Съдийски часовници
Хронометър
Измервателен уред за височината на мрежата
Резервни падел ракети
Резервни падел топки
Състезателни падел топки
Кошове за топки
Тубуси за топки
Торби за съхранение на топки
Табла за резултати
Преносими карти за резултати

Safety

Списък с контакти при спешни случаи
Еластични бинтове
Дезинфекциращи кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Аварийно одеяло
Слънцезащитен крем
Комплект за първа помощ
Репелент против насекоми
Ледени пакети
Дезинфектант за ръце
Незабавни студени пакети
Лейкопласт
Спортна лента

Cleaning

Кошчета за отпадъци
Контейнери за рециклиране
Пликчета за боклук
Чували за рециклиране
Почистващи кърпи
Почистващ спрей
Почистващи кърпи
Метла
Кофичка за прах
Моп
Кофа

Technology

Микрофон
Озвучителна система
Удължители
Разклонители
Платежен терминал
Преносимо зарядно устройство
Лаптоп
Таблет
Принтер
Камера
Статив
Допълнителни батерии за камерата
Карта с памет

Awards

Трофеи
Медали
Сертификати
Награди за победителите
Подаръци за участниците
Подаръчни торбички
Цветя за церемонията по награждаването

Съвети

Първо ограничете броя на отборите и изберете формат: групи или директни елиминации. Направете примерен график с продължителността на един мач, почивките и броя налични кортове, преди да отворите регистрацията.
Разделете участниците по ниво и изпратете правилата, схемата и инструкциите за пристигане най-малко 7 дни предварително. Посочете часа за регистрация, адреса, паркирането и дали зрители са добре дошли.
Резервирайте кортовете с достатъчен буфер между мачовете и проверете мрежите, стъклените стени и поддръжката преди началото. Назначете съдия и часовник за всеки паралелен мач, вместо да разчитате на един човек за всички резултати.
Подгответе регистрационна маса, информационни табели, разпечатани схеми и формуляри за резултати поне 60 минути преди първия мач. Дръжте вода, спортни и безалкохолни напитки, кафе, чай, лед и закуски на отделно място, за да не се образува опашка при регистрацията.
Уточнете наградите, сертификатите и снимките преди финала, а не след него. След закриването съберете останалите плащания, споделете резултатите и снимките в кратък срок и проверете за изгубени вещи и заето оборудване.

Често задавани въпроси

Колко предварително се резервират кортовете за падел турнир?: Резервирайте кортовете поне 6–8 седмици предварително, особено ако турнирът е в натоварен ден. Поискайте писмено потвърждение за броя кортове, часовете, съблекалните, душовете и възможностите за паркиране.
Колко време е нужно за организиране на падел турнир?: За малък турнир с ограничен брой отбори планирайте минимум 6 седмици. Оставете последните 7 дни за потвърждение на участниците, финалната схема, печатните материали и инструкциите за пристигане.
Колко кортове са нужни за падел турнир?: Броят зависи от отборите и продължителността на мачовете, но направете график с поне 15–20 минути буфер на кръг. За всеки паралелен мач осигурете отделен корт, съдия или отговорник и часовник.
Какво да изпратя на участниците преди падел турнир?: Изпратете графика, правилата, схемата, часа за регистрация, адреса, указанията за паркиране и контакт на организатора най-малко 7 дни предварително. Изпратете последно напомняне 24 часа преди началото, ако има промени.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.