Checklist para organizar uma festa de aniversário

Uma festa de aniversário corre melhor quando as decisões são fechadas por ordem. Começa pelos convidados e pelas preferências alimentares, confirma o espaço e só depois compras comida, bebidas e decoração. Nos últimos dias, prepara mesas, cadeiras, iluminação, som e a mesa do bolo. No próprio dia, deixa bebidas refrigeradas, aperitivos e sobremesas prontos antes de receber os primeiros convidados.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Preparativos

Enviar convites
Processar inscrições
Recolher preferências alimentares
Atualizar a lista de convidados e números
Preparar o local da festa
2 pessoas
Dispor mesas e cadeiras
2 pessoas
Preparar a mesa
2 pessoas
Pendurar a decoração
2 pessoas
Instalar a iluminação
2 pessoas
Criar a playlist
Testar o equipamento de som
Refrigerar as bebidas
2 pessoas
Preparar os aperitivos
3 pessoas
Preparar sandes e acompanhamentos
2 pessoas
Preparar o bolo e a sobremesa
Montar o espaço de café e chá
Verificar a casa de banho e o lavatório
Colocar os caixotes do lixo

Evento

Receber os convidados
2 pessoas
Receber casacos e presentes
Servir os aperitivos
2 pessoas
Repor as bebidas
2 pessoas
Servir café e chá
Cortar o bolo de aniversário
2 pessoas
Servir o bolo e a sobremesa
2 pessoas
Operar a música e a iluminação
Recolher a loiça usada
2 pessoas
Guardar as sobras no frigorífico
Despedir-se dos convidados
2 pessoas

Acompanhamento

Desmontar a decoração e o equipamento
2 pessoas
Recolher e separar o lixo
2 pessoas
Lavar a loiça
2 pessoas
Limpar a cozinha e o buffet
2 pessoas
Aspirar e lavar os espaços
2 pessoas
Recolocar o mobiliário
2 pessoas
Devolver os itens emprestados

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Mobiliário

Mesasqtd. 5
Cadeirasqtd. 32
Cabideiro

Loiça

Pratos de jantarqtd. 36
Pratos de sobremesaqtd. 36
Coposqtd. 40
Chávenas de caféqtd. 24
Canecasqtd. 16
Garfosqtd. 40
Facasqtd. 36
Colheresqtd. 36
Colheres de servirqtd. 8

Cozinha

Tabuleiros de servirqtd. 6
Tigelasqtd. 12
Tábuas de cortarqtd. 3
Faca de chefqtd. 2
Faca de bolo
Cestos de pãoqtd. 3
Garrafas térmicasqtd. 3
Jarras de águaqtd. 4

Equipamento

Caixas térmicasqtd. 3
Altifalante Bluetooth
Cabos de extensãoqtd. 3
Tomadas múltiplasqtd. 3

Decoração

Balõesqtd. 60
Fitas decorativasqtd. 6
Toalhas de mesaqtd. 5
Bomba de balões
Cartaz da mesa de presentes

Iluminação

Cordões de luzesqtd. 3
Lâmpadas LEDqtd. 6

Limpeza

Baldesqtd. 2
Esponjasqtd. 6
Panos de loiçaqtd. 8
Esfregona
Pá e vassoura
Aspirador

Catering

Compras

Dicas

Envia os convites com pelo menos 3 semanas de antecedência e fecha as inscrições cerca de 7 dias antes da festa. Assim consegues atualizar o número de convidados e ajustar comida, cadeiras e loiça.
Pede as preferências alimentares no convite e confirma-as novamente quando fechares a lista. Se houver crianças ou convidados com restrições, separa claramente os aperitivos, sandes e sobremesas adequados.
Prepara o espaço no dia anterior: dispõe mesas e cadeiras, pendura balões e fitas, instala os cordões de luzes e testa o altifalante Bluetooth. Deixa cabos de extensão e tomadas múltiplas fora das zonas de passagem.
Refrigera as bebidas pelo menos 4 horas antes de os convidados chegarem e usa caixas térmicas para manter algumas garrafas frescas. Calcula cerca de 2 a 3 bebidas por pessoa na primeira hora e acrescenta água em jarras.
Não deixes o bolo e o café para o fim da preparação. Reserva uma mesa para o bolo, sobremesas, chávenas e colheres, verifica a faca de bolo e prepara o espaço de café e chá antes da chegada dos convidados.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo enviar os convites para uma festa de aniversário?: Envia os convites 3 a 4 semanas antes da festa. Pede uma resposta até 7 dias antes, para conseguires fechar a lista, recolher preferências alimentares e calcular mesas, cadeiras e comida.
Quando devo preparar a comida de uma festa de aniversário?: Prepara no dia anterior tudo o que possa ser conservado com segurança, como alguns aperitivos e acompanhamentos. No próprio dia, termina sandes, sobremesas e a mesa do bolo 1 a 2 horas antes da chegada dos convidados.
Quantas bebidas devo comprar para uma festa de aniversário?: Conta com 2 a 3 bebidas por pessoa na primeira hora e cerca de 1 a 2 por pessoa em cada hora seguinte. Compra água suficiente e refrigera as bebidas pelo menos 4 horas antes do início.
Quando devo montar a decoração e testar o som?: Monta mesas, cadeiras e decoração no dia anterior, sempre que possível. Testa o altifalante, a playlist, os cabos de extensão e a iluminação pelo menos 2 horas antes da chegada dos convidados.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.